Влияние профессиональной этики на работу помощника руководителя

    Важнейшее для делового этикета требование — точность и обязательность. Люди, умеющие ценить время, считают неприличными необязательность и неточность. Например, недопустимо заставлять человека ожидать более пяти минут, назначать встречу одновременно нескольким людям.

    Пунктуальности  и обязательности можно поучиться  у японцев. Назначая встречу японцу на три часа, вы смело можете приходить  без десяти минут три — он уже будет вас ждать. Можно сказать, что секрет японского процветания — именно пунктуальность и обязательность.

    Пунктуальность  и обязательность считаются у  англичан качествами национального  характера.

    Человек, обещая сделать что-либо, должен быть хозяином своему слову и выполнить обещанное точно в срок. Точность и обязательность — проявление таких качеств человека, как способность анализировать обстановку, оценивать свои и чужие поступки, прогнозировать последующие действия. Деловой человек не дает пустых обещаний. Предварительно взвесив свои возможности, он лишь затем оценит степень своего участия в бизнесе. Точное соблюдение обязательств — лучшая черта делового человека.

    При работе с западными бизнесменами наши предприниматели поражаются их стремлению выполнять свои обязательства аккуратно и в срок, способности держать свое слово. При решении многих вопросов обычно не берутся квитанции, справки, расписки и другие письменные документы. Предпочитается доверие.

    Для Бенджамина Франклина идеалом добропорядочности был человек, «заслуживающий кредита» (Франклин, 1748). Кодекс правил приличия бизнесмена «В срок и полностью выплачивать свои долги». Если человек что-то обещает, заранее зная, что он этого не выполнит, т.е. не собираясь сдержать свое слово, он теряет доверие к себе, снижается прочность деловых отношений. Если стали известны обстоятельства, которые затрудняют выполнение взятых обязательств, следует сразу поставить в известность того, кому это обязательство дано, а не тянуть. Таким образом вы даете возможность своему партнеру вовремя подыскать другие пути решения возникшей проблемы.

    Этот  же подход относится и ко времени  прибытия на назначенные встречи, беседы, совещания и т. п. Чем более  официальный характер имеет встреча  и чем больше число принимающих в ней участие, тем более точными обязаны быть ее участники. Совещания или лекция должны начинаться точно в указанное время. Это же относится и к встрече деловых партнеров.

    В гости также следует приходить  вовремя, однако здесь лучше задержаться, чем придти раньше. В то же время более чем получасовая задержка приглашенных в гости неприлична и может рассматриваться как неуважение к хозяевам или виновникам торжества. Приходить следует всегда вовремя. Это позволит сберечь свое и чужое время и укрепить репутацию, сформирует мнение о партнере как человеке обязательном, на которого можно положиться. В компаниях, банках и организациях обычно ценят наличие чувства собственного достоинства, деловитость, собранность, умение контролировать эмоции. Общаются в сдержанной манере, профессионально.

    По  тому, как организованы взаимоотношения, как одеваются и ведут себя деловые люди, следует судить об их интеллектуальных и профессиональных качествах, о статусе учреждения или фирмы, в которой они работают. В этих деталях, бросающихся в глаза посетителям и клиентам, проявляется «деловой стиль», элементы этики, корпоративной культуры и этикета, возникающих сейчас в России.

    В нашей деловой сфере весьма важно  придерживаться норм служебной субординации, основанной на обязательном подчинении младших старшим, правилах служебной дисциплины и разграничения профессиональных полномочий. Четкая координация взаимодействий обеспечивает тонкую чувствительность и быстрый ответ.

    Субординация  предполагает: власть и подчинение, исполнительность, контроль, координацию своих действий с действиями других сотрудников аналогичного уровня, запрет на действия подчиненного, минуя своего непосредственного руководителя, обозначение «рамок компетентности» в принятии управленческих решений, четкую фиксацию служебных прав и обязанностей.

    Но  в этом есть и отрицательная сторона. Люди работают годами, общаясь только на деловой основе, практически не знают друг друга лично. Здесь  нет возможности проявить свою индивидуальность. Система нивелирует личности работников. Не принято, скажем, просто пошутить или проявить личное отношение, как во взаимоотношениях с коллегами, и особенно перед руководителем выше тебя по рангу. Нельзя пойти против воли начальства.

    Особое  значение в последнее время приобретает  организация деловых контактов. В соответствии с общепринятой практикой, прежде чем начать пребывание в городе, гости наносят визит вежливости в организацию, их принимающую, или лицу, от имени которого было отправлено приглашение.

    Весьма  невежливо, если гостям приходится самим разыскивать нужный кабинет, блуждать по коридорам и спрашивать встречных о том, как пройти к тому или иному лицу. Таким образом, знание и выполнение оптимальных моделей поведения в конкретных, предварительно известных, ситуациях отношений людей, то есть выполнение этикета, является неотъемлемой частью культуры морального общения, в целом моральной культуры современной личности. Этикет, с одной стороны, облегчает общение и взаимопонимание между людьми, с другого — сохраняет достоинство каждой личности, способствует гуманизации человеческих отношений. Моральное содержание этикета было обусловлено соответствием и соотношением внешних норм этикета и содержания морального сознания общества и личности. Имеется в виду то, что внешние правила поведения и общения базируются, прежде всего, на моральных принципах. Самым главным из них есть «золотое правило» нравственности — обращаться с другими так, как ты желал бы, чтоб они обращались с тобой. Важными принципами этикета является также приоритет старшего, приоритет женщины. Довершают этикет принцип гигиенической и принцип эстетичности.

    Этикет  современного общества — это, главным  образом, форма отношений людей  в повседневной жизни. Это своеобразный вид соглашения между людьми о  том, что принято и является правильным в отношениях в конкретно-историческом обществе. Его выполнение способствует нормализации человеческих отношений.

    Человеческая  жизнь, деятельность разнообразные, многоплановые, что обусловлено индивидуальностью  каждого человека, который создает  свою жизнь. И поэтому, наверно, нельзя охватить правилами этикета все виды и условия осуществления человеческой жизни. Но осознание типичности сфер общественной жизни и определенных ситуаций дало возможность выделить и сгруппировать эти нормы. Так, например, существуют правила поведения в общественных местах; служебный этикет; этикет знакомства, приветствия, прощания; этикет разных видов общения; правила приема, посещение гостей, поведения за столом; этикет отношений между людьми разного возраста, пола, социального статуса, семейный этикет. В каждой ситуации необходимо применять определенные нормы и правила. В целом же, этикет был оправдан единственным моральным содержанием и своим смыслом.

2.2.4. Этика и этикет деловых переговоров и подготовка к ним

    Древние египтяне и другие народы Востока вели между собой устные и письменные переговоры.

    На  основании археологических раскопок установлено, что первый письменный договор в истории человечества был заключен между египетским фараоном Рамзесом II и королем хеттов Хаттушилем III в 1278 г. до н.э. Уже тогда подготавливали два экземпляра договора и ими обменивались. Этот обычай существует и в настоящее время. Он вошел в повседневную практику международного общения.

    К этике и этикету деловых отношений  и предпринимательства обращался древнегреческий философ Аристотель. В своем трактате «Этика Никомаха» он писал о моральных основах прибыли, торгов, ростовщичества. Его рассуждения о справедливой цене могут рассматриваться как своеобразное наставление для предпринимателей (Аристотель, 1983).

    Переговоры - важная часть делового общения. Это  взаимное общение с целью достижения совместного взаимовыгодного решения.

    Деловые переговоры требуют тщательной подготовки, учета различных объективных  и психологических аспектов.

    Подготовка  к переговорам включает:

• анализ проблемы:
• планирование переговоров:
• предпереговоры (первые контакты с партнером).

    В процессе подготовки к переговорам  иностранные партнеры все продумывают  и изучают до мелочей, чего нельзя сказать о российских бизнесменах, у которых они часто заходят в тупик.

