Цели, задачи, функции и структура службы по управлению персоналом

     1.2. Функции службы управления персоналом в организации

     Опыт  показал, что деятельность служб  УП нельзя сводить к тому весьма ограниченному набору действий, которые традиционно выполнялись отделами кадров в России. Новый подход к менеджменту управления персоналом характеризуется комплексностью. На западных предприятиях уже давно действуют единые службы управления персоналом, которые выполняют весь комплекс функций по рационализации трудовых процессов и процессов УП.

     Такой комплексный подход к службе управления персонала в организации ведет к тому, что службы УП начинают расширять круг своих функций от чисто кадровых (формирование, подбор и расстановка кадров) к более широкому кругу вопросу, включающих не только кадровую политику, но и мотивацию персонала, оплату труда работников, согласование интересов работников и фирмы и т.д.

     В случае если в организации небольшая  численность, то соответственно каждую кадровую функции или даже две-три функции выполняет один работник.

     В широком смысле функции службы УП – отрасль общей политики фирмы, так или иначе связанная с человеческим фактором.

     В книге Г.А. Саймона и Д.У. Смитсбурга «Менеджмент в организациях»⁶ дается следующая классификация функций службы УП в организации:

1. Подсистема условий труда:

• охрана труда и техники безопасности;

• организация производственных процессов, анализ затрат и результатов труда, установление оптимального соотношения между количеством единиц оборудования и числом персонала;

2. Подсистема трудовых отношений:

• анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений;
• социально-психологическая диагностика;
• управление взаимодействием с профсоюзами;
• внедрение современных методов управления персоналом;

3. Подсистема оформления и учета кадров:

• оформление и учета приема, увольнений, перемещений;
• информационное обеспечение системы кадрового управления;
• профориентация;
• организация своевременного кадрового делопроизводства и документооборота;
• согласование распорядительных документов по управлению персоналом;

4. Подсистема планирования, прогнозирования и маркетинга персонала:

• разработка стратегии управления персоналом;
• анализ кадрового потенциала;
• анализ рынка труда, планирование и прогнозирование потребности в персонале, организация рекламы;
• планирование кадров;
• взаимосвязь с внешними источниками, обеспечивающими кадрами организацию;
• оценка кандидатов на вакантную должность;
• текущая периодическая оценка кадров;
• организация, проведение и оценка результатов аттестации;
• информирование работников организации об имеющихся вакансиях;
• подбор, отбор, расстановка кадров;

5. Подсистема развития кадров:

• техническое и экономическое обучение;
• переподготовка и повышение квалификации;
• работа с кадровым резервом;
• профессиональная и социально-психологическая адаптация новых работников;

6. Подсистема анализа и развития средств  стимулирования труда:

• нормирование и тарификация трудового процесса;
• разработка систем оплаты труда;
• использование средств морального поощрения;
• анализ состояния трудовой дисциплины;
• трудовая мотивация;

7. Подсистема юридических услуг:

• решение трудовых вопросов с точки зрения юридических нормативов;
• согласование распорядительных документов по управлению персоналом;

8. Подсистема развития социальной инфраструктуры:

• управление жилищно-бытовым обслуживанием;
• развитие культуры и физического воспитания;
• обеспечение охраны здоровья и отдыха;
• обеспечение социальных гарантий трудящимся;

9. Подсистема разработки оргструктуры управления:

• анализ, проектирование и построение оргструктуры управления;
• контроль правильности использования работников в подразделениях;
• разработка штатного расписания;

     Эта классификация дает исчерпывающий  перечень функций, приписываемых службе УП с точки зрения нового подхода к менеджменту управления персоналом. Однако набор тех или иных функций службы УП в разных компаниях различен, так как обычно каждый руководитель выбирает те элементы, которые, на его взгляд, лучше подходят к конкретной ситуации и кажутся ему полезными для успешной работы организации. Но, несмотря на все различия между организациями, существует стандартный набор функций службы УП, которые в сумме своей представляют кадровую политику фирмы. Рассмотрим эти функции подробнее.

1. Планирование трудовых ресурсов – что включает в себя:
• оценку наличных ресурсов (т.е. анализ содержания работ и имеющегося персонального состава),
• оценка будущих потребностей (прогноз внутренних и внешних предложений рабочей силы и спроса на рабочую силу),
• разработка программы удовлетворения будущих потребностей в людских ресурсах на основе соотношения внутреннего и внешнего предложения рабочей силы со спросом и стратегии развития компании.

     Для правильного прогнозирования необходимо учитывать среднюю текучесть кадров, естественное выбытие (смерть, выход на пенсию и т.д.) и другие факторы.

2. Наем персонала – это создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям
3. Отбор персонала – оценка кандидатов на рабочее место и отбор лучших из резервов, созданного в ходе найма.

