Анализ пиар-отдела

     Ежегодно в июле проводится День Металлурга. Основная цель: формировать положительный имидж завода, поддерживать престиж рабочих специальностей, создавать позитивный настрой и гордость за родной завод. Альметьевский трубный завод всегда с большим размахом отмечает этот день. Для заводчан устраивается масштабный праздник на стадионе «Алнас» с участием известных и любимых звезд эстрады.

     В заключение, можно сделать следующие  выводы: отдел по связям с общественностью является частью структурного подразделения Пресс-служба. В штатном расписании 3 человека – начальник отдела по связям с общественностью (является заместителем начальника пресс-службы), 2 специалиста по связям с общественностью.

     Отдел по связям с общественностью осуществляет свою деятельность в нескольких направлениях – эффективное взаимодействие со средствами массовой информации; разработка и реализация внешней и внутренней политики предприятия в области связей с общественностью; подготовка информационных материалов для коллектива предприятия и региональной общественности; рекламная деятельность. PR-отдел в своей работе использует следующие средства достижения PR – целей: формирование паблисити (пресс-релизы, освещение и проведение спонсорской деятельности, связи с местным населением, самый главный элемент – отношения со СМИ. Но к сожалению, работа ведется лишь с 3 целевыми аудиториями: СМИ, местное население, персонал.

 

     II. Основные направления совершенствования работы отдела по связям с общественностью на ОАО «Альметьевский трубный завод»: проблемы и пути развития 

     В предыдущей главе была описана деятельность ОАО «Альметьевский трубный завод» и деятельность отдела по связям с общественностью. Изучив организацию работы PR-отдела, можно выделить следующие проблемы:

1. Отдел по связям с общественностью входит в структурное подразделение Пресс-служба, вследствие чего является лишь вспомогательным звеном пресс-службы. Начальник отдела по связям с общественностью не находится в непосредственном подчинении у руководителя предприятия, что затрудняет консультирование, формирование имиджа как предприятия так и самого руководителя.
2. Так как на ОАО «Альметьевский трубный завод» создана Пресс-служба цель деятельности которой – взаимодействие со СМИ, то PR – деятельности на предприятии не уделяется должного внимания, поэтому основная PR–деятельность сводится лишь к взаимодействию со СМИ, а также выпуску корпоративной газеты и заводскому радиовещанию, вследствие чего PR-отдел осуществляет взаимодействие только с некоторыми целевыми аудиториями (СМИ, персонал, местное население).
3. При изучении должностных обязанностей сотрудников пресс-службы и сотрудников PR-отдела были выявлены одинаковые направления и функции деятельности, поэтому очень трудно составить оценку эффективности PR-деятельности отдела по связям с общественностью.

     Для решения этих проблем можно предложить следующие пути оптимизации работы отдела по связям с общественностью:

     1.Выделить  отдел по связям с общественностью  в отдельное структурное подразделение 2 типа

     Руководитель PR- службы непосредственно подчиняется вышестоящему руководству, что позволяет непосредственно формировать позитивное общественное мнение о деятельности предприятия, сглаживать кризисные моменты, формировать имидж предприятия и руководителя.

     У Альметьевского трубного завода можно выделить наиболее значимые целевые аудитории, с которыми необходимо более эффективно взаимодействовать. Внешняя общественность - инвесторы, органы местной власти, местное население и внутренняя – персонал предприятия, акционеры, участвующие в управлении предприятием.

     Для осуществления деятельности отдела по связям с общественностью необходимо разработать нормативный документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения «Отдел по связям с общественностью», в котором могут быть отражены направления, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности отдела по связям с общественностью.

     Отдел по связям с общественностью может  функционировать в следующих направлениях:

• Формировать, корректировать и изменять общественное мнение с помощью средств убеждения с целью усиления конкурентоспособности предприятия;
• Первично информировать потенциального потребителя о деятельности предприятия (цели, задачи, направления, социальная политика, традиции, культурные особенности и др.), а также поддерживать с ним доброжелательные отношения;
• Формировать чувство сопричастности у сотрудников к деятельности предприятия;
• Формировать и поддерживать положительный имидж в глазах внутренней и внешней общественности.

     Цель  деятельности PR-отдела – способствовать обеспечению согласия внутренней и внешней общественности с политикой и реальной практикой функционирования предприятия.

     В положении отдела по связям с общественностью  можно включить следующие задачи:

• Постоянно формировать и поддерживать имидж, в том числе деловую репутацию предприятия через проведение PR-кампаний.
• Подготавливать и представлять руководству предприятия информационно-аналитические материалы о состоянии и перспективах развития связей организации с общественностью.
• Внедрять новые методы и формы для усовершенствования организации работы отдела по связям с общественностью.
• Принимать участие в пределах своей компетенции в подготовке и оглашении управленческих решений руководства организации.
• Повышать квалификацию сотрудников организации в области PR.

