Влияние профессиональной этики на работу помощника руководителя

    В деловом мире считают, что нельзя положиться на того, кто опаздывает. Нужно уметь ценить свое время, не бросать слов на ветер. «Точность - вежливость королей и долг всех добрых людей», - говорил французский король Людовик ХVIII.

    Скромность является проявлением высокой этической культуры. Она означает сдержанность в оценках, не бравирование своими достоинствами, служебным положением, уважение вкусов и привязанностей других людей. Скромный человек никогда не считает себя выдающейся личностью, способнее, умнее других, не требует для себя никаких привилегий.

    Дейл  Карнеги утверждает: «Человек, который  говорит только о себе, только о  себе и думает. А человек, который  думает только о себе - безнадежно некультурен. Он некультурен, как бы образован он ни был».

    Вежливый  человек предупредителен.

    Предупредительность - это стремление первым оказать любезность, избавить другого человека от неудобства и неприятностей. Предупредительный человек первым предложит место в транспорте инвалиду или пожилому человеку, без просьбы подаст ему руку, когда он выходит из транспорта, поможет ему перейти улицу.

    Общепринятые  нравственные требования к общению, неразрывно связанные с признанием неповторимости, ценности каждой личности, лежат в основе коммуникативной культуры.

      Коммуникативная культура - это знания, умения, навыки в области организации взаимодействия людей и собственно взаимодействия в деловой сфере, позволяющие устанавливать психологический контакт с деловыми партнерами, добиваться точного восприятия и понимания в процессе общения, прогнозировать поведение деловых партнеров, направлять поведение деловых партнеров к желательному результату.

    1.3.3.Основные  элементы делового этикета и  профессиональной этики

    Приветствие - это первая демонстрация вежливости. Богатый наш русский язык позволяет разнообразить выражения приветствий при сохранении доброжелательности: "Добрый день", "Добрый вечер", "Здравствуйте" и др. Есть еще и жаргонные словечки: "Здорово", "Приветик", "Салют" и др. Они могут быть уместны в дружеской обстановке. И все равно ими злоупотреблять нельзя. Неуместны они в служебной сфере, среди малознакомых людей. Употребление жаргонных слов свидетельствует о недостатках…воспитания. 
"Доброе утро" принято говорить до 12.00 часов, "Добрый день" - до 18.00 часов, "Добрый вечер" - после 18.00 часов. Данные приветствия не рекомендуется обращать к вышестоящим лицам, хотя они могут таким образом адресоваться к нижестоящим. Наиболее официальное приветствие: "Здравствуйте", прощание - "До свидания".

    Этикетные правила рекомендуют всегда приветствовать знакомых, встречая их несколько раз  в день. Если вежливые формулировки исчерпаны, можно лишь улыбнуться, но не делать вид, что не заметили человека. "По части учтивости лучше пересолить, чем недосолить", - остроумно заметил испанский писатель Сервантес.

    Требования  этикета соблюдают, независимо от настроения, психологического состояния. Несмотря на натянутые отношения, здороваются  в форме корректной вежливости. При  встрече людей равного статуса здоровается первым тот, кто хорошо воспитан. Сейчас приветствие служит для установления контактов, знакомств. Раньше приветствовали только…того,…кто…уже…представлен. 
Представление. Для того, чтобы познакомиться с кем-либо или познакомить кого-то, следует представиться или представить. Предусмотренные этикетом правила указывают, когда и как необходимо представить или быть представленным. 
Вспомним, как устанавливались торговые связи со средневековой Японией, которая до известной эпохи Мэйдзи была закрытой для остального мира. Коммерсант, купец, прибывший в страну восходящего солнца для установления деловых связей, представлялся императору. Процедура представления была столь унизительной, что не каждому зарубежному гостю она была под силу. Иноземец должен был от двери приемной залы ползти на коленях к отведенному ему месту, а после приема таким же образом, пятясь как рак, покинуть свое место и скрыться за дверью.

    Нового  работника представляет начальник, но если он по какой-либо причине не смог это сделать, работнику следует самому представиться, назвав при этом свою должность, фамилию, имя, отчество.

    В настоящее время деловая женщина  может сама представиться без  посредника.

    Как представляться? Каждый волен выбирать сам, независимо от пола, возраста. По последовательности представления предлагаются: две рекомендации: называют фамилию мужчины даме, затем фамилию дамы; 
называют фамилию более молодого, потом - старшего.

    При представлении принято говорить: "Добрый день", называя фамилию  нового знакомого. Представляющий, знакомя лиц одного пола, близких по возрасту и служебному положению, может воспользоваться формулировкой: "Познакомьтесь, пожалуйста, уважаемые коллеги", не акцентируя внимание на том, кто кому представлен. После представления, для подтверждения знакомства, обычно принято обменяться несколькими любезными общими фразами, или непродолжительно побеседовать. Инициатива при этом - у женщины или лица более высокой должности, то есть у того, кому представляли.

    Во  многих странах придается особое значение титулам. Международный этикет в этой области упрощается. Лишь в церемониалах протокольного характера при представлении присутствующих называется полный титул. 
Началом общения является обращение. Оно выражается в адресации к собеседнику по имени, отчеству, фамилии, должностному или профессиональному признаку. Это обычное выражение вежливости, оказание уважения человеку. Знакомство, беседа начинаются с обращения.

 Выбор формы обращения с позиций  современного этикета зависит от нескольких условий. "Вы" - говорят незнакомым, малознакомым и уважаемым людям в официальной и неофициальной обстановке.  

 В условиях официального общения принято обращение  на "Вы", даже среди близких, хорошо знакомых людей. Важно, чтобы обращение на "Ты" не навязывалось в деловой сфере или личной жизни.

 Начальнику  не следует называть подчиненных  на "Ты", так как это воспринимается как покровительственное "тыканье". Подчиненные должны обращаться к  начальнику на "Вы", независимо от степени близости и родства.

 Обращение без имени - обращение формальное: будь то подчиненный или начальник, сосед или попутчик в общественном транспорте. Обращение по имени отчеству - это обращение к личности. Произнося имя, отчество, подчеркивают уважение человеческого достоинства, демонстрируют душевное расположение. Такое обращение, приветствие говорит о культуре человека и создает ему репутацию деликатного, воспитанного, тактичного человека. Эти качества воспитываются, потом становятся привычкой.

 В деловых  отношениях деловой человек соблюдает субординацию (служебное подчинение младшего старшему). Он не забывает о соподчиненности и не отдает без особой необходимости распоряжения в обход нижестоящего руководителя, чтобы не подорвать авторитет последнего.

 Ко  всем сотрудникам у руководителя должно быть ровное и выдержанное отношение, независимо от личных симпатий или антипатий. Не злоупотребляют личными просьбами к подчиненным во избежание фамильярности во взаимоотношениях. Излишняя доступность руководителя ведет….к….панибратству. Соблюдение субординации вне службы (в театре, ресторане, на отдыхе и др.) нелепо.

 Впервые увидев человека, люди непроизвольно  обращают внимание на его внешность. Одежда воздействует на окружающих, так  как, независимо от сознания человека, мгновенно фиксируется его органами чувств. Поэтому не зря говорят, что о человеке вначале судят по его внешности, затем по разговору, а далее по интерьеру его кабинета.

 Внешний вид, как правило, отражает внутреннее, нравственное содержание человека. Культуру человека подчеркивает его одежда. Она является, своего рода, визитной карточкой человека. Одежда несет партнерам по общению информацию о человеке, его вкусах, принадлежности к тому или иному социальному или профессиональному слою. Со вкусом подобранная одежда, аксессуары, опрятный вид делают его уверенным, собранным, энергичным. Не зря Рокфеллер начал свой бизнес с того, что купил себе на последние деньги дорогой костюм и стал членом гольф-клуба. "Уменье одеваться более важно, нежели уменье входить в комнату или уменье кланяться. Ничто так не бросается в глаза, как одежда человека", - наставляли в старину. (Баженова, 2010).

   Глядя на предпринимателя впервые, сразу составляют впечатление о нем самом и его  благосостоянии. Большое значение имеет цвет одежды. Воздействие цветом - мощный психологический раздражитель: им можно успокоить, настроить партнеров на "деловой лад", можно в определенной ситуации вызвать неприязнь или, напротив, положительные эмоции. Цветовые сигналы воспринимаются партнерами на подсознательном уровне. Этим и объясняется "тайная" сила их воздействия.

 Согласно  данным М. Люшера, создателя широко известного в современной психодиагностике цветового теста, каждый цвет имеет свое психологическое значение...Это..подтверждают..и..отечественные...психологи. Одежда должна соответствовать месту, времени, характеру события. Нужно уметь правильно носить. Чем светлее костюм, тем лучшего качества он должен быть.

Глава 2.  Профессиональная этика  и этикет в работе помощника руководителя

2.1.Деловые и личные качества помощника руководителя с точки зрения этики и этикета       

2.1.1. Помощник руководителя – “правая рука" шефа  

        В условиях жесточайшей конкуренции, царящей сегодня на рынке, благополучие любой компании зависит от принятия руководителем своевременных и правильных решений. Поэтому так важно, чтобы рядом с ним находился опытный личный помощник, с одной стороны, готовый взять на себя ведение отдельных проектов, а с другой - умеющий приспособиться к особенностям характера своего шефа.

    По  данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит сотрудников, выполняющих административные обязанности, в том числе и

представителей  элиты административного персонала  – личных помощников руководителя. Между тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя организационные и информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. В известном смысле помощник руководителя – это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо» директора фирмы.

    «Чтобы  занимать должность персонального  ассистента – мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими  качествами – иметь хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутреннюю культуру, преданность корпоративным интересам, доброжелательность и тактичность. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны, способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты. Есть еще одна трудность – мера ответственности: сделать больше – значит, принять решение вместо руководителя, а меньше – переложить часть своей работы на плечи шефа. Найти соответствующего этой должности человека бывает очень непросто, поэтому толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами» (Комендант 2001).

    Несмотря  на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и секретарей, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения квалификации работников секретариата по-прежнему остается одним из самых насущных.

    Говоря  о смежных профессиях в первую очередь, конечно, необходимо назвать  профессию секретаря.

    Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. Понятие секретарь  сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).