Влияние профессиональной этики на работу помощника руководителя

    Обычно  вакансию секретаря приемной (секретаря  на ресепшн) открывают компании, в офисы которых поступает большое число телефонных звонков или приходит много посетителей. Обычно секретарь на ресепшн отвечает на входящие звонки, распределяет и переключает звонки на номера сотрудников фирмы, принимает факсы, записывает клиентов на прием, провожает посетителей или объясняет, как пройти в нужную комнату, кроме того, получает и распределяет почту, в том числе и электронную. Иногда при большом потоке и посетителей, и входящих звонков на должности секретаря на ресепшн и секретаря на телефон приглашают двух девушек, в некоторых случаях секретарь на ресепшн выполняет дополнительные функции, например офис-менеджера.

    Для секретаря на ресепшн большое  значение имеют внешние данные, обаяние, культура речи, а значит, на работу приглашают молодых (в 99 % случаев – до 30 лет) девушек с приятной внешностью. Для офисов, где среди посетителей бывают иностранцы, требуется знание языков. Образование не ниже среднего специального (опять же в зависимости от контингента посетителей). Наличие опыта работы не входит в число обязательных требований к соискателям, но является их конкурентным преимуществом. Из личных качеств необходимы доброжелательность, умение сдерживать свои эмоции, терпение. Если в обязанности входит работа с документами, то необходимо знание основ делопроизводства и компьютера на уровне пользователя. 

    Из  профессии секретаря – в соответствии с требованием времени выросла  специализация «персональный ассистент» или «личный помощник руководителя». 

    Помощник  руководителя – самая востребованная профессия из административного  персонала (45 % запросов на рынке вакансий). Правда, многие из соискателей считают, что эта должность не требует особой подготовки и профессионализма, некоторые представляют, что секретарская работа – это приготовление кофе и ответы на звонки. На самом деле сегодня круг обязанностей секретарей гораздо шире. Так, 63 % работодателей требуют знания ПК, четверть – делопроизводства, 16 % – английского языка. Чтобы попасть на эту должность, нужно не просто быть отличным профессионалом, но и разбираться в специфике бизнеса своего непосредственного начальника. Список требований к помощникам руководителям довольно обширен: пунктуальность, дисциплинированность, организаторские способности, внимательность, аккуратность, ответственность, доброжелательность, знание этикета, оптимизм, энергичность, высокая скорость печати, умение обращаться с оргтехникой и мини-АТС, знание 1С.  Помощник руководителя должен иметь презентабельную внешность, грамотную речь и хорошую дикцию. Возрастной коридор достаточно широк – от 18 до 45 лет. Чуть более половины работодателей отдает предпочтение женщинам, для остальных пол помощника руководителя не имеет значения.

    В последние годы для работодателей  стало важным, чтобы помощник руководителя гармонично вписывался в стиль компании. Соискатели уже привыкли к тому, что в серьезных организациях на собеседовании работодателя интересуют не только профессиональные знания соискателя, но и его кругозор. Часто руководители задают нестандартные вопросы на логику мышления, проверяют аналитические способности и умение аргументировано отвечать на вопросы, обращают внимание на способность принимать самостоятельные решения и на профессиональный потенциал.

2.1.2. Функциональные  обязанности и навыки помощника  руководителя

    Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

• работа с документами (информационно-документационное обслуживание):
• прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
• прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
• оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;
• контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
• ведение контрольно-регистрационной картотеки.

      Работа организационная (бездокументное  обслуживание):

прием и передача сообщений по каналам  связи (факс, e-mail и тому подобное);

создание  «телефонного имиджа» компании и  руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;

обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;

организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального  порядка и процедуры работы начальника;

подготовка  заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых  материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;

организация презентаций и представительская  деятельность;

организация приема посетителей, содействие оперативности  рассмотрения просьб и предложений работников;

исполнение  личных поручений (выбор подарков деловым  партнерам, поиск гувернантки для  детей руководителя и тому подобное).

    Круг  обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля  руководства и корпоративных  стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением  жизнедеятельности офиса, координацией работ курьеров, водителей, менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

    В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.

    По  существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя – это управляющий  администратор, к наиболее важным компетенциям, которого можно отнести следующие:

    проактивность – умение работать на опережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;

    универсальность – способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;

    эффективные коммуникации и информационная логистика – умение управлять информационными потоками;

    умение  корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;

    навыки  системного анализа  проблем, умение предложить несколько возможных решений – оптимальное, резервное и «кризисное» – на случай развития событий по нежелательному сценарию;

    свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);

    ауто-тайм - стрессменеджмент и саморефлексия;

    супервайзинг – навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).

    Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию.

    Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный уровень, свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме.

    Отметим плюсы и минусы в данной работе.

    Основным  плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения  бесценного управленческого опыта  и перспектива неограниченного  совершенствования собственных  качеств и талантов. Работая рядом  с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.

    Среди минусов можно выделить:

    тяжелый график работы – режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;

    некоторые руководители резко отрицательно относятся  к желанию своего помощника перейти  на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей  профессии»;

    возрастные  ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35–40 лет.

2.1.3. Профессиональные и личные качества помощника руководителя

    Работа  секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований,  которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

    К деловым качествам прежде всего  относятся профессиональные навыки, т.е. помощник руководителя  должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей-референтов готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика.

    Помощник  руководителя  должен отличаться высоким  уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.

    Не  менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

    Помощник  руководителя  должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные  решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

    При подборе секретарей-референтов на одном  из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность  в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы - это всегда ценится в сотруднике.

    К важнейшим качествам секретаря-референта  относится - пунктуальность.