Реализация системы автоматизации кассовых операций в программной среде Microsoft Access

 

     В таблице «Сотрудники» ключевым полем является поле Табельный номер. Именно ключевое поле однозначно определяет каждую запись в таблице. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Если правильно заданы ключевые поля, то исключается возможность дублирования информации в базе данных. Данная таблица связана почти со всеми другими таблицами базы, что показано на схеме данных (рис.2). 

Таблица2

Подразделения. 

 

    Ключевым полем таблицы «Подразделения» является поле Код подразделения. Оно однозначно определяет номер каждого подразделения в системе. Данная таблица связана с такими таблицами, как  «Сотрудники», «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер», «Авансовый отчет».

Таблица3

Должности.

 

 

В данной таблице ключевым полем является Код должности. Таблица имеет связь 1:М с таблицей «Сотрудники». 

Таблица4 

Справочник  счетов. 

 

В таблице  «Справочник счетов» ключевым является поле № счета. Таблица связана с таблицами «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» связью 1:М. 

Таблица5

Приходный кассовый ордер. 

 

В данной таблице ключевыми являются поле Номер и поле Дата. Вместе они однозначно определяют каждую операцию. Имеются связи с таблицами «Сотрудники», «Подразделения», «Справочник счетов». 
 

Таблица6 

Расходный кассовый ордер 

 

В таблице  «Расходный кассовый ордер» ключевыми  являются поля Номер и Дата. Связи  данной таблицы аналогичны связям, имеющимся в таблице «Приходный кассовый ордер». 

Таблица7

Авансовый отчет. 

 

     В таблице «Авансовый отчет» ключевыми являются поля Номер и Дата. Имеется связь типа М:1 с таблицами «Сотрудники» и «Подразделения.

    Схема спроектированной базы данных, т.е. связи и отношения между сущностями показаны на схеме данных (рис 2). 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Рис.2. Схема базы данных 
 

     На основе данной схемы уже производится физическое проектирование системы.

     Все процедуры событий для системы хранятся в модуле форм (Рис.3). При создании первой процедуры события для формы Access автоматически создает модуль формы. Модуль формы представляет способ хранения в одном месте всего кода, который относится только к отдельной форме. Как правило, модули форм содержат только процедуры событий, но в них также могут храниться  подпроцедуры и функции.

 

Рис.3. Дерево программных модулей 

     «Главная» форма – форма, через которую осуществляется взаимодействие остальных форм и просмотр отчетов.

     Форма «Сотрудники» - форма для ввода, просмотра и редактирования справочников «Сотрудники», «Должности» и «Подразделения».

     Формы «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер» и  «Авансовый отчет» - формы для  ввода, редактирования и просмотра  справочников «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер», «Авансовый отчет» соответственно и выполнения проводок о выдаче/получении денежных средств в кассу. Пункты меню «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер» и «Авансовый отчет» также могут работать в нескольких режимах, а именно ввод, изменение и просмотр данных, поэтому блок-схемы технологического процесса для этих пунктов будут выглядеть аналогичным образом.

3. Реализация системы автоматизации кассовых операций в

программной среде Microsoft Access

   3.1. Обоснование выбора среды реализации 

    Современный рынок СУБД представлен большим количеством программных продуктов, из который наиболее многочисленными и мощными по своим возможностям являются такие пакеты, как Clarion Database Developer, DataEase, DataFlex, dBase IV, Microsoft Access, Microsoft FoxPro, Paradox R:BASE и др.

     Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

• доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;
• СУБД полностью русифицирована;
• возможность использования OLE технологии;
• интегрированность с пакетами Microsoft Office;
• визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;
• широко и наглядно представлена справочная система;
• наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.

    Существуют разные варианты использования Access с точки зрения архитектуры приложения. Иногда Access (файл MDB) используется просто как ядро, которое управляет данными, находящимися с таблицами. Access  позволяет использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат  путем импорта существующей таблицы базы данных, рабочего листа электронной таблицы или текстового файла, созданных приложениями MS-DOS или Windows, во внутренний формат базы данных Access (MDB). Естественно, что Access  может также экспортировать данные из таблиц базы данных формата MDB в любой формат, из которого можно импортировать данные.     Помимо файлов баз данных, Access может работать непосредственно с файлами электронных таблиц, текстовыми файлами, документами HTML, адресными книгами или импортировать данные из этих файлов и документов XML.

     Таким образом, MS Access, являясь СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичные для современных СУБД, разумнее всего использовать для разработки базы данных для учета кассовых операций.