Исследование рынка на объемы потребления медицинских изделий (товаров)

2. Существующие системы взаимодействия между организациями  потребителями и организациями поставщиками медицинских товаров.

1. Необходимость управления процессами поставки продукции и услуг

Реальная жизнь доказала, что между поставщиком и потребителем должна быть тесная взаимосвязь, которая позволит постоянно улучшать качество продукции и услуг.

Для улучшения взаимоотношений и управления качеством поставок целесообразно разработать определенные количественные показатели, которые были бы хорошо описаны – в этом случае организация работы будет четкой и однозначной. Если же этого нет, то со временем из-за изменения потребностей организации и требований потребителей поставщик перестает понимать сущность поставок в полном объеме, а потребитель не представляет себе четко возможности поставщика. Поэтому для предприятия принципиально важно иметь надежный инструментарий для оценки качества, которое может быть обеспечено конкретным поставщиком, и на этой основе надо строить долгосрочные взаимоотношения с добросовестным поставщиком. Ужесточение входного контроля есть экстенсивный путь развития, приводящий к перерасходу ресурсов в рамках совместной деятельности поставщика и потребителя; а оценка поставщиков и сопряженные с ней мероприятия по совершенствованию их систем менеджмента качества и построение взаимовыгодных отношений - интенсивный путь, позволяющий сэкономить ресурсы. Из-за требования постоянного улучшения качества поставок продукции и  услуг как основного требования управления качеством необходимо поставками управлять. В противном случае взаимоотношения ослабевает, падает уровень доверия, что приводит к тому, что поставщик и потребитель перестают работать над улучшением процесса, а начинают бороться друг с другом. В результате этого растут издержки производства, ухудшается качества товаров или услуг, идет увеличение сроков поставки товаров или исполнения услуг, возникают проблемы с оплатой контрактов, а разногласия и недоверие между внешними потребителями и поставщиками может привести к разрыву взаимоотношений. Именно крепкие взаимоотношения потребителя и поставщика – ключ к успеху организации. Управлять взаимоотношениями потребителя и поставщика на всех этапах поставок продукции и услуг требуют и положения стандартов ИСО серии 9000 – необходимо управлять:

- процессами закупок;

- информацией по закупкам;

- верификацией закупленной продукции;

- выбором поставщиков  и способов управления поставками.

Организации должна обеспечить такой подход к проблеме, чтобы закупленная продукция соответствовала требованиям, установленным к закупкам, так как это необходимо для удовлетворения собственных потребностей, а также требований и ожиданий будущих потребителей созданной новой продукции или услуг.

2. Управление процессом закупки до заключения контракта

Управление поставками надо предусмотреть на всех этапах, в том числе еще до заключения контракта. Поэтому с предполагаемым поставщиком надо устанавливать контакты гораздо раньше, еще до подписания контракта. И это взаимодействие по всем аспектам поставок даст требуемые результаты, от которых будет выгода всем участникам поставок. Недаром в сфере поставок уже доказано, что еще на стадии заключения контракта на поставку товаров и услуг надо вовлечь поставщика в предварительное обсуждение проекта, наладить прямые связи между руководителями, технологами, специалистами по закупкам. Если уже были хорошие деловые связи с поставщиками благополучно завершенного этапа бизнеса, то нет смысла прерывать их на новом витке развития производства или услуг. Еще до выбора поставщиков потребитель продукции или услуг должен грамотно сформулировать задачи поставок. Согласно стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 в пункте 7.4.1 Процесс закупок отмечено, что необходимо:

- обеспечить соответствие закупленной продукции установленным требованиям к закупкам. Тип и степень управления, которые предполагается применить по отношению к поставщику и закупленной продукции, должны зависеть от ее воздействия на последующие стадии жизненного цикла продукции или готовую продукцию;

- оценивать и выбирать  поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. Для решения этого положения должны быть разработаны критерии отбора, оценки и повторной оценки.

        2.3. Использование принципов Исикавы при взаимоотношениях заказчика и поставщика

При организации взаимоотношений между заказчиком и поставщиком на всех этапах процесса необходимо помнить о десяти принципах Исикавы как залога взаимовыгодного сотрудничества в интересах потребителя:                                                                                                                                             - взаимное доверие;                                                                                                                                                          - Заказчик и Поставщик несут ответственность за качество;                                                                                    - Заказчик и Поставщик являются независимыми и каждый уважает друг друга;                                                        - Заказчик несет ответственность за предоставление достоверной информации                                               - между Заказчиком и Поставщиком должен быть заключен контракт;                                                               - Поставщик несет ответственность за качество и достоверность информации;                                                       - Заказчик и Поставщик заблаговременно устанавливают методы и критерии оценки качества продукции;                                                                                                                                                                      - Заказчик и Поставщик разрабатывают совместно методы для разрешения спорных вопросов, обмениваются информацией по проведению контроля качества с учетом взаимной выгоды;                                          - Заказчик и Поставщик в целях поддержания дружеских и деловых отношений осуществляют функции взаимного контроля качества;                                                                                                                                     - Заказчик и Поставщик при заключении деловых отношений руководствуются интересами потребителя.

