Учет операций сохранности и использования денежных средств в кассе предприятия

      Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Центральным банком РФ в 1993 г., в основном, сохраняет порядок учета указанных операций, установленный постановлением Госбанка СССР от 8 августа 1991 г. №2.

      Вместе  с тем, в новом документе содержится указание об обязательном использовании  при расчетах с населением контрольно-кассовых машин.

      Кроме того, в Положении 1 к Порядку ведения  кассовых операций в РФ (1993 г.) изложены признаки и правила определения  платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (признаки платежности, допустимые повреждения  платежных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков), которыми должны руководствоваться кассиры при осуществлении кассовых операций с банковскими билетами и монетами Банка Росси.

      Изменены  сроки проведения ревизий кассовых операций, теперь вместо ежемесячных ревизий, сроки проверки устанавливаются руководителем организаций.

      Как уже отмечалось выше, для учета  расчетов с населением организации  обязаны использовать контрольно-кассовые машины.

      Если  организации, в силу специфики своей  деятельности или особенностей местонахождения, не имеют возможностей применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться специальные формы бланков документов, утвержденные Министром России.

      За  нарушение требований Закона РФ “О применении контрольно -кассовых машин  при осуществлении денежных расчетов с населением” применяются штрафные санкции к организациям от 10-кратной  до 350 - кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты труда в зависимости от характера нарушения. Рассмотрим эту данный пункт подробнее: в случае ведения расчетов с населением без контрольно-кассовых машин -350-кратная величина; при использовании неисправных машин -200-кратная величина; если не вывешен ценник на продаваемый товар или прейскурант на оказываемые услуги-100- кратный размер; в случае невыдачи чека или занижения суммы в чеке-10-кратная величина, но не менее 20% от стоимости покупки).

      Каждая  организация вправе открывать в  любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

      С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных  расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списания с него, банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных поручений) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, народного суда, налоговых или финансовых органов.

      Очередность списания денежных средств с расчетного счета клиента банка установлена  ст. 855 Гражданского кодекса РФ, в  соответствии, с которой различают  шесть групп очередности платежей:

      - платежи первой очередности - списание по исполнительным документам для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также по уплате алиментов;

      - платежи второй очередности - выдача (перечисления) денежных средств  на оплату труда с лицами, работающими  по трудовому договору, в том  числе по контракту, выплата выходных пособий, выплаты по авторским договорам;

      - платежи третей очередности - перечисление (выдача) денежных средств  для расчетов по оплате труда  с лицами, работающими по трудовому  договору (контракту), а также по  отчислениям в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и Государственный фонд занятости;

      - платежи четвертой очередности  -платежи в бюджет и внебюджетные  фонды (кроме перечисленных в  третьей группе очередности) по  платежным документам таможенных  органов; 

      - платежи пятой очередности -списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных средств;

      - платежи шестой очередности - списание по другим платежным  документом 

      Организации (юридические лица) имеют право  открыть валютный счет на территории РФ в любом банке, уполномоченном Центральным банком РФ на проведении операций с иностранными валютами. Обычно банки открывают счета по отдельным видам иностранных валют. Можно открывать счета сразу в нескольких валютах, что позволяет избежать конверсии валюты из одной в другую, осуществляемой за плату по действующему курсу международного валютного рынка на день совершения операции. Возникающие при этом курсовые разницы относятся на счет организации.

      На  валютный счет организации могут  быть зачислены в иностранной валюте следующие суммы:

      - переведенные из-за границы через  уполномоченный банк в оплату  экспортных товаров (работ, услуг)  и оставшиеся после обязательной  продажи в валютный резерв  и на внутреннем валютном рынке;

      - перечисленные с валютных счетов других владельцев в оплату купленных товаров;

      - купленные владельцем счета на  валютный бирже и на валютном  аукционе;

      - другие поступления с разрешения  уполномоченного банка, Центрального  банка РФ или Минфина РФ.

      Для обобщения информации о наличии и движении средств в иностранной валюте использует счет 52 “Валютный счет”. По дебету этого счета отражают поступление денежных средств на валютные счета организации, по кредиту - списание денежных средств с валютных счетов. Операции по валютным счетам отражают на основании выписок банка и приложенных к ним денежно - расчетных документов.

      Аналитический учет по счету 52 ведут по каждому  счету, открытому в учреждениях  банков для хранения денежных средств  в иностранных валютах.

      Операции  с валютой по расчетам с юридическими и физическими лицами (резидентами), за выполненные работы и оказанные услуги, запрещены действующим законодательством. Однако валютные операции с наличной валютой могут иметь место при командировании работников предприятия за рубеж.

      Если  предприятие не имеет валютного счета, оно может для командировки приобрести наличную валюту в уполномоченных банках. Для учета операций с наличной валютой к счету 50 открывают субсчет 50-2 “Валютная касса”.

      Поступление (выдача) валюты оформляется кассовыми  приходными (расходными) ордерами обычным порядком. Ордера выписываются в валюте платежа: долларах США, немецких марках, английских фунтах стерлингов, французских франках и т.д. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка России на дату совершения операции.

      При командировании работников предприятия  за границу, наличная валюта, полученная с текущего валютного счета (дебет  субсчета 50-2, кредит субсчета 52-2), выдается под отчет (дебет счета 71, кредит субсчета 50-2). При совершении текущих валютных операций, в результате меняющихся курсов валют, возникают курсовые разницы, которые относят: на операционные доходы (кредит субсчета 80-2) предприятия - положительные курсовые разницы; на операционные расходы (дебет субсчета 80-2)- отрицательные курсовые разницы.

      Под суммами курсовой разницы понимается разность курсов рубля к иностранным  валютам на последнее число отчетного  периода и дату совершения операции (выписки денежно-расчетного документа), на последние число отчетного периода и предыдущего отчетного периода и другие аналогичные разницы.

      В течение года предприятиям разрешено  курсовую разницу учитывать на счете 83 “Доходы будущих периодов “, субсчет  “Курсовая разница”, а согласно новому плану счетов на Счете 91 "Прочие доходы и расходы" которая в декабре подлежит списанию со счета 83 на счет 80 “Прибыли и убытки “, субсчет 2 “Операционные доходы и расходы” (согласно новому плану счетов на счете 99 “Прибыли и убытки“).

3. Документальное  оформление кассовых операций

      Поступление денег в кассу и выдачу из кассы  оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (приложения 1,2). Суммы операций записывают в ордерах  не только цифрами, но и прописью. Приходные  ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные - руководитель предприятия и главный бухгалтер. Заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером (приложение 3).

      Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (приложение 4).

      Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через копировальную бумагу на 2-х листах. Один лист отрывают, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами (приложение 5). Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

      Записи  в кассовую книгу производятся кассиром по каждому ордеру, сначала все  приходные, затем все расходные. Потом выводится остаток денег  в кассе, отрывной лист кассовой книги  с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

      Регистрами  учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса" и  ведомость № 1а по дебету счета 50. Журнал-ордер используют для фиксирования кредитовых оборотов; ведомость " 1а - дебетовых оборотов по счету 50. Записи проводят с расчленением операций по корреспондирующим счетам.

      Основанием  для бухгалтерских записей в  журнале-ордере № 1 и ведомости № 1а являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.

      Предварительно  первичные документы группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. При небольшом количестве операций в хозяйстве допускаются записи по итогам отчета кассира за 2-3 дня.

      В ведомости № 1а записи делают аналогичным  путем на основании отчетов кассира, только по их приходной части с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам.

      Остаток средств в кассе показывают в  ведомости только на начало года и  на конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных  целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира.

      Журнал-ордер  № 1 и ведомость 1а являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются  в виде тетрадей с вкладными листами  и открываются для учета кассовых операций на календарный год. Общий  кредитовый оборот из журнала-ордера № 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов.

      При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров. После сверки регистров обороты по счету 50 "Касса" разносят в главную книгу.

      Учет  денежных средств в кассе на основании  первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации приходных  и расходных ордеров ведется  в журнале-ордере № 1 по кредитовому  признаку, а дебет счета 50 "Касса" отражается в ведомости (приложение 6).

Рис. 1.1 Схема учета денежных средств на счете 50 "Касса".

2. УЧЕТ И  КОНТРОЛЬ ЗА ВЕДЕНИЕМ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ НА ООО «ЧИПРА»

1. Учет  денежных средств  в кассе.

      При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники, даже со значительным стажем работы допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций.