Пути совершенствования организации и управления материально-техническим обеспечением (закупками) в деятельности ООО «Сервисная компания

 

К= Д – В          (3.1)

 

где Д – количество дней в году (365), дней;

В – количество выходных и праздничных дней (118), дней.

 

К = 365 – 118 = 247 дней

 

Годовой фонд рабочего времени одного работника до внедрения блока автоматизации закупок запасов 1С определяется следующим образом:

 

Фрв до = К*Т         (3.2)

 

 где К – количество календарных дней в году (247), дней;

Т – протяженность рабочего дня (8), часов.

Фрв до = 247 * 8 = 1976 часов

Тогда величина трудозатрат на поиск и подготовку документов за год определяется:

 

Тз до = Фрв * Ч         (3.3)

 

где Фрв – годовой фонд рабочего времени одного работника, часов;

Ч- количество работников, человек.

Трудозатраты шести работников департамента обеспечения составят:

 

Тз ДОП до =1976*6=11 856 человеко-часов

 

Однако, как отмечалось выше, после внедрения блока автоматизации закупок запасов 1С рабочий день работника департамента обеспечения составит 6 часов и тогда годовой фонд рабочего времени будет равен:

 

Фрв после = 247*6=1482 часов

 

Тз ДОП после = 1482 * 6 = 8 892 человеко-часов

 

Снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов определяется по формуле:

 

Стз = Тз до – Тз после        (3.4)

 

где  ТЗдо, ТЗпосле — соответственно величины трудозатрат работников до внедрения программного комплекса и после, человеко-часов.

Для департамента обеспечения производства общее снижение трудозатрат составит:

 

Стз ДОП=11856-8892=2964 человеко-часов

 

Такое снижение трудозатрат создает предпосылки для условного высвобождения одного работника департамента обеспечения производства, т.к. со всеми этими операциями смогут справиться за свой восьмичасовой рабочий день 5 работников.

Данный расчет сведен в Приложение  4. В результате анализа видно, что снижение трудозатрат составляет 25% рабочего времени.

В связи с расширением зоны ответственности департамента обеспечения производства, в частности запланированной передачей с 2015 года функций централизованного закупа для DOO «Borets Servise Serbia» запасных частей и материалов, с 2015 года в штат департамента обеспечения вводится дополнительная штатная единица. Соответственно если в течении 2014 года будет произведено внедрение блока автоматизации закупок запасов 1С в 2015 году можно будет сократить одну штатную единицу за счет перераспределения внутри департамента обязанностей отдельных менеджеров по закупкам. Т.е. не придется сокращать живого человека и не нести в связи с этим дополнительных затрат. На новую штатную единицу в 2015 году выделяется 614,4т.р. С учетом всех налоговых выплат, соответственно с учетом сокращения данной штатной единицы экономия в год составит 614,4т.р.

Наряду с экономией финансов по трудозатратам ожидается экономия и в связи с уменьшением складских запасов.

Например, сделаем расчет для системы с фиксированным размером заказа:

Итак, годовая потребность для сервисного предприятия в городе Юганск составляет 28 000 штук, издержки связанные с доставкой в расчете на одну поставляемую партию составляют 700 рублей. Годовые издержки хранения единицы товара – 6 руб. Изделие закупается в городе Ливны, время поставки 8 дней. Возможная задержка в поставках –  1 день. Количество рабочих дней в периоде 300.

В данном примере время поставки (8 дней) состоит из:

а) времени необходимого на обработку заказа, принятия решения и подготовки спецификации для размещения заказа поставщику в ООО «Сервисная компания Борец» - 2дня

б) времени необходимого самому поставщику в городе Ливны на доставку аппаратов направляющих в город Юганск – 6дней

При внедрении автоматизированных закупок запасов повлиять на время необходимое для поставки конкретному поставщику мы не можем, но сократить время обработки заказа, принятия решения и подготовки спецификации для размещения заказа поставщику мы просто обязаны.

Принимаем сокращение времени организационных процессов в ООО «Сервисная компания Борец» на 1день. На сегодняшний день процесс согласования проходит в «аналоговом» виде т.е. распечатывается лист согласования и последовательно собираются подписи всех ответственных лиц. При автоматизации закупок согласование будет в «электронном» виде. И соответственно может проходить параллельно в отличии от последовательного согласования при «аналоговом» виде согласования. Отсюда время поставки будет составлять 7дней.

Находим оптимальный размер заказа по формуле 3.5:

 

         (3.5)

 

Где qопт – оптимальный размер заказа, шт.;

С1 – издержки, (затраты на выполнение заказа), руб.;

С2 – затраты на хранение одной еденицы, руб.;

Q – годовая потребность в ресурсах данного вида, шт.

 

 

 

Оптимальный размер заказа не изменится т.к. изменяется только время поставки.

Рассчитываем величину гарантийного запаса по формуле 3.6:

 

 ГЗ = ОП max – ОП ;        (3.6)

 

Где ГЗ – гарантийный запас;

ОПmax – максимальное ожидаемое потребление за время поставки;

ОП – среднее ожидаемое потребление за время поставки (3.7).

 

ОП = Е * Д n  ;        (3.7)

 

Где Е – ежедневное потребление в штуках (3.8);

Дп – длительность поставки в днях.

 

E =  Q  ;

Tp          (3.8)

 

Где Тр – количество рабочих дней в году, дни.

 

Е = 28000  = 93.

300

 

Данная величина не изменится.

А вот ОП изменится:

 

ОПдо = 93 * 8 = 744 (шт.).

ОПпосле = 93 * 7 = 651 (шт.).

 

Соответственно должно измениться и максимально ожидаемое потребление за время поставки, рассчитываем его по формуле 3.9:

 

ОП max = E * Дn max ;        (3.9)

 

Где Дпмах – максимальная длительность поставки в днях, рассчитывается следующим образом (3.10):

 

Д n max = Дn + ∆ Д ;        (3.10)

 

Где ∆Д – возможная задержка поставки, дни.

Д n maxдо =  8 + 1 = 9 (дней).

Д n maxпосле =  7 + 1 = 8 (дней).

 

Отсюда следует, максимальное потребление за время поставки и гарантированный запас составят:

 

ОП maxдо = 93 * 9 = 837 (шт.)

ОП maxпосле = 93 * 8 = 744 (шт.);

 

ГЗдо = 837 – 744 = 93 (шт.);

ГЗпосле = 744 – 651 = 93 (шт.);

 

Определяем пороговый уровень запаса по формуле 3.11:

 

ПЗ = ГЗ + ОП = ОП max  ;       (3.11)

 

Где ПЗ – пороговый уровень запаса.

 

ПЗдо = 93 + 744 = 837 (шт.).    

ПЗпосле = 93 + 651 = 744 (шт.).   

 

Максимально–желательный уровень запаса для данной системы рассчитывается по формуле 3.12:

 

МЖЗ = ГЗ + q опт ;        (3.12)

 

Где МЖЗ – максимально–желательный уровень запаса.

 

МЖЗдо = 93 + 2556 = 2649 (шт.).  

МЖЗпосле = 93 + 2556 = 2649 (шт.).

 

Время расходования запаса до порогового уровня определяется (3.13):

 

Дпз = (МЖЗ – ПЗ)/ Е ;         (3.13)

 

Где Дпз – время расходования запаса до порогового уровня.

 

Дпздо =  (2649 – 837) / 93 = 19,48 ≈ 20 (день); 

Дпзпосле =  (2649 – 744) / 93 = 20,48 ≈ 21 (день);

 

Срок расходования запаса составляет (3.14):

 

Ср = q опт / E ;         (3.14)

 

Где Ср – срок расходования запаса.

 

Ср = 2556 / 93 = 27,48 ≈ 28 (дн.). (без изменений)

 

Эффективность на данном примере не очевидна, но только для производства, равномерно выпускающего новое оборудование для дальнейшей продажи. Т.к. ООО «Сервисная компания Борец» является ремонтной организацией расходование запчастей идет не равномерно и тогда снижение порогового уровня запаса оборачивается экономией денежных средств вложенных в запасные части к нефтяному оборудованию. Т.е. если раньше менеджер по закупкам должен был разместить заказ на аппараты направляющие при уменьшении их количества на складе до 837шт. то теперь он может ждать, когда пороговый уровень снизится до 744шт. И если на этом этапе у заказчика не будут выходить из строя насосы определенной модификации, то до нового заказа пройдет не один день, а минимум два. Соответственно позже будет оплата за поставленный товар. Так же снижение порогового уровня запаса повышает шанс принятия решения по перемещению запасов со склада одного предприятия на другое вместо закупа, что приведет к снижению складских запасов и как следствие к экономии денежных средств.

Прогнозируется снижение складских запасов после внедрения блока автоматизации закупок запасов 1С на 5%. На сегодняшний день складские запасы ООО «Сервисная компания Борец» составляют 270 000т.р. что при снижение складских запасов на 5% высвобождает денежные средства в размере 13 500т.р. Процентная ставка по банковскому кредиту для ООО «Сервисная компания Борец» на сегодняшний день составляет 11,4%. Отсюда экономия в связи с уменьшением складских запасов составит 1 539т.р. в год.

Из данных расчетов видно что несмотря на затраты в 2014 году на внедрение блока автоматизации закупок запасов 1С в размере 944т.р. в 2015г. будет получена прибыль в размере 1 957,4т.р. (экономия по фонду оплаты труда 614,4 плюс экономия в связи с уменьшением складских запасов 1 539т.р. минус текущие затраты 196т.р). То есть предприятие уже в 2015 году получит экономический эффект от сокращения трудозатрат после внедрения блока автоматизации закупок 1С более чем в 2 раза.

Сводные данные по экономической эффективности и окупаемости затрат по внедрению блока автоматизации закупок 1С  приведены в Приложении 5.

Итак, внедрение блока автоматизации закупок запасов 1С на ООО «Сервисная компания Борец» является эффективным инструментом для совершенствования эффективности управления запасами, снижения трудозатрат. Автоматизация этого процесса на ООО «Сервисная компания Борец» поможет ускорить процесс принятия решений с поставщиками и снизить стоимость управления закупками запасов, что в дальнейшем принесет предприятию прибыль.

 

Заключение

 

Организация и управление материально-техническим обеспечением (закупками) – это процесс управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными запасами. В настоящее время любое современное предприятие, как правило, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и хранение товаров, сырья и материалов.

Основной целью организации и управления материально-техническим обеспечением (закупками) является удовлетворение потребностей организации в товарах с максимально возможной экономической эффективностью.

Эта цель может быть достигнута при соблюдении следующих условий:

1) выдерживание обоснованных сроков  закупки запасных частей и материалов;

2) обеспечение точного соответствия  между количеством поставок и  потребностями в них;

3) соблюдение требований производства  по качеству материалов и запасных частей.

Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются:

• определение предмета (структуры) закупок;
• выбор поставщика;
• определение объема закупок;
• условия закупок.

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех сервисных подразделений.

ООО «Сервисная компания Борец» специализируются на оказании услуг в области эксплуатации, ремонта, обслуживания и проката нефтедобывающего оборудования.

Основными заказчиками ООО «Сервисная компания Борец» являются:  ОАО "НК "Роснефть"; ОАО "Газпром нефть"; ОАО "Сургутнефтегаз";  ОАО "ЛУКОЙЛ";  ОАО НК "РуссНефть";  ОАО "НГК "Славнефть".

Анализ основных технико-экономических показателей деятельности ООО «Сервисная компания Борец» позволил сделать вывод об увеличении хозяйственной деятельности предприятия. Так, выручка от продаж сервисных услуг увеличилась с 79 млн.руб. в 2010 году до 2469 млн.руб. в 2012 году. Однако, следует отметить достаточно высокий уровень затрат предприятия (в 2012 году – 96%), в результате чего рентабельность продаж сервисных услуг в 2012 году составила всего лишь 2,2%. Также стоит отметить, что предприятие в 2012 году стало прибыльным – чистая прибыль составила 55 млн.руб. (в 2010-2011 годах – было убыточным).

Организацией закупочной деятельностью ООО «Сервисная компания Борец» занимается департамент обеспечения, в котором принимаются решения о закупке, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д.

В ООО «Сервисная компания Борец» можно выделить следующие этапы организации процесса закупок:

1. Сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка насосного оборудования, доставки, хранения и т.д.

2. Выбор поставщиков.

3. Размещение заказов и их  реализация.

4. Организация делопроизводства  по учету товаров и расчетам  за приобретенные материалы.

5. Поддержание отношений с поставщиками и оценка их надежности.

Анализ закупок ООО «Сервисная компания Борец» показал, что большинство показателей улучшилось. Небольшое снижение имеет место по показателю доли товара, взятого с отсрочкой платежа.

В контексте оптимизации систем снабжения отдельно необходимо рассматривать автоматизацию процесса закупки. Процесс закупки является одним из бизнес-процессов, осуществляемых ООО «Сервисная компания Борец», и может быть оптимизирован за счет внедрения эффективных технологий управления и информационной поддержки.

Внедрение блока автоматизации закупок запасов 1С  на ООО «Сервисная компания Борец»  является эффективным инструментом для  совершенствования эффективности управления запасами, снижения трудозатрат. Автоматизация этого процесса на ООО «Сервисная компания Борец» поможет ускорить процесс принятия решений с поставщиками и снизить стоимость управления закупками запасов, что в дальнейшем принесет предприятию прибыль.