Пути совершенствования организации и управления материально-техническим обеспечением (закупками) в деятельности ООО «Сервисная компания

Таким образом, АВС-анализ предопределяет точное прогнозирование потребности в материалах, их физический контроль, надежность поставки и тщательный учет сохранности на складе предприятия. Это позволяет частично или полностью отказаться от запасов по многим ассортиментным позициям и производить закупки по мере необходимости. Поэтому знание группы, в которую входит тот или иной материал, оказывается чрезвычайно важной информацией для рационального управления логистическими процессами закупок.

Результаты АВС-анализа графически представляют кривой распределения Лоренца (рис. 1.3). По оси Х показывают долю данного вида материала в общем числе закупаемых материала (%), по оси У – долю стоимостной оценки годовой потребности в каждом виде материала в общей стоимости всех закупаемых материалов (%).

 

Рис. 1.3. Кривая распределения Лоренца

 

Анализ графика показывает, что:

• в группу А входят материалы, количество видов которых невелико  (15-20%), но на них приходится 70-80% общей стоимости закупаемых материалов. Это наиболее дорогие и значимые материалы, уровень запасов которых постоянно контролируют, поскольку их недостаток приводит к негативным финансовым последствиям. Закупки материалов данной группы требуют больших инвестиций, осуществляются регулярно и в оптимальном объеме;
• в группу В включаются материалы, количество видов которых составляет 15-50% от общего числа закупаемых материалов, а доля в общей стоимости – около 20%. Запасы этих материалов подвергаются обычному ежемесячному контролю, поскольку они имеют меньшую значимость в обеспечении бесперебойного снабжения производства. Закупки материалов данной группы осуществляются с фиксированным интервалом времени между заказами, как правило, один раз в месяц в объеме, необходимом для выполнения производственной программы за период;
• в группе С находятся материалы, количество видов которых велико  (до 50%), а доля в общей стоимости небольшая – 2-5%. Это дешевые, второстепенные материалы, объем закупок которых весьма значительный (исходя из полугодовой потребности), поэтому контроль уровня их запасов проводится один раз в полугодие.

В процессе текущего и оперативного планирования потребности в МР в физических единицах для выполнения заказа или производственной программы применяются следующие подходы: на основе традиционной системы планирования, на основе системы MRP и на основе JIT-технологии.

В традиционной системе используются следующие альтернативные методы планирования:

а) эвристический – ожидаемая потребность устанавливается на основе опыта логистического менеджера;

б) стохастический – ожидаемая потребность определяется с учетом прогноза спроса и потребления в прошлом периоде;

в) детерминированный – расчет потребности в МР начинается только при поступлении заказов потребителей с учетом объема заказа, нормы расхода материала и наличия его на складе. [15 c.215]

Выбор метода зависит от профиля фирмы, возможностей клиентов, наличия и вида складов, системы управления запасами.

При планировании потребностей в МР на основе MRP-системы используется следующая основная информация:

• основной график, где указывается объем каждого продукта, изготавливаемого в каждый период времени;
• ведомость спецификации материалов, в которой перечисляются материалы, необходимые для производства каждого продукта;
• учетная документация по запасам, где показано наличие материалов.

Спецификация материалов – это упорядоченный список всех составляющих, необходимых для производства конкретной продукции. Здесь показываются материалы, комплектующие изделия, а также последовательность, в которой они используются, Допустим, организация занимается сборкой компьютеров. Для каждой единицы компьютера требуется системный блок, дисплей и клавиатура. Готовый продукт имеет уровень 0, уровень 1 – это составляющие, из которых непосредственно можно собрать единицу уровня 0, составляющие уровня 2 используются для сборки составляющих уровня 1 и так далее. Часть спецификации материалов для сборки компьютера представлена на рис. 1.4.

 

 

Рис. 1.4. Часть спецификации материалов для сборки компьютера

 

 Процедура MRP состоит из следующих  шагов:

1. Использовать основной график  для определения валовой (общей) потребности в единицах материалов  для производства заказанного  объема продукции (уровень 0).

2. Вычесть любой уже имеющийся  запас и объем заказов, которые  должны поступить, и определить  чистую потребность в единицах материалов уровня 0. После этого составить производственный график, указав время начала работ, обеспеченных чистой потребностью.

3. Перейти на следующий уровень. Воспользоваться спецификацией  на материалы, чтобы преобразовать  чистую потребность предыдущего уровня и определить валовую потребность следующего уровня.

4. По очереди проанализировать  каждый материал после чего:

вычесть запас, имеющийся в наличии, и запланированные поставки, чтобы определить необходимый дополнительный объем материалов;

использовать время выполнения заказа и любую другую значимую информацию, чтобы определить объем заказов и время их размещения.

Если получились большие уровни материалов, вернуться к шагу 3.

5. Составить окончательное расписание  поставок материалов, добавив к нему любые необходимые требования.

Материалы – это только один ресурс, а организации требуется составлять графики и по другим ресурсам: персоналу, оборудованию, финансам, транспорту, а также по всем операциям цепи поставок. Для этого используется ERP-система, которая позволяет взаимодействовать с другими организациями при помощи EDI, Интернета и других инструментов электронного бизнеса. [18 c.117]

Технология JIT («точно в срок») предлагает иной способ планирования. Основной информацией для составления плана являются фактические и потенциальные заказы потребителей. Поэтому все виды деятельности организуются таким образом, чтобы они совершались в то время, когда необходимы. При использовании JIT-технологии продукция выпускается лишь в объеме, обеспечивающем сбыт, а материалы закупаются только в размерах, необходимых для удовлетворения спроса. В обратной форме эту систему можно свести к формуле: «производится только необходимая продукция, только тогда, когда это требуется, и только в заказываемом объеме». Условием применения данного подхода к планированию МР является наличие у предприятия надежных поставщиков, осуществляющих частые поставки материалов и меньшими партиями.

Успешное развитие JIT-технологии привело к созданию JIT II – нового инновационного типа отношений производителя/потребителя с поставщиком. Сущность таких отношений заключается в том, что представитель поставщика постоянно работает в компании-покупателе, участвует в размещении заказов, имеет полный доступ во все подразделения организации, к ее информационно-компьютерной системе, а также взаимодействует с проектировщиками новых товаров и техническим персоналом. Это способствует повышению степени интеграции с потребителем, обеспечивает более совершенные коммуникации, обоснованные цены и качество поставляемой продукции, а также снижение сроков исполнения заказа.

Результаты расчета потребности в закупаемых материалах и выводы АВС-анализа являются основой для разработки бюджета и программы закупок.

Важными задачами закупочной деятельности являются изучение внешней среды рынка поставщиков, выбор оптимального числа поставщиков и оценка работы потенциальных и реальных поставщиков. Организация может работать с единственным поставщиком. Этот вариант обеспечивает следующие преимущества:

• стремление добиться прочных взаимоотношений;
• ценовые скидки при размещении крупных заказов;
• более легкие коммуникации и меньший диапазон отклонений в характеристиках материалов и их поставках.

Обычно организации взаимодействуют с несколькими поставщиками одного и того же материала. Преимущества использования нескольких источников поставки материалов заключаются в следующем:

• конкуренция между поставщиками, приводящая к снижению цен;
• снижение вероятности сбоев в поставке;
• обеспечение доступа к большему объему информации;
• более легкое удовлетворение меняющегося спроса.

В логистике существует положение, что плохой поставщик может вызвать гораздо больше проблем, чем плохие материалы. Поэтому в большинстве организаций имеется база данных компетентных надежных поставщиков. Однако для нового продукта зачастую требуются и новые поставщики. Выбор поставщиков конкретного вида материальных ресурсов включает следующие действия: поиск потенциальных поставщиков, анализ выявленных поставщиков, оценку результатов работы с выбранными поставщиками и установление их рейтинга.

В процессе поиска источника закупок – потенциальных поставщиков – используются следующие способы:

1. Изучение рекламных материалов  в СМИ, Интернет и фирменных  каталогах.

2. Посещение выставок и ярмарок, торговых представительств, конгрессов и семинаров для установления прямых контактов.

3. Объявление конкурса (тендера).

4. Письменные переговоры между  поставщиком и потребителем.

5. Опрос общественного мнения (банки, торговые организации, аналитические  и информационные агентства, государственные органы надзора).

Поступающая информация позволяет провести анализ потенциальных поставщиков на основе балльного метода, применение которого подразделяется на следующие этапы:

а) определение основных критериев выбора, а среди них – конкретных измеримых свойств (параметров);

б) выбор принципов оценивания относительно каждого конкретного критерия и их измеримых свойств;

в) введение возможных весовых коэффициентов для отдельных критериев и параметров, поскольку не все они могут быть одинаково важными для предприятия;

г) расчет количества баллов, выставляемых каждому потенциальному поставщику.

Количество критериев может варьироваться от одного до несколько десятков. Все зависит от стратегических и тактических целей организации, которая сама определяет эти критерии. К числу важнейших критериев выбора поставщика относятся: цена и качество поставляемых материалов, условия и сервис, то есть надежность и стабильность поставок. Эти факторы влияют на прибыль производителя/потребителя. Кроме них, в анализе используют следующие параметры поставщика:

• время выполнения заказа и его стабильность;
• доля своевременных поставок и доля продукции, имеющейся в запасе;
• возможности складирования и экспедирования продукции;
• удобство размещения заказа и коммуникации;
• техническая спецификация и спецификация качества;
• прошлый опыт взаимодействия с поставщиком.

При получении одинаковых критериев у нескольких поставщиков и для обеспечения наиболее выгодных условий поставок могут использоваться дополнительные критерии:

• финансовые условия – способность поставщика предоставлять рассрочку платежа и ценовые скидки;
• дислокация (близость поставщика), послепродажное обслуживание и обучение пользователей;
• обеспечение оборудования запасными частями, возврат некондиционных товаров;
• наличие у поставщика резервных мощностей и складских помещений;
• конкурентоспособность и уровень используемой техники и технологии;
• уровень организации управления качеством продукции у поставщика;
• финансовая устойчивость поставщика, подтвержденная независимым аудитором;
• имидж (репутация) поставщика в глазах общественности, его доброжелательность, способность к сотрудничеству и длительным партнерским отношениям;
• уровень риска и отсутствие негативного влияния на окружающую среду;
• уровень квалификации сотрудников, их социальный статус, психологический климат в коллективе и риск забастовок у поставщика.

Результаты оценки поставщиков представляют в табличной форме (табл. 1.2).

Таблица 1.2

Выбор поставщика по балльному методу

 

Критерий оценки	Оценка, назначенная по соответствующему критерию (0-100 баллов)		Относительный вес критерия (%)	Общая взвешенная оценка (в баллах)
	Поставщик А	Поставщик В		Поставщик А	Поставщик В
Цена	90	65	35	31.5	22.8
Качество	50	75	25	12.5	18.8
Время поставки	60	80	15	9.0	12.0
Сервис	60	70	25	15.0	17.5
Итого				68,0	71,1