Необходимость выполнение этих принципов фактически заложены в требованиях ГОСТ Р ИСО 9001 раздела 7 Процессы жизненного цикла продукции который посвящен правилам и процедурам закупки материальной продукции и услуг: проектирование и разработка продукции или процесса, транспортировки продукции, погрузо-разгрузочные работы, закупка материалов и оборудования и т.п.

4. Управление процессом поиска поставщиков

Все это обязывает потребителя управлять всем процессом поставок. Управление закупками начинается с отбора кандидатов в поставщики. И фактически в перечень работ процесса поиска поставщика входит принятие заявки дирекции потребителя, ее сопровождение до полного выполнения. Схема этого процесса включает следующие этапы работ:                                                                                                                    - сбор заявок на материалы и оборудование;                                                                                                                 - формирование заявок и групп заказчиков;                                                                                                                           - поиск по интернету поставщиков-претендентов на возможную поставку необходимых материалов и оборудования;                                                                                                                                                                    - анализ предложенных поставок по качеству, цене, географическому положению;                                               - предварительный выбор поставщиков;                                                                                                                                - организация тендеров на заявленную продукцию;                                                                                                        - обоснование пунктов договора для выбранных поставщиков по качеству, цене, географическому положению заказчика и поставщика;                                                                                                                                      - оформление проекта договора с защитой его перед начальником отдела;                                                          - подписание договора;                                                                                                                                                            - контроль поставки по утвержденному договору.

Предварительный отбор, поиск потенциальных поставщиков можно осуществить любыми способами, в том числе могут быть использованы следующие методы: – объявление конкурса;

– изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.;                                                                                                                                                             – посещение выставок и ярмарок;                                                                                                                                – переписка и личные контакты с возможными поставщиками;                                                                                         - собственное расследование;                                                                                                                                                       - местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;                                                                                                                 - банки и финансовые институты;                                                                                                                                     - конкуренты потенциального поставщика;                                                                                                                          - торговые ассоциации, например Торгово-промышленная палата РФ;                                                                       - информационные агентства;                                                                                                                                              - государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая и лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться следующими правилами: во–первых, нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации, во-вторых, как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.

Конкурсные торги на поставку материальных ресурсов (тендеры) проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие, на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Проведение тендера включает следующие этапы:                                                                                                                                                  – реклама;                                                                                                                                                                                      – разработка тендерной документации;                                                                                                                           – публикация тендерной документации;                                                                                                                        – приемка и вскрытие тендерных предложений;                                                                                                 – оценка тендерных предложений;                                                                                                                               – подтверждение квалификации участников торгов;                                                                                                              – предложение и присуждение контракта.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. При первом способе инициатива вступления в переговоры исходит от продавца материальных ресурсов. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты), которые могут быть твердыми и свободными инициативными). Первые направляются только одному покупателю с указанием срока действия предложения, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно – информационные материалы. При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива переговоров исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения. В запросе указываются необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и т.д.), кроме цены, которая появится в ответном предложении.

5. Выработка требований к закупаемой продукции или услуге

По стандартам ИСО серии 9000, особенно 9001, надо вначале установить требования к закупаемой продукции или услуге, которые должны содержать технические характеристики продукции (в первую очередь) и условия поставки (упаковка и маркировка продукции и т.д.). Важным фактором является правильный выбор поставщика, который должен осуществляться через оценку возможностей поставщика выполнить требования. Для этого стандарт требует разработать критерии отбора оценки и повторной оценки, главными из которых являются:                                                                                                   - уровень качества самой продукции или услуги, где оценивается доля или уровень несоответствующей (дефектной) продукции, поставленной поставщиком и выявленной на предприятии во время проведения входного контроля продукции, уже использованной в производстве и при возврате продукции потребителем;                                                                                                                                                                      - уровень организации поставок продукции или услуг с проведением оценки таких показателей как соблюдение графика поставок; возможности доставки продукции на склад потребителя поставщиком, а так же своевременной заменой дефектной продукции или возмещение потерь от брака по вине закупленной продукции;                                                                                                                                                              - уровень лояльности поставщика. Используются показатели своевременного предоставления всех требуемых документов по качеству (паспорт качества, сертификатов), а так же поведение поставщика во взаиморасчетах, оперативность реагирования на претензии и эффективность принимаемых мер;                         - уровень стоимости и порядок оплаты. Оценочный уровень каждого показателя разбивается на баллы от 1 – «плохо» до 5 – «отлично». И тогда каждому поставщику устанавливается категория (уровень) надежности. Часто таких уровней бывает от двух до трех.