     Также отдел по связям с общественностью  может выполнять следующие функции:

• Исследование. Подразумевает сбор, обработку и анализ экономической, общественной, политической и социальной информации, выявление факторов, которые могут повлиять на деятельность предприятия и ее восприятие в общественном мнении; проведение контент-анализа, а также изучение возможности сотрудничества со специализированными организациями, предоставляющими услуги в области PR
• Информирование. Включает в себя подготовку информационно-аналитических материалов по вопросам деятельности предприятия в области связей с общественностью, распространение информационно-рекламных материалов о деятельности предприятия.
• Планирование. Включает в себя разработку концепции внешней и внутренней политики предприятия в области связей с общественностью, разработку и реализацию перспективных и текущих программ, направленных на эффективное осуществление связей предприятия с общественностью, разработку официального интернет-сайта предприятия и других информационных материалов, а также бюджетирование.
• Организация и реализация. Обеспечивает постоянную и эффективную двустороннюю связь руководства организации с различными группами общественности, средствами массовой информации, юридическими лицами, формирует благоприятного социально-психологического климата внутри организации.
• Экспертная. Взаимодействие со специализированными организациями, предоставляющими услуги в области Public Relations, координация и контроль их деятельности в соответствии с условиями договора.
• Координирующая. Подразумевает координацию действий PR-отдела с другими структурными подразделениями. Может включать: разработку и планирование рекламной стратегии организации, проведении отдельных мероприятий, направленных на ее реализацию; с отделом маркетинга решать задачи сбыта и обеспечения информационно-рекламной поддержки при разработке и реализации концепции продвижения на рынок товаров и услуг.

     Для каждого сотрудника необходимо разработать  должностные инструкции. В инструкции необходимо определить общие функции  деятельности специалиста (которые  помогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников), а также специализированные, в соответствии с областью PR-деятельности специалиста.

     Должностные обязанности начальника отдела по связям с общественностью могут быть следующими:

     Цель  работы: Разработка и координация  комплекса мероприятий по формированию и поддержанию связей с общественностью, обеспечивающих необходимую доходность и прибыльность деятельности предприятия, интеграция усилий всех субъектов, заинтересованных в достижении поставленных целей, формирование и поддержание благоприятного имиджа компании в глазах общественности.

     Основные  направления:

     1.Разработка  и воплощение стратегических и детальных планов по всем направлениям PR-деятельности в рамках задач, поставленных руководством предприятия. Определение роли всех заинтересованных субъектов в достижении поставленных целей, механизмов их интеграции в общую концепцию PR- деятельности.

     2. Разработка PR-идеи предприятия, отражающей суть задач, а также разработка оригинальных идей новостного фона предприятия и массовых акции.

     3. Контроль над выполнением планов мероприятий сотрудниками отдела.

     4. Наблюдение за внешней средой  и анализ общественной реакции  на деятельность предприятия  для разработки мероприятий, способствующих  достижению основных целей работы.

     5. Прогнозирование социально-политических  процессов в аспектах, так или иначе касающихся деятельности предприятия.

     6. Коммуникации с лидерами, создающими  общественное мнение - политики, деятели  культуры и др.

     7.Подготовка  к согласованию с руководством  бюджетов по проведению работ.

     8. Экономическое распределение и контроль над использованием финансовых средств.

     9.Утверждение  выбора сторонних организаций  для проведения необходимых работ.

     10.Анализ  результатов, полученных в ходе  реализации комплекса PR- мероприятий и эффективности PR-кампаний в целом.

     11.Разработка стандартов отчетов по проведению PR-кампании.

     12. Оперативный контроль над ежедневной  работой PR-отдела.

     13. Оказание помощи и обеспечение  консультаций по запросам внутренних  структурных подразделений компании.

     14. Разработка раздела PR при подготовке бизнес-плана компании.

     15. Разработка и поддержание имиджа руководителя предприятия.

     Требования: Возраст от 25 лет. Образование–высшее. Опыт работы в аналогичной должности  – от 3 лет. Наличие опыта проведения PR-кампании, знание всех процессов работы и наличие наработанных связей.

     Общие должностные обязанности специалиста  по связям с общественностью.

     1.Выполняет  работу по реализации информационной  политики предприятия в целом  и отдельных ее этапов, выносит  предложения по ее корректировке. 

     2.Участвует  в разработке конкретных планов  по реализации внутренней и  внешней информационной политики  предприятия. 

     3.Обеспечивает  постоянную работу и поддерживает  контакты с журналистами и  представителями общественности, знакомит  их с официальными решениями и приказами руководства предприятия/организации, готовит ответы на официальные запросы, следит за своевременным распространением информационных материалов.

     4.Осуществляет  разработку содержания и организует  проведение брифингов, пресс-конференций  и других мероприятий и акций информационно-рекламного характера, проводимых с участием журналистов и представителей общественности, обеспечивает их комплексное информационное и организационное сопровождение.

     5.Готовит  пресс-релизы и другие информационные  материалы для журналистов, тексты публикаций и сообщений в средствах массовой информации, проводит мониторинг электронных и печатных СМИ, участвует в подготовке информационно-аналитических материалов для внутреннего пользования.

     6.Участвует  в разработке формы и содержания информационно-рекламных материалов, готовит тексты для корпоративного издания.

     7.Участвует  в подготовке заданий для социологических  исследований, составлении итоговых  отчетов. 

     8.Выполнят  работу по сбору, хранению, использованию  и распространению информационных материалов и составлением базы данных предприятия.

       9.Содействует эффективной работе внутренних каналов коммуникаций между подразделениями предприятия.

     10.Вносит  предложения по массовым мероприятиям, специальным проектам, спонсорству  и другим общественным акциям, обеспечивающим репутацию предприятия.