     К основным критериям оценки относятся: профессиональные, образовательные, организационные, а потом уж и личные качества кандидата. Именно в таком порядке, так как в противном случае фирма рискует нанять прекрасного человека, но плохого специалиста. К основным методам отбора относятся: испытания, оценка способностей и собеседование.    

4. Определение заработной платы и льгот – разработка структуры заработной платы и льгот с целью привлечения и удержания работника.

     На  данном этапе надо помнить, что заработная плата является денежным вознаграждением за выполненную работу и играет роль решающего аргумента для многих работников. Структура зарплаты определяется уровнем зарплаты у конкурентов, условиями на рынке труда, производительностью и прибыльностью организации. Надо добавить, что на сегодняшний день большое значение для работников имеет система дополнительных льгот, а не собственная зарплата. Льготы могут включать в себя: участие в прибыли, оплату в акциях, оплату отпусков и т.д.

5. Адаптация – введение нанятых работников в организацию и во все ее подразделения.

     Основная  цель адаптации – привести в соответствие личные знания, опыт и ценности работника  с ценностями и традициями организации, обучать его взаимоотношениям в конкретной фирме. Адаптация протекает по формальным и неформальным каналам.

6. Обучение – разработка программ для обучения трудовым навыкам эффективного выполнения работ.

     Обучение  необходимо для поддержания высокой производительности труда всего персонала и отдельных работников в случае поступления на новую должность и при недостаточности квалификации. Для того чтобы программы обучения были эффективны нужно создать службу УП совместно с высшим руководством фирмы соответствующий климат, благоприятствующий обучению: поощрение обучающихся, поддержка со стороны преподавателей и т.д.

7. Оценка трудовой деятельности – разработка методик оценки трудовой деятельности и доведение ее до работников.

     Сегодня можно говорить и двух типах оценок персонала, методики которых напрямую связаны с отношением к сотруднику фирмы как к ценному ресурсу: первая – оценка персонала при приеме на работу, вторая – оценка деятельности персонала (это наиболее сложная часть кадровой работы, требующая высшей квалификации и от руководителей фирмы и от специалистов служб УП).

     Основным  требованиям, предъявляемым к оценке, является требование объективности  со стороны оценивающего, а для  службы УП – разработка грамотных  процедур и технологий оценки персонала.

8. Повышение, понижение, перевод, увольнение персонала – для выполнения данной функции службы управления персоналом должны:
• разработать методологию перемещения работника с должности с большей или меньшей ответственностью,
• развивать профессиональный опыт работника путем перемещения на другие должности или участки  работы (другими словами, службы УП занимаются планированием карьеры работников).

     Данная  классификация дана по материалам книги  Э.А. Уткина и А.И. Кочетковой «Управление  персоналом в малом и среднем бизнесе»⁷.

     На  примере этих двух классификаций  хотелось бы показать, что на сегодняшний день нет строго определенного взгляда на функции службы УП в организации.  

     1.3. Структура службы управления персоналом

     Структура службы УП вытекает из ее функций и отражает каждую из них, а также ориентирована на поставленные задачи. В начале нужно уточнить место службы УП в структуре организации, затем определить ее собственную структуру.

     Организационная структура службы УП определяется как объективными факторами (размером предприятия и объемом выполняемой работы по каждой функции, качеством персонала службы управления персоналом), так и субъективными (отношением к персоналу руководителя организации, его подготовленностью, видением целей организации и ролью, отводимой персоналу). На малых предприятиях из функций по управлению и развитию персонала зачастую реализуется лишь учетная, а работу осуществляет референт по персоналу, сочетающий эту деятельность с обязанностями секретаря директора. Для крупного современного предприятия численность службы управления персоналом можно определять, исходя из практики, сложившейся в странах с развитым рынком.

     В случае понимания руководством предприятия  необходимости и эффективности полноценной работы с персоналом как с наиболее перспективным и производительным элементом производства и при наличии возможностей организовать полноценную службу управления персоналом, ее структура может быть такова:

     • отдел планирования социального  развития коллектива и творчества персонала;

     • отдел исследования социально-психологического климата, причин конфликтов и их урегулирования;

     • отдел мотивации, материального  и морального стимулирования;

     • отдел планирования карьеры;

     • отдел обучения, повышения квалификации и переквалификации персонала;

     • отдел нормирования труда, оценки результатов  и аттестации;

     • отдел организации труда;

     • отдел подбора персонала;

     • отдел охраны и безопасности труда;

     • отдел учета персонала и контроля трудовой дисциплины.

     Важное  требование к работникам службы управления персоналом состоит в умении и желании работать с персоналом (желательно наличие педагогического или психологического образования).