Реализация системы автоматизации кассовых операций в программной среде Microsoft Access

     Проанализировав все вышеперечисленные  достоинства, именно приложение  Microsoft Access было выбрано для разработки программы автоматизации кассовых операций.  
 
 
 
 

3.2.Руководство по работе с системой 

     Для загрузки системы необходимо двойным щелчком левой клавиши мыши запустить на выполнение файл Касса.mdb.

      После запуска системы на экране появится  таблица, где необходимо выбрать  раздел Формы и открыть «Главную» форму (Рис.4), которая выглядит следующим образом: 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     

    Рис.4. Главная форма программы 

     Главная форма содержит кнопки «Сотрудники», «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер», «Авансовый отчет», при нажатии на которые открываются соответствующие формы.  Кнопка «Кассовая книга» выводит книгу, где отображаются все совершенные операции. При нажатии на кнопку «Отчет за период» программа выводит отчет, где содержится дата совершения операции, табельный номер сотрудника, суммы полученных и израсходованных и оставшихся  денежных средств.

      Для внесения данных о сотрудниках нужно нажать на кнопку «Сотрудники». Появится экранная форма (Рис.5), позволяющая просматривать, добавлять и изменять данные о сотрудниках:

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   

  Рис.5. Сведения о сотрудниках

 

     На данной форме содержится вся информация о сотрудниках: ФИО, адрес, место рождения, должность, табельный номер, гражданство, подразделение и т.д. Нажатием на кнопки «Следующий» и «Предыдущий» можно просмотреть данные всех сотрудников. Кнопка «Новый» позволяет добавить нового сотрудника.

     Также существует возможность перехода на формы: «Приходный кассовый ордер» (Рис.6), «Расходный кассовый ордер» (Рис. 7) и «Авансовый отчет» (Рис. 8) без возврата к главной форме.  
 
 
 

 
 
 
 
 
 

   
 
 

     

       Рис.6. Приходный кассовый ордер

      

     Приходный кассовый ордер – это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации. Ордер содержит информацию о полученной сумме, дате получения средств, проводки по счетам, табельный номер сотрудника. Работа с меню данной формы осуществляется аналогично работе с формой «Сотрудники».

     Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы организации. 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

   
 

   Рис.7. Расходный кассовый ордер 

     На данной форме указывается  номер расходного ордера, сумма  выданных средств, проводки по счетам, дата выдачи средств, ФИО и табельный номер сотрудника.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Рис.8. Авансовый отчет

     Авансовый отчет — бухгалтерский документ типовой формы, подтверждающий расходование аванса, оформляющий использование полученных подотчетных сумм, составляемый и представляемый подотчетными лицами.

     На форме  «Авансовый отчет» содержится номер отчета, дата его составления, ФИО подотчетного лица, его табельный номер, подразделение, проводки по счетам.

     Для просмотра и редактирования  справочников «Должности», «Подразделения»  и «Справочник счетов»  следует  выбрать Таблицы  и на необходимом справочнике дважды кликнуть мышью (Рис. 9). 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Рис.9. Таблица «Должности» 

     Для формирования отчетов необходимо  зайти на Главную форму и  выбрать нужный вид отчета: «Кассовая книга» (Рис. 10) или «Отчет за период» (Рис.11).  
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Рис. 10. Кассовая книга

    

     Кассовая книга - форма для отражения операций с наличными деньгами, учитывающая все поступления и выдачи денег. В кассовой книге содержится приход, расход, суммы денежных средств, дата совершения операции, ФИО сотрудника, наименование документа, номер документа.

    Для вывода «Отчета за период» необходимо ввести начало и конец отчетного периода. После этого на экране появится отчет, который содержит суммы полученных и израсходованных денежных средств, остатки средств, дату совершения операции, табельный номер подотчетного лица.  
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 

    

      
 
 
 

   Рис.11. Отчет за период 
 

Для выхода из системы необходимо закрыть окно базы данных. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.3. Экономическая эффективность от внедрения программного продукта 

     Автоматизированные информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов. В условиях использования автоматизированных информационных технологий имеется возможность осуществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии. Это положение позволит практическую реализацию при объединении персональных ЭВМ в локальную сеть, ориентированную на АРМ.                

     В последние годы банковская система нашей страны переживает бурное развитие. Сегодня все больше банков делает ставку на информационные технологии. Интерес к развитию компьютеризированных банковских систем определяется не желанием извлечь сиюминутную выгоду, а, главным образом, стратегическими интересами. Вкладывая средства в программное обеспечение банки, в первую очередь, стремятся к удешевлению и ускорению своей рутинной работы и победе в конкурентной борьбе. Банковские компьютерные системы на сегодняшний день являются одной из самых быстро развивающихся областей прикладного сетевого программного обеспечения.

     В принципе, почти все задачи, которые возникают в ходе работы банка, достаточно легко поддаются автоматизации. Быстрая и бесперебойная обработка значительных потоков информации является одной из главных задач любой крупной финансовой организации. В соответствии с этим очевидна необходимость автоматизации банковской деятельности, позволяющей обрабатывать все возрастающие информационные потоки.

     Практика внедрения автоматизированных систем свидетельствует, что многим банкам приходится преодолевать серьезные  трудности  при попытке автоматизировать процесс проведения операций  и  методы  их обналичивания. 

     Большего эффекта от введения автоматизированных систем  можно достигнуть   путем   усовершенствования   технологии     проведения операций,   методологии   и    усовершенствования    процесса    их обналичивания, повышение контрольных свойств  последнего,  а  также благодаря  более  полному  удовлетворению  потребностей  управления необходимой информации.

     Кассовые операции не являются  особенно трудоемким участком  учета, но требуют значительных  затрат времени и внимания бухгалтера. Поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации по данному участку учета достаточно эффективно. Информацию о денежных средствах в кассе обычно обрабатывает кассир, который ведет кассовую книгу. Кассовая книга и отчеты кассира могут вестись автоматизированным способом. Алгоритм движения денежных средств предусматривает приходные, расходные операции, корреспонденцию счетов, а также получение выходных регистров бухгалтерского учета по конкретному счету. За счет внедрения разработанного программного продукта будет автоматизироваться учет движения денежных средств, что позволит значительно повысить достоверность информации и оперативность ее обработки.  Программа позволит полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности.

     К основным преимуществам внедрения программы автоматизации кассовых операций относятся:                         

-  повышение  качества обслуживания аппарата  управления информацией о производимых  кассовых операциях. Это предусматривает  автоматизированное выполнение  функций учета и анализа, а  также составление форм периодической отчетности;                                

  -   улучшение организации учета  и снижение его трудоемкости  за счет автоматизации      учетно-вычислительных функций, и как следствие, повышение производительности труда работников учетного аппарата.                                                   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

      С момента получения банком лицензии центрального банка на осуществление банковских операций банк может приступить к работе в качестве кредитной организации и выполнять те виды операций, которые перечислены в лицензии, а также иные виды операций и сделок, выполнение которых не требует получения лицензии. Основная деятельность банков связана с оказанием ими разнообразных финансовых услуг предприятиям и населению. Эти услуги включают выполнение банками операций, связанных, во-первых, с привлечением и хранением денежных средств клиентов (пассивные операции), во-вторых, с обеспечением расчетов между ними в процессе их текущей деятельности, в-третьих, с размещением привлеченных средств в операции по кредитованию клиентов и в ценные бумаги (активные операции) для получения доходов в целях выплаты клиентам, размещающим свои средства в банке, начисленных процентов на вложенные ими средства и поддержания жизнедеятельности банка.

     Одновременно банки выполняют  иные операции, связанные о удовлетворением  потребностей своих клиентов  в тех или иных финансовых  услугах, включая операции, обеспечивающие  страхование рыночных рисков  предприятий, налично-денежный оборот, оказание консультационных и информационных услуг и т.д.

     Таким образом, кассовые операции  коммерческих банков заключаются  не только в приеме и выдаче  наличных денег. Как известно, коммерческие банки являются  основным звеном банковской системы  государства. Под руководством ЦБ банки организуют и регулируют денежный оборот. При этом первичной является организация безналичного денежного оборота. Однако на уровне расчетов предприятий с населением, а также отдельных физических лиц между собой главенствующую роль, в силу своей распространенности, приобретают расчеты наличными деньгами. Большинство из них совершается без посредничества коммерческих банков, но в итоге конечным пунктом движения денежной наличности является касса банка. Таким образом, банк связывает наличный денежный оборот с безналичным и осуществляет контроль за кассовой работой своих клиентов. Это способствует упорядочиванию налично-денежного оборота. Кроме того, через систему коммерческих банков осуществляется налично-денежная эмиссия и обратный процесс - изъятие денег из обращения. В результате основной функцией кассовых операций банков (как и других блоков операций) является помощь ЦБ в осуществлении денежно-кредитной политики государства.