Анализ системы регламентации труда персонала предприятия

   При анализе экономического и финансового  состояния обращает на себя внимание увеличение убыточности деятельности ООО " РТБ Иваново" в 2007 г. При общем росте объемов выручки от продаж на 24,5 %, опережающее увеличение себестоимости продаж на 45,2 % привело к росту убыточности предприятия более чем в 3 раза (на 204 %).

   Однако, несмотря на сложное финансовое положение, на предприятии наблюдается существенный рост производительности труда, выросший на 22,9 %. Опережающий рост темпов повышения производительности труда над темпами роста среднегодовой заработной платы является положительным фактором в восстановлении прибыльности ООО " РТБ Иваново".

   В целом убыток от продаж ООО " РТБ Иваново" составил 3 571 тыс. руб. (по 2006 г. - 1 173 тыс. руб.). Однако, если в 2007 г. предприятие имело чистую убыточность (отрицательную рентабельность) в размере 7,9 %, то в рассматриваемом периоде убыточность сократилась на 2,5 %.

 
2.2. Анализ  системы регламентации ООО «РТБ  Иваново»

   Одним из основных элементов деятельности предприятия и его организации является структура управления, являющаяся основным составляющим элементом структуры предприятия в целом. Поскольку, ООО «РТБ Иваново» относится к категории малых сельскохозяйственных предприятий, мне кажется целесообразным более подробно рассмотреть его структуру управления, которая дает возможность оценить и организационную структуру предприятия в целом, и главное необходимость и возможности разработки должностных инструкций на руководителей и служащих организации.

   Интересующие  нас подразделения ООО «РТБ Иваново» возглавляют руководители:   служба  маркетинга   и   сбыта  -  заместитель   директора   по коммерческой работе; бухгалтерию - главный бухгалтер. В ближайшее время предполагается взять в аренду склад на улице Полевой г. Иваново для хранения запасных частей для сельскохозяйственной и автотранспортной техники, инструмента, инвентаря, который возглавит - заведующий складом. Тем самым структура управления ООО «РТБ Иваново» включает три уровня подчинения, на первом из которых находится директор предприятия, на втором — руководители подразделений, на третьем — рядовые штатные работники предприятия. Такая структура характерна для малых предприятий сельскохозяйственных предприятия с точки зрения практики хозяйствования признается оптимальной с настоящих условиях.

   В целом численность штатных работников ООО «РТБ Иваново» на 1 января 2008 г. составила 76 человек. В то же время на предприятии нет профсоюзной организации и не заключается Коллективный договор между работниками ООО «РТБ Иваново», в лице профсоюзной организации, и работодателями, в лице директора ООО «РТБ Иваново». Конечно, для малого сельскохозяйственного предприятия такая практика неформализованного взаимоотношения руководителей и работников может быть оправданной. Однако, она же не определяет ответственности учредителей за выполнение существенных условий организации и оплаты труда, трудовых взаимоотношений в ООО «РТБ Иваново», что может породить серьезные конфликты между руководителями и персоналом и невозможность их урегулирования на правовой основе..

   Более серьезным недостатком, на мой взгляд, является отсутствие на предприятии Правил внутреннего трудового распорядка. Это, конечно, также может оправдываться существенной сезонной чувствительностью режимов труда и отдыха ООО «РТБ Иваново» к объемам проводимых сельскохозяйственных работ. Но ведь Правила внутреннего трудового распорядка предусматривают и порядок приема и увольнения персонала; основные обязанности персонала; основные обязанности администрации; поощрения  за  успехи  в  работе;   ответственность  за  нарушения  трудовой дисциплины. Сейчас это также может породить безответственность администрации ООО «РТБ Иваново» за выполнение своих обязанностей, с одной стороны, и безнаказанность работников за исполнение своих обязанностей — с другой.

   Требования  служебной дисциплины на предприятии  мягкие, жесткая субординация отсутствует, иными словами подчиненные из рядовых сотрудников отделов в целях решения текущих задач и оперативных вопросов могут обращаться напрямую к директору предприятия и, напротив, директор предприятия для решения производственно-хозяйственных проблем зачастую отдает приказы и распоряжения, минуя руководителей подразделений.

   Подобная  практика может быть признана эффективной  только в случае, если в дальнейшем руководитель подразделения предприятия  информируется директором или подчиненным о содержании решаемого вопроса. В противном случае неполученная руководителем подразделения информация может повлечь к дублированию решения вопросов, отсутствию согласованности в деятельности взаимоподчиненных структур и иным отрицательным явлениям в организационно-хозяйственной деятельности предприятия.