    Плохо организованные переговоры ведут к  материальным потерям;

потере  репутации.

    Анализируя  проблему, определяют, о чем и  с кем будут переговоры. Получают   нужную информацию о партнере (надежен, имеет ли опыт участия в аналогичных  переговорах, каковы его финансовые дела). Выявляют, есть ли альтернатива данным переговорам.

    Определяют, нужны ли эксперты. Затем проводят содержательный анализ проблемы, возможно, вместе с экспертами.

    При планировании переговоров ставят несколько  целей, например, получить информацию о партнере, дать информации. О себе, заключить соглашение.

    Выбирают  время и место проведения переговоров.  Определяют состав делегации и ее руководителя.  При первых контактах  с предполагаемым партнером устанавливают  рабочие отношения, дают предложения по повестке дня в общем виде.

        Начало переговоров

    В сфере бизнеса для переговоров  используются обычно квадратные, прямоугольные  и круглые столы.

    Квадратный  стол способствует созданию соперничества  и вызывающего поведения людей, равных по положению Квадратные столы хороши для проведения короткой деловой беседы или для подчеркивания отношений субординации.

    Отношения сотрудничества скорее устанавливаются  с тем человеком, который сидит  за столом справа от руководителя или  рядом с ним. От человека, сидящего справа, будет исходить больше понимания, чем от того, кто сидит слева.

    От  человека, сидящего напротив руководителя, исходит наибольшее сопротивление.

    Квадратный  стол часто используется для деловых  переговоров, брифингов, для беседы с провинившимися.

    За  прямоугольным столом почетными  местами считаются места на торце  стола. Из них наиболее почетное является место - напротив двери, Если дверь находится  сбоку, то почетное место - напротив окна, выходящего на улицу, но не во двор. При этом окно должно быть закрыто шторой или жалюзи. Попадание на гостей солнечного света расценивается как неуважение к ним. Данная информация позволит правильно планировать размещение участников встречи за столом.

    Круглый стол создает атмосферу неофициальности и непринужденности и является наилучшим средством проведения беседы людей одинакового социального статуса, так как каждому за столом выделяется одинаковое пространство. Хозяин обладает наивысшими полномочиями. Сидящему справа от хозяина невербально выделяется больше власти, чем слева.

    Степень влияния уменьшается в зависимости  от удаленности гостя от хозяина. Следовательно, собеседник, сидящий  прямо напротив хозяина, находится  в конкурентно защитной позиции  и доставляет больше беспокойства.

    В соответствии с протоколом осуществляется рассадка  участников за столом          переговоров. Рассадка имеет несколько вариантов:

• главы делегаций сидят во главе стола, переводчики - сбоку, далее другие члены делегаций с учетом рангов;
• главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга; рядом с ними - переводчики, далее - члены делегаций с учетом рангов;
• если в переговорах участвуют три и более сторон, то главы делегаций рассаживаются по алфавиту, по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

    Председательствуют по очереди, по алфавиту или на первом заседании переговоры   возглавляет хозяин, затем председательствуют другие главы делегаций - по алфавиту.

    Переговоры  должны вестись в спокойном тоне. Не должно быть агрессии, раздражения. Партнера выслушивают внимательно, не перебивая. Участники переговоров присматриваются друг к другу, стараются не пропустить невербальную подсказку.

    Протоколом  предусмотрено через 5 - 7 минут после  начала переговоров подача чая, кофе. Через час вторично предлагают чай, кофе.

    Деловые переговоры нужны для обсуждения общей проблемы с партнером и  принятия взаимовыгодного решения. Для этого необходимо владеть  техникой переговоров.

    Техника ведения деловых переговоров

    Существует  четыре стиля ведения переговоров: жесткий, мягкий, торговый, сотруднический.

    Жесткий стиль сводится к демонстрации силы. Ультимативная тактика, тактика выжимания уступок. Противодействие: держать удар, нейтрализовать манипуляционные приемы и уловки, обращать давление противника на него самого.