Пути совершенствования организации и управления материально-техническим обеспечением (закупками) в деятельности ООО «Сервисная компания

Специалисты отмечают, что компании мирового уровня проявляют глубокий интерес к производственному процессу своих поставщиков вплоть до оценки поставщиков своих поставщиков. На смену концепции традиционных отношений между покупателем и продавцом «на расстоянии вытянутой руки» приходит концепция тесного сотрудничества, долгосрочные контракты заменяют практику краткосрочных закупок, поскольку от эффективности закупок зависят экономические результаты деятельности предприятия. Закупки имеют стратегическое значение для организации, способствуют интеграции многих ее функций и достижению поставленных целей. Вклад закупочной деятельности можно оценить посредством анализа следующих функций: [17 c.255]

1. Доступ к внешним рынкам  и информированность – дает  возможность обеспечивать предприятие  информацией о новых технологиях, материалах и услугах, новых источниках  поставок и изменениях рыночных  условий. Это позволяет специалистам по закупкам делать более точные прогнозы и учитывать запросы других функциональных подразделений.

2. Управление взаимоотношениями  и их развитие – включает  решение проблем поиска, выбора, оценки и привлечения поставщиков  на раннем этапе разработок новых товаров и услуг, что способствует реализации идеи «сжатого времени», то есть быстрого выхода организации на рынок с новыми предложениями, обеспечивающими ее успех и лидерство.

3. Сокращение числа реальных  поставщиков и размещение у  них более крупных заказов – способствует повышению ответственности поставщика и качества продукции, снижению запасов МР и общих затрат, что приводит к росту рентабельности и производительности цепи поставок.

4. Международный стратегический  сорсинг (источник поставок) через Интернет и вступление в закупочные пулы, объединяющие продавцов и покупателей определенных, например промышленных, товаров.

5. Реализация глобальной стратегии  закупок, предусматривающей формирование  глобальной закупочной команды  в организации, обслуживающей потребителей по всему миру без отклонений по качеству и срокам поставок, с целью оптимизации степени удовлетворения потребителей. [15 c.209]

Организация закупок зависит от типа и размера компании. В небольшой организации за закупки МР отвечает один сотрудник, в средних и крупных компаниях – отдел закупок или снабжения, осуществляющий централизованные закупки. Выделяют два типа закупок: внутренние и внешние. Внутренние закупки предполагают приобретение материалов в различных подразделениях своей организации, внешние – у специализированных поставщиков на контрактной основе. Процесс организации внешней закупочной деятельности представлен на рис.1.1.

Внешний круг показывает последовательность событий при взаимодействии с поставщиками. Внутренний круг – показывает пять правил закупок, которые следует воспроизводить на всех этапах процесса поставки.

 

 

Рис. 1.1. Процесс внешних закупок

 

Основные цели закупочной деятельности:

• обеспечивать непрерывный поток материальных ресурсов и услуг, необходимых для деятельности предприятия с минимальным уровнем риска;
• развивать отношения с компетентными, оптимальными поставщиками;
• тесно сотрудничать с поставщиками по вопросам качества продукции и логистических услуг (складирование, упаковывание, транспортировка);
• поддерживать, по возможности, снижать инвестиции в запасы; обеспечивать возможность реализации форвардных закупок, а также поставок по системе JIT («точно в срок»); закупать МР с минимальными общими затратами путем достижения разумного компромисса между затратами на содержание запасов и экономии затрат, полученной за счет большего объема покупок; постоянно следить за рыночной конъюнктурой, планировать показатели закупочной деятельности и потребность в оборотном капитале; стремиться к упрочнению конкурентных позиций организации;
• добиваться достижения целей по закупкам с минимально возможными управленческими (административными) затратами.

Для обеспечения эффективной работы с поставщиками необходимо следовать рекомендациям специалистов (рис. 1.2).

 

 

Рис. 1.2. Принципы отношений с поставщиками

 

В настоящее время существует три основных типа организации закупок МР в зависимости от продолжительности и сложности: установившиеся закупки, модифицированные закупки (в которых меняется или поставщик, или параметры МР), новые закупки, вызванные потребностями нового внутрифирменного пользователя.

Процесс организации совершенно новой закупки осуществляется поэтапно в следующей последовательности:

1) стратегическое планирование закупок МР;

2) выбор стратегии и метода  закупок;

3) текущее и оперативное планирование  потребностей в МР на основе  заказа потребителей или производственной  программы: определение вида, объема  и срока закупки МР, времени  их оплаты, а также планирование условий поставок – цен, авансовых платежей, скидок, кредита, частоты закупок;

4) исследование рынка закупок  с целью определения потенциальных  поставщиков, а также затрат на  приобретение и доставку необходимых  МР;

5) оценка потенциальных поставщиков, выбор оптимального поставщика и разработка политики коммуникации (установление контактов с ним);

6) подготовка и размещение заказов  на закупку у конкретных поставщиков  на основе разовых контрактов, генеральных договоров на несколько  поставок, долгосрочных договоров и открытых контрактов, а также выбор каналов движения МР от поставщика к потребителю;

7) формирование бюджета, финансового  плана закупок материалов и  контроль их выполнения;

8) осуществление закупок и мониторинг  выполнения заказа – оплата, погрузка  и доставка МР от поставщика на склад предприятия с максимальным использованием грузовместимости транспорта и минимальными тарифами;

9) инспекция или входной контроль  качества закупаемых МР, соответствующего  спецификации, особенно при реализации  технологии «точно в срок»;

10) сопутствующий сервис – приемка, тарирование, складирование, хранение, транспортировка к цехам, участкам  и рабочим местам;

11) контроль запасов МР и своевременности  их пополнения;

12) контроль поставок, оценка выполнения  условий договоров по количеству, цене, качеству МР, срокам и параметрам сервиса поставок.

13) транспортировка возвратной  тары;

14) эффективное использование вторичных  материальных ресурсов;

15) определение показателей закупочной  деятельности. Для типовой неоднократной  закупки некоторые виды деятельности отсутствуют. [15 c.212]

Реализация процесса закупок сопровождается определенными затратами. Они складываются из затрат на выполнение операций цикла управления закупками:

 

Сзд = Сзак + Смр + Ссер ,       (1.1)

 

где Сзак – затраты на обработку заказов потребителей; Смр – расходы на приобретение и доставку МР; Ссер – сервисные затраты.

Оптимизация затрат в данном цикле – главная цель управления закупками. Английский специалист М. Кристофер утверждает, что «большая часть возможностей для сокращения затрат и/или повышения ценности связаны с взаимодействием партнеров по цепи поставок». Если организации, например поставщик и заказчик, длительно и успешно сотрудничают, появляется возможность образования стратегического союза или партнерства. В результате чего организации получают мощную комбинацию улучшенных технологий, позволяющих добиваться более совершенного партнерства с использованием электронного варианта ведения сделок и более положительного отношения общественности к партнерству.

 

1.3. Основные аспекты и показатели эффективности управления материально-техническим обеспечением (закупками)

 

Одним из основных аспектов управления материально-техническим обеспечением является стратегическое планирование, которое включает скрупулезный анализ материальных ресурсов, оценку рисков, разработку оптимальной стратегии и метода закупки. Для определения рисков на рынке поставок применяют следующие критерии: число поставщиков, их затраты, показатели рентабельности и мощности производства. Оценка риска дает возможность определить вероятность наступления самых лучших и самых плохих условий закупок. В процессе стратегического планирования закупок необходимо определить:

• какие материальные ресурсы требуются, время, когда они понадобятся;
• возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
• требуемые площади складских помещений и издержки на закупки.

Результаты ответов дают возможность выбрать конкретную стратегию из ряда следующих стандартных закупочных стратегий:

1) стратегия поиска материальных ресурсов в зависимости от количества поставщиков: один поставщик, два поставщика, множество поставщиков;

2) закупочные стратегии, учитывающие  объект закупки: закупка отдельных  элементов, либо закупка комплектов;

3) закупочные стратегии в зависимости  от географической зоны охвата: локальные, внутригосударственные и глобальные закупки;

4) стратегии, учитывающие размещение  поставщика: внешние либо внутренние  поставщики;

5) стратегии, учитывающие время  поставки:

поставки на склад предприятия, ведущие к появлению запасов;

поставки в режиме JIT («точно в срок») – закупка МР к моменту их непосредственного использования в производстве;

6) стратегии, учитывающие время  оплаты МР:

форвардные сделки – приобретение МР вперед с отсрочкой поставки, что позволяет организации застраховать себя от повышения цен в будущем;

стратегия осреднения цены – закупки осуществляются с фиксированными в году интервалами (например, один раз в квартал) по цене средней за интервал.

В соответствии с избранной стратегией определяют метод закупок. Сравнительный анализ методов закупок представлен в табл. 1.1.

 

 

 

 

 

Таблица 1.1

 

Сравнительный анализ методов закупок материальных ресурсов

 

Наименование	Сущность	Преимущества	Недостатки
1	2	3	4
Закупка по долгосрочному контракту	Частные поставки МР по мере необходимости в производстве	Ускорение оборота капитала, снижение уровня запасов до нулевого	Жесткие требования к качеству МР, срокам и объемам поставки
Оптовые закупки	Поставка МР большой партией за один раз	Торговые скидки, гарантия поставки всей партии, упрощение документооборота	Большая потребность в складских помещениях, рост запасов и затрат
Регулярные закупки	Поставка МР мелкими партиями в течение заданного периода	Ускорение оборота капитала, экономия площади склада	Рост затрат и вероятность заказа избыточного количества МР
Оперативные закупки по котировочным ведомостям	Поставка недорогих, часто используемых МР заданного объема	Ускорение оборота капитала, своевременность доставки, снижение затрат на хранение МР	Постоянный контроль уровня запасов МР
Закупка с немедленной сдачей	Поставка редко используемых МР различными поставщиками	Своевременность и точность поставки Снижение затрат на хранение	Рост затрат, связанных с детальным оформлением документов при заказе

 

Одним из главных критериев выбора оптимальной стратегии и метода закупок является принцип минимизации затрат на закупки МР и содержание складских запасов. Для его реализации специалисты предлагают использовать базовую модель АНМ, которую разработали американские ученые Arrow, Harris, Marshak в 1915 году. Она предназначена для определения оптимального объема поставки материалов и количества поставок в году. Данная модель базируется на принципе минимизации общих годовых затрат, которые складываются из постоянных (на закупку) и переменных (на обслуживание складских запасов МР). Функция общих затрат записывается в виде следующего уравнения:

 

ТС (Q) = М / Q К + 0,5 Q Р (r + l) / 100,     (1.2)

 

где Р – цена единицы материала, ден. ед.; n – количествово поставок в году, партий; М – годовая потребность в материале, физ.ед.; К – постоянные расходы на приобретение партии материалов, ден. ед.; Q – объем партии поставки материалов – это постоянное количество материалов, которое нужно закупать через равные промежутки времени, физ.ед.; l – норма расхода на хранение материала, %; r – альтернативная стоимость хранения материалов на складе, равная ставке банковского процента по депозиту, %.

В результате дифференцирования данной функции получают оптимальный объем поставки (или заказа) материалов:

 

     (1.3)

 

Тогда количество поставок в году составит

 

n = M / Qопт .           (1.4)

 

Важнейшим фактором, наряду с затратами на приобретение и доставку ресурсов, является фактор времени. Поэтому сегодня во всем мире наблюдается возрастающий интерес к стратегии закупок в режиме JIT («точно в срок»). Они требуют более частого размещения заказов у надежных поставщиков и, соответственно, более частых поставок продукции. Поэтому одним из условий реализации стратегии JIT является требование производителя хранить определенный запас материалов на складах поставщика, находящихся поблизости от предприятия. Это приведет не только к снижению затрат закупочной деятельности, но и общих логистических затрат деятельности всей цепи поставок.

Современные методы управления закупками используют принцип (правило) В. Парето 20/80, согласно которому 20% объектов обеспечивает примерно 80% результата, поэтому управленческие ресурсы должны быть направлены на эти важные объекты. В логистике применяется более широкая трактовка данного принципа, на основе которого разработана модель АВС-анализа. Сущность данного метода заключается в дифференциации всей номенклатуры закупаемых материалов по степени распределения их общей стоимости на группы А, В и С. В процессе АВС-анализа определяется количественная и стоимостная структура потребности в закупаемых материалах и выявляются резервы повышения эффективности закупочной деятельности, например, сокращение величины запасов материалов.