   В настоящее время на предприятии  заканчивается реорганизационный  период, связанный с изменением формы собственности, корректировкой хозяйственной деятельности перераспределением активов организации. В то же время должностные инструкции на работников составлялись в 2002 г. Мало того, что они содержат должностные инструкции руководителей и работников, уже не существующих в ООО «РТБ Иваново» должностей, но они не составлены на ряд организованных должностей, в частности, на работников созданного в 2005 г. отдела сбыта. В его состав входят два специалиста, занимающиеся анализом вопросов, связанных с оказанием сельскохозяйственных, автотранспортных и ремонтных услуг, оказываемых ООО «РТБ Иваново» и подчиняющиеся заместителю директора по сбыту.

   В предполагаемой вновь открываемой  должности заведующий складом обеспечивает  сохранность  складируемых  товарно-материальных  ценностей, ведет учет складских операций, руководит работами по приему и отпуску товарно-материальных ценностей, обеспечивает соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составляет отчетность, установленную действующим законодательством и локальными нормативными актами предприятия. В подчинении заведующего складом будет находятся кладовщик, на которого будет возлагаться учет складских операций, непосредственное участие в складских операциях, надзор за сохранностью материальных ценностей и, в некоторых случаях экспедиционная работа по доставке запчастей, инструментов и инвентаря..

   Особенность административных взаимоотношений на малом предприятии при небольшой численности работников предполагают определенное смешение функций руководителей и подчиненных. В то же время, как отмечалось ранее, подобное может привести как к нарушениям в управляемости предприятием, так и к сложностям в разрешении трудовых конфликтов (споров) при их возникновении. Это тем более возможно, что по ряду позиций ООО «РТБ Иваново» является районным лидером, постоянно наращивая объемы оказываемых услуг. Именно в связи с этим возникает стратегический вопрос о расширении штатов предприятия, прежде всего в части осуществления коммерческой деятельности, что может привести к снижению управляемости предприятием.

   Ранее, на предприятии были разделены должности  собственно бухгалтерской службы и кассира, что, возможно, не совсем рационально для малого предприятия по причинам, которые будут указаны ниже. В то же время при оказании услуг ООО «РТБ Иваново» кассир занимался оформлением документов (бланков) строгой отчетности без использования контрольно-кассовых машин, в том числе физическим лицам. Нами предлагается введение рабочего места бухгалтера-кассира - сотрудника предприятия, осуществляющий не учетную деятельность, но и контроль за денежными потоками при использовании бланков строгой отчетности при оказании услуг ООО «РТБ Иваново».

   Этот  вопрос - один из наиболее существенных в работе ООО «РТБ Иваново». При проведении проверок сотрудниками контролирующих органов в 2004 - 2005 гг. в шести случаях были выявлены случаи невыдачи кассиром бланков строгой отчетности (квитанций об оказании услуг), что приравнивается к неприменению предприятием контрольно кассовых машин.

   По  Кодексу об административных правонарушениях  оштрафовать за невыбитый кассовый чек (соответственно невыдачу бланка строгой отчетности) можно как ООО «РТБ Иваново», так и конкретного сотрудника. В то же время пока у судейского корпуса не сложилось единого мнения о том, когда предприятие должно отвечать за ошибки своего работника, а когда нет.

   Высший  Арбитражный Суд считает, что  организация несет ответственность за своих продавцов (кассиров), поскольку они торгуют (оказывают услуги) от ее имени. То есть если сотрудник не выдал бланк строгой отчетностик, то можно штрафовать не только его, но и предприятие (постановление от 9 декабря 2003 г. № 10964/03). Конституционный Суд придерживается такого же мнения (определение от 14 декабря 2000 г. № 244-О).

   Но  есть очень важный момент: никто  не может быть привлечен к административной ответственности, если его вина не установлена (ст. 1.5 КоАП). Предприятие будет виновато, только если оно не обеспечила выполнение правил применения бланков строгой отчетности конкретным работником. Тем не менее, по результатам проверок (по случаям только невыдачи кассовых чеков) ООО «РТБ Иваново» был оштрафован в 2003 -2004 годах на общую сумму 115 тысяч рублей. На наш вгляд, это - следствие невысокой квалификации и недостаточным пониманием своей ответственности кассирами без специального образования. Назначение на эту работу профессионального бухгалтера будет способствовать решению проблемы.

   Как видно, система регламентации трудовой деятельности работников ООО «РТБ Иваново» не приведена к фактически сложившейся системе трудовым взаимоотношений и нуждается в существенном совершенствовании. 

2.3. Предложения по совершенствованию системы регламентации труда персонала ООО «РТБ Иваново»

   Как уже отмечалось ранее, особенность  административных взаимоотношений на малом предприятии при небольшой численности работников может обусловить определенное смешение функций руководителей и подчиненных, что может привести как к нарушениям в управляемости предприятием, так и к сложностям в разрешении трудовых конфликтов (споров) при их возникновении. При постоянном росте объемов продаж возникает постоянный вопрос о расширении штатов предприятия, что может привести к снижению управляемости предприятием. Это особенно актуально для ООО «РТБ Иваново» в 2010 г., когда предполагается взять в аренду складское помещение на ул. Полевой г. Иваново, чтобы обеспечить складирование необходимых товарно-материальных ценностей предприятия.

   Для предотвращения возникновения подобных ситуаций предлагается разработка должностных инструкций служащих предприятия и разработаны примерные должностные инструкции руководителей подразделения, в том числе должностная инструкция заместителя директора по сбыту (Приложение 1), должностная инструкция заведующего складом (Приложение 2). Принципиально возможна разработка для руководителей и должностной инструкции директора, однако, по моему мнению, в этом нет существенной необходимости, поскольку функции, права и обязанности директора закреплены Уставом ООО «РТБ Иваново».

   Поскольку функции, права, обязанности и профессиональные требования к руководителям подразделений достаточно четко определены и взаимопересечения подразделений не наблюдается, функциональные обязанности линейных руководителей разнесены по разделам "Общие положения" и "Должностные обязанности". На мой взгляд в ситуации с малым предприятием это в определенной мере оправданно.

   Все инструкции руководителей и служащих после их экспертизы должны

быть  рассмотрены  и  утверждены  директором  ООО «РТБ Иваново»   и заверены печатью предприятия.

   Другой  возможностью совершенствования регламентации  труда работников, на наш взгляд, заключается в разработке должностной инструкции бухгалтера-кассира (Приложение 3). Это, во-первых, подкрепит фактически сложившееся положение на предприятии принятием регламентирующих актов, во-вторых, даст возможность более эффективного использования персонала предприятия, а, в-третьих, позволит избежать ряда коллизий, связанных с возможными санкциями со стороны контролирующих органов и организаций.

   Последнее обусловлено тем, что, как отмечалось выше, в должностной инструкции необходимо отразить не только обязанности бухгалтера-кассира по исполнению своих торговых обязанностей, но и обязанностей, связанных с выдачей бланков строгой отчетности. Именно обязанность бухгалтера-кассира о своевременном и правильном использовании бланков строгой отчетности прописана в разработанной должностной инструкции, которая также должна быть утверждена приказом директора ООО «РТБ Иваново». Имеет смысл также распечатать Типовые оформления бланков строгой отчетности и Типовые правила эксплуатации ККМ , утвержденные письмом Минфина от 30 августа 2001 г. № 104, и ознакомить с ними бухгалтера-кассира под расписку. (Заметим, кстати, что в ближайшем будущем для упрощения отчетности ООО «РТБ Иваново», возможно, приобретет ККМ, поскольку объемы оказания услуг физическим лицам растут, а стоимость аппаратов невелика).

   Знание  и понимание законодательства представляется первоочередным вопросом во многих сферах управления персоналом. Это касается и его оценки, которая должна проводиться в строгом соответствии с существующим трудовым законодательством России [в частности: 13, ет.6, гл.1; ст.8, гл.Л].

   С этой точки зрения совершенствование  системы трудовой регламентации предполагает кроме всего прочего необходимость формирования процедуры аттестации на основе составленных должностных инструкций, разработку системы оценки персонала, на основании которой директор и аттестационная комиссия ООО «РТБ Иваново» может производить аттестационные действия. В рамках формирования указанной системы оценки персонала ООО «РТБ Иваново» можно выделить:

- решения по  персоналу не должны различаться  для лиц разного пола, возраста, национальности и религии рассматриваемых лиц;

- официальная  система подачи жалоб и пересмотра  решений на фирме должна быть доступна для лиц, несогласных с этими решениями;

- следует использовать  более одного независимого аттестатора;

- во всех действиях важно руководствоваться официальной системой принятия кадровых решений;

- лица, производящие  оценку, должны иметь доступ к  материалам, характеризующим результативность труда оцениваемого работника;

- следует избегать  оценки таких качеств, как «надежность», «энергичность», «способность» и «личное отношение»;