Пути совершенствования организации и управления материально-техническим обеспечением (закупками) в деятельности ООО «Сервисная компания

Рассмотрим подробнее одно из наиболее актуальных направлений развитие бизнес процессов — «Бизнес процесс закупок», который обеспечит реализацию таких важных на предприятии функций как создание программного комплекса для сбора, консолидации и обработки заявок по закупке материальных и нематериальных ресурсов, а так же создание оптимального плана закупок, документальная поддержка (тендерная документация, договора), согласование поставок (партии, сроки и т. д.), мониторинг поставок и т. д.

Автоматизировать процесс закупок возможно с помощью:

Электронные формы заявок — заказа на покупку чего–либо. Формы, очевидно, могут быть достаточно «хитрыми» с различными подсказками тем самым уменьшая вероятность ошибки на этапе заказа.

Формализация движение заявки, ее утверждения у нужных ролей, которые организует все необходимые оповещения и обеспечит необходимый уровень безопасности и аудита.

Отчетность (благодаря формализованному процессу). Которая позволит более качественно принимать решения и анализировать текущую ситуацию.

В целом, процесс изображен на рисунке 3.1.

Рис.3.1. Процесс автоматизации закупок

 

В системе управления закупками выделяются следующие основные блоки (модули):

1. Модуль управления закупками.

Сбор и ранжирование заявок на закупки, автоматическое определение потребности в закупке, в зависимости от остатков на складе и заказов, отдавая приоритет заявкам, проверка на бюджетные лимиты, создание графиков закупок, определение оптимального поставщика, контроль и мониторинг осуществления закупок.

2. Модуль (система) управления тендерными закупками (может применяться в компании автономно, как отдельная система для осуществления тендеров в компании).

Может применяться автономно для осуществления тендеров в компании.

Размещение информации о проведении тендера (квалификационных требований, например, в формате анкет, краткого описания тендера) в интернете и/или оповещение поставщиков о проведении тендера (круг поставщиков может быть как узким, только для определенных поставщиков, так и широким) по электронной почте, сбор документов от поставщиков, их анализ, сбор статистики по проведенным тендерам. Дополнительные вопросы, изменения уточнения производятся по электронной почте.

3. Отчетно-аналитический блок.

Отчетно-аналитическая информация может быть представлена по любому спектру в наиболее удобном для аналитической работы формате, например: списочные формы, календарно-сетевые диаграммы, средства визуализации причинно-следственных связей (обеспечивают наглядное представление и декомпозицию зависимостей для моделей целевых показателей и их рычагов, декомпозицию бизнес процессов и схем делегирования полномочий и другие задачи построения и анализа иерархий), средства многомерной табличной и графической визуализации для анализа данных (которые обеспечивают табличную и графическую декомпозицию информации), средства для построения отчетов в комплексных форматах (включая графику, таблицы, списки, геопредставления и т. д. в один документ).

Отчеты могут быть созданы: по запросу, автоматически по расписанию или возникшему событию, по заранее заданным параметрам и областям.

Система управления закупками может быть встроена в систему бюджетного управления, либо работать автономно. Осуществляется интеграция с другими ИС, например, с 1С.

Рассмотрим процесс закупок организации. Бизнес-процесс запускается системой автоматически в первый понедельник каждого месяца, а также может быть запущен главным инженером вручную.

Прежде всего, главный инженер определяет номенклатурные позиции и количество закупаемой продукции исходя из имеющихся на складе на текущий момент товарных запасов и прогнозируемого объема ремонтов.

Затем система ставит задачу руководителю департамента обеспечения. Он должен составить документ «План закупок» с указанием поставщиков, у которых планируется приобрести товары, закупочