Реализация системы автоматизации кассовых операций в программной среде Microsoft Access

     Персональную  ответственность за полную сохранность  ценностей в кассах, состояние кассовой работы несут: управляющий, начальник отдела кассовых операций, главный бухгалтер, заведующий кассой, кассиры.

     Они обязаны обеспечить строгое  соблюдение правил совершения  эмиссионно-кассовых операций, осуществлять  контроль за своевременным оприходованием денег, поступивших в кассы, и перечислением денег из оборотной кассы сверх установленного лимита в резервные фонды[4]. 

2. Проектирование системы учета кассовых операций коммерческого банка

2.1. Бухгалтерский учет кассовых операций 

     Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3), кассовая книга (форма N КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 по согласованию с Министерством финансов РФ и введены в действие с 1 января 1999 г.

     Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

      Учет остатков и движения наличности  в российской валюте ведут  на следующих активных счетах второго порядка:

     20202   Касса кредитных организаций

     20206   Касса обменных пунктов

     20207 Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций

     20208  Денежные средства в банкоматах

     20209  Денежные средства в пути

     По дебету этих счетов записывают  суммы, увеличивающие, а по  кредиту - уменьшающие остатки. Корреспондентские связи названных выше счетов по типичным операциям с наличными денежными средствами в рублях показаны ниже.

1.  В  кассу банка поступили наличные  деньги на расчетный счет клиента: 

     Дебет 20202                                  Кредит 40702

2.  С расчетного счета клиента списана сумма денежных средств, выданных ему из кассы банка:

     Дебет 40702                                  Кредит 20202

3. Из  Расчетно-кассового центра в кассу  банка получены наличные деньги:

     Дебет 20202                 Кредит 20209

4.  Банком  получена выписка из Расчетно-кассового  центра о снятии суммы наличного денежного подкрепления с его корреспондентского счета:

     Дебет20209                                  Кредит 30102

5.  Из  кассы банка выданы наличные  деньги инкассаторам для доставки в Расчетно-кассовый центр:

     Дебет 20209                                Кредит 20202

6.  Из  расчетно-кассового центра банком  получена выписка о зачислении  суммы инкассированных наличных  денег на его корреспондентский  счет:

     Дебет 30102                                Кредит 20209

7.  Из  кассы банка выданы наличные  деньги для подкрепления кассы  филиала: 

     Дебет 20209                                 Кредит 20202

8.  С  корреспондентского субсчета филиала  сняты денежные средства взамен  выданных ему наличных денег:

     Дебет 30302                                Кредит 20209

9.  Из кассы банка в банкоматы выданы наличные деньги:

     Дебет 20208                                Кредит 20202

10.  По  договору с клиентом об оказании  инкассаторских услуг в кассу  пересчета банка поступили суммы инкассировании наличных денег:

     Дебет 40906                                Кредит 47422

11.  После  пересчета инкассированные наличные  деньги переданы в кассу банка:

     Дебет 20202                                Кредит 40906

12.  Инкассированные наличные деньги зачислены на расчетный счет клиента:

     Дебет 47422                                 Кредит 40702

13.  Из  кассы банка выданы наличные  средства в кассу обменного  пункта:

     Дебет 20206                                 Кредит 20202

14.  Обменным пунктом сданы в кассу наличные средства в рублях

         Дебет 20202                                 Кредит 20206

 

       Операции в иностранной валюте учитывают на всех балансовых счетах, где может согласно Правилам и указаниям ЦБ РФ фиксироваться движение данной валюты. В связи с этим бухгалтерией банка используется все приведенные выше активные счеты второго порядка: 20202, 20204, 20206 - 20209. Кроме названных счетов, для учета валютных кассовых операций используются активные счета: 20203 «Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте» и 20210  «Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в пути». Как видно из названий счетов, на них отражают остатки и движение дорожных чеков, а также ценных бумаг в валюте других государств [11], [13], [14].

     Синтетический учет операций  в иностранной валюте ведут  только в рублевом исчислении. Что касается аналитического учета, записи в его регистрах производят в двойной оценке: в разрезе видов иностранных валют и в рублевом эквиваленте по официальному курсу ЦБ РФ.

     В номер лицевого счета аналитического  учета включается единый трехзначный  цифровой код валюты. По усмотрению  банка аналитический учет валютных операций возможен в рублях по курсу Банка России и в иностранной валюте либо только в иностранных валютах.

    Следует помнить однако, что в  бухгалтерском балансе остатки  по валютным счетам отражают только в рублях по официальному курсу.

     В связи с тем, что официальный курю ЦБ РФ меняется ежедневно, остатки средств на счетах по учету наличной валюты и платежных документов переоценивают. При повышении курса формируются положительные курсовые разницы, при обратном положении - отрицательные. В первом случае бухгалтерия должна сделать записи по дебету счетов, предназначенных для учета наличной валюты и платежных документов 20202 - 20210) и кредиту пассивного счета 61306 «Переоценка средств в иностранной валюте - положительные разницы». При снижении официально котируемого курса валюты дебетуют активный счет 61406 «Переоценка средств в иностранной валюте - отрицательные разницы» и кредитуют счета 20202 – 20209. [5], [6], [7]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2.Краткая характеристика программных средств автоматизации кассовых операций

   

     В начале 90-х годов началось  зарождение отечественного рынка  экономических программ. Эти программы  начали рассматриваться как продукт,  товар, стали доступны небольшим  фирмам, бухгалтериям. Тогда же в  основном формируются юридически  самостоятельные коллективы разработчиков. Некоторые из них стали теперь преуспевающими, известными на всю страну компаниями.

        В настоящее время первый этап  развития рынка бухгалтерских  программ практически завершен. Сегодня уже сложно попасть  в число лидеров, не имея мощного инвестора, организованной команды разработчиков, менеджеров, маркетологов и сети поддержки. Многие пользователи уже понимают разницу между надежной, мощной, устойчивой в финансовом отношении фирмой-разработчиком и разработчиком-одиночкой (пусть даже гениальным), между фирменным отработанным «коробочным» продуктом с хорошей документацией, гарантированной поддержкой в самых дальних регионах и постоянно дорабатываемой кустарной узко профильной разработкой местного значения.

     Присутствующее сегодня на рынке финансово-экономическое прикладное ПО весьма разнообразно и неоднородно, что является результатом воздействия на его развитие трех доминирующих факторов:

- постоянно растущих требований потребителей;

- конъюнктурного мировоззрения подавляющего числа разработчиков;

- неустойчивостью нормативно-правовой среды [12].

     Сегодня ни один вид банковского бизнеса – инвестиционный, розничный, оптовый, универсальный – не обходится без ведения кассовых операций. Большинство кредитных организаций автоматизируют кассовые операции за счет использования встроенных в различные АБС модулей. Наиболее популярными среди коммерческих банков являются АБС следующих производителей: компании «Инверсия», «Кворум», «БИС» «1С», «Бизнес-ИТ» и др.

    Компания «Инверсия» является одним из лидеров на рынке систем дистанционного доступа. В комплексной автоматизированной банковской системе «БАНК ХХI ВЕК» автоматизация кассовых операций обеспечивается подсистемами «Кассовый офис», «Инкассированная денежная наличность» и программно-аппаратным комплексом «Кассовый центр».

  Основное назначение подсистемы «Кассовый офис» – комплексная автоматизация кассового офиса банка и сети его дополнительных офисов, работающих в режиме on-line на централизованной базе данных. Широкий спектр операций по обслуживанию физических и юридических лиц реализуется сотрудниками кассового офиса в рамках одной программы и единого интерфейса.

     Несомненным достоинством данной  подсистемы является то, что ее  возможности могут быть расширены за счет дополнительных модулей, обеспечивающих автоматизацию приема коммунальных платежей, а также работу с системами денежных переводов и платежей в режиме on-line.

     Имеется встроенный модуль «Операционная касса», ориентированный на выполнение работы с реестрами и проведение операций по завершению рабочего дня, на автоматическое отражение операций в «Главной книге» ядра АБС в реальном масштабе времени.  Кроме того, модуль позволяет автоматизировать работу по покупке/продаже слитков из драгоценных металлов физическим лицам. К функциональным возможностям модуля относятся:

• ведение каталога пользователей (возможность одновременной работы пользователей по технологии «операционист – кассир»);
• ведение справочников и каталогов (каталогов валют, купюр, типов пластиковых карт, справочников чеков и др.);
• настройка параметров системы и режимов работы (реквизиты банка, настройки для экспорта/импорта, режимы округления, варианты конверсионных переводов и др.);
• ведение каталогов курсов валют, включая кросс-курсы конверсии;
• получение отчетной документации и формирование отчетов в налоговую инспекцию;
• проведение операций по закрытию рабочего дня и др.

     Недостатком системы является лишь то, что затрачивается слишком много времени на файловый обмен данными с другими АБС [20]. 

      Компания «Кворум» занимается разработкой, внедрением и сопровождением корпоративных информационных систем.

     В АБС «Next»   имеется компонент «NEXT Кассовая книга», который поддерживает полную автоматизацию учёта наличных денег и ценностей по каждому кассовому работнику. Любая операция по приходу или расходу наличных денег, совершенная кассовым работником, автоматически изменяет остаток подотчётных ему наличных средств.  Компонент «Касса», используя электронные каналы и средства связи, позволяет в режиме on-line синхронизировать данные об операциях, совершаемых в удаленных кассовых подразделениях, постоянно иметь информацию об остатках наличных денег и ценностей, обмениваться информацией любого типа.

Основные  бизнес-процессы:

• совершение кассовых операций по приему и выдаче наличных денег и ценностей;
• авансирование и инкассация кассовых подразделений и организаций;
• валютно-обменные операции;
• передача наличных средств и ценностей между кассовыми работниками;
• прием инкассированной денежной выручки юридических лиц.