Задачи и проблемы в финансово-экономической области

Информационные  системы в экономике

Контрольная работа

Тема: Задачи и проблемы в финансово-экономической  области

Содержание  работы 
 
 
 

Введение

     Управленческий  труд является важнейшим элементом  в системе управления организацией. Необходимость изучения влияния  информационных технологий на эффективность  управленческого труда и организаций в целом диктуется тем, что внедрение информационных технологий управления требует адекватных изменений в содержании, качестве, характере, условиях управленческого труда. Сегодня все большее значение придается информационному сектору экономики, потому что главенствующие позиции в деятельности современных организаций занимают процессы обмена, обработки и хранения информации.

     Успешное  управление экономикой на организационном, региональном и федеральном уровнях  находится в прямой зависимости  от эффективности применения современных информационных технологий в управленческом труде. Использование Интернета, компьютерных программ, информационных технологий радикально меняет организацию и технику управленческого труда. Они не только позволяют оперативно получать информацию и принимать решения, но и вызывают множество принципиальных структурных изменений - сокращают бюрократический аппарат, заставляют пересмотреть традиционные взгляды на роль и механизм взаимоотношений организаций, открывают возможности для участия организаций в национальных и мировых финансовых рынках и инвестиционных проектах.

     Информационные  системы в области управления финансово-экономической и производственно-хозяйственной  деятельностью в настоящее время  являются реальными инструментами повышения производственной эффективности, управляемости и стоимости предприятия. 

Задачи  и проблемы информационных технологий в финансово-экономической  области на уровне отдельных предприятий

     В настоящее время роль финансовой службы в деятельности предприятия трудно переоценить. Финансы являются “кровью” предприятия. Именно в деньгах оцениваются проданные товары и оказанные клиентам услуги. Именно деньги являются универсальным измерителем необходимых предприятию ресурсов - сырья и материалов, станков, человеческих ресурсов, информации и т.д. Поэтому планирование и прогнозирование, контроль и оптимизация финансовых потоков являются жизненно важными задачами финансовой службы.

     Современный бизнес отличается высоким уровнем  конкуренции и постоянно меняющимися условиями хозяйствования. Соответственно, повышается уровень сложности задач, которые приходится решать финансовому директору. Подсистема управления финансами тесно связана с другими подсистемами управления (закупками, продажами, производством…): например, может брать из них информацию - о плановом и фактическом объемах выпуска продукции, потребления сырья и материалов, рыночных ценах и т.д., а может и являться ограничителем - устанавливать максимально приемлемые цены на закупаемые сырье и материалы. Таким образом, все более высокие требования предъявляются к тем методам и механизмам, которые обеспечивают работу финансовой службы, органически встраивают ее в единый бизнес-процесс предприятия.

     Среди инструментов, которые использует финансовый директор в своей работе, в настоящее время особое место занимают информационные технологии. Это происходит потому, что финансовой службе необходимо получать точные данные, быстро обрабатывать большой объем информации, применять сложные алгоритмы расчета. Именно эти факторы обусловливают необходимость использования программных продуктов - ручная обработка информации не удовлетворяет требованиям сегодняшнего дня.

     Определим, какие продукты информационных технологий и каким образом могут помочь финансовому директору при выполнении его функций.

     Для дальнейшего рассмотрения можно  выделить следующие основные функции, которые выполняет финансовая служба предприятия.

     Первый  аспект - это работа на оперативном  уровне: планирование и контроль текущего финансового состояния предприятия (рассматриваемый временной горизонт - от нескольких месяцев до года, предмет деятельности - основной бизнес-процесс предприятия).

     В работу по данному аспекту входят следующие функции:

• составление и контроль бюджета предприятия по видам деятельности, продуктам и услугам и их группам, центрам финансовой ответственности, статьям доходов и расходов;
• взаиморасчеты - составление и контроль выполнения графиков возникновения и оплаты дебиторской и кредиторской задолженности, определение приоритета платежей, осуществление платежей;
• привлечение и размещение денежных средств - краткосрочное кредитование текущей деятельности, вложение свободных финансовых ресурсов;
• составление и консолидация финансовой отчетности предприятий холдинга, составление пробных балансов (в том числе - по международным стандартам);
• контроль показателей финансово-хозяйственной деятельности - расчет различных коэффициентов, описывающих структуру и динамику активов и капитала;
• оптимизация финансовых потоков, налоговое планирование;
• документооборот - организация документального оформления финансовой деятельности предприятия.

     Второй  аспект - это работа с историческими  данными (анализ) и перспективное  планирование и прогнозирование (рассматриваемый  временной горизонт - от года до нескольких лет, предмет деятельности - как основной бизнес-процесс предприятия, так и различные проекты ее совершенствования и развития, например, крупномасштабные инвестиции в новое оборудование или реструктуризация бизнеса).

     Работа  по данному аспекту включает в  себя:

• многопараметрические анализ и прогнозирование финансового состояния предприятия (в зависимости от курсов валют, цен на сырье и готовую продукцию, объема производства т.д.)
• управление стоимостью бизнеса (анализ влияния различный параметров на стоимость акций, привлекательность для инвесторов, принятие решения по управлению данными параметрами)
• оценка инвестиционных проектов.

     Описанные функции схематично изображены на рисунке  ниже.

Рис. 1: Функции  финансового директора.

     Как показывает опыт, выполнение основных функций по оперативной работе финансового директора могут эффективно обеспечить ERP-системы (Enterprise Resource Planning) - см. ниже рисунок Рис. 2.

Рис. 2: Информационные технологии в работе финансового  директора.

     В процессе управления деятельностью  предприятия программный продукт класса ERP решает следующие основные задачи:

• поддержка разработки плановых (нормативных) данных по бизнес-процессам, хранение этих данных в хранилище (базе) данных (БД) и предоставление исполнителям бизнес-процессов;
• фиксация результатов бизнес-процессов и предоставление пользователям аналитической информации (например, сравнение плановых и фактических показателей и т.д.).

     ERP-системы,  как правило, содержат функции  управления запасами и материальными  потоками, производственными мощностями, снабжением и сбытом, проектированием, планово-предупредительными ремонтами, качеством, сервисным и гарантийным обслуживанием, транспортом, персоналом и т.д. Функции финансового директора в таких системах тесно интегрированы с функциями других подсистем управления. Таким образом, снижается необходимость в двойном вводе данных или стыковке информации из различных подсистем, уменьшается количество ошибок, повышается скорость доступа финансовых служб к необходимой информации.

     Какие же возможности могут предоставить ERP-системы финансовому директору для выполнения его функций?

     В области взаиморасчетов финансовый директор получает плановые графики: от отделов сбыта - входящих платежей, от отделов снабжения - исходящих  платежей. Эти графики формируются автоматически в процессе ввода соответствующими подразделениями в систему заказов и прогнозов на продажу и заказов и прогнозов закупок (с использованием хранимых в единой БД договорных или плановых цен, договорных сроков оплат). Оформляя в системе фактические платежи, финансовый отдел формирует фактический график оплат и отслеживает выполнение условий сделок.

     Полученные  графики предоставляют также  информацию для привлечения и  размещения денежных средств. В те периоды, когда планируется интенсивное  погашение кредиторской задолженности, собственных средств предприятия может не хватить, и поэтому финансовый директор должен планировать привлечение краткосрочных кредитов. В противоположном случае необходимо предусмотреть варианты размещения свободных денежных средств (например, в краткосрочные банковские депозиты). ERP-система поможет финансовому директору рассчитать процент по кредитам или депозитам, сделать необходимые “напоминания” (например, о следующем сроке уплаты процентов) и создать плановые платежи.

     В области формирования и консолидации финансовой отчетности ERP-системы предоставляют следующие возможности. В каждой системе существуют механизмы настройки автоматического отражения финансово-хозяйственных операций в планы счетов - российского учета, международного учета, управленческого учета и т.д. (т.е. при учете платежа в системе автоматически формируется проводка в плане счетов). Данные механизмы, как правило, существуют для 95% финансово-хозяйственных операций (в том числе для операций по консолидации отчетности). Также предусмотрены возможности ведения аналитического учета - создания необходимых пользователю учетных измерений, по которым должна классифицироваться учитываемая информация. Кроме того, встроенный “конструктор отчетов” позволяет создать “на плане счетов” отчет практически любой сложности. Таким образом, один раз определив аналитический план счетов и настроив финансовые отчеты, финансовый директор имеет мощный инструмент получения финансовой информации о состоянии предприятия. При этом данная информация достаточно оперативна - записи учетных регистров формируются по мере ввода первичных документов. И не существует уже такой операции как “сведение баланса” - он получается автоматически, снимая с финансового директора постоянную головную боль с задержками сроков подготовки отчетности и ошибками.

     Этот  же механизм отчетности может быть использован и для контроля ФХД (результатов финансово-хозяйственной  деятельности). Используя механизм построения финансовой отчетности, в  системе можно задать методики расчета необходимых коэффициентов и также оперативно их контролировать.

     ERP-система  может также быть использована  и в целях бюджетирования.

     С одной стороны, планирование доходной части бюджета происходит практически  автоматически и основывается на информации, вводимой в систему сбытовыми подразделениями. Бюджет может строиться по регионам, группам товаров, комиссионным агентам, группам покупателей, филиалам и т.д.

     Планирование  затрат с использованием ERP-системы  может осуществляться по следующим  направлениям (см. Рис. 3).

Рис. 3: Направления  планирования и учета затрат.

     Затраты на товарно-материальные ценности планируются  после отработки тех модулей ERP-системы, которые отвечают за управление производством  и снабжением - на основании рассчитанной потребности предприятия в сырье и материалах и человеческих ресурсах и плановых цен. Затраты на работы (планово-предупредительный и текущий ремонт оборудования, косметический ремонт помещений и т.д.) получаются после составления смет этих работ вспомогательными подразделениями предприятия. Аналогично оценивается потребность предприятия в финансировании закупок тепла, электроэнергии, аренды помещений и т.д. Таким образом, финансовый директор автоматически получает проект бюджета компании. Его задача - согласовать его доходную и расходную часть с центрами финансового учета, а также привести бюджет к заданным плановым показателям. Возможно, возникнет необходимость усилить функциональность ERP-систем в области бюджетирования специализированными программными средствами. Они могут помочь финансовому директору в организации процесса бюджетирования: провести анализ бюджета в зависимости от различных параметров (анализ “что если”), поддержать существование нескольких бюджетных моделей, поддержать алгоритм “скользящего” формирования бюджетов и т.д.

     Одной из задач финансового директора  является также организация такого документооборота, при котором финансовые документы (в первую очередь - платежные) проходили определенный цикл согласования и утверждения. Например: каким-либо подразделением создается заявление на платеж, затем оно согласовывается с руководством вышестоящего подразделения, визируется менеджером по бюджету, утверждается финансовым директором и затем превращается в распоряжение на оплату, которое исполняет бухгалтерия. ERP-система может не поддерживать данного жизненного цикла документа. В этом случае может оказаться рациональным не дорабатывать ERP-систему, а после создания планового платежа в системе “выгрузить” его в систему документооборота (например, основанную на технологиях Lotus Notes), и уже в ней используя ее стандартные возможности, провести по всем необходимым стадиям согласований и утверждений. Затем в ERP-системе исполняется уже утвержденный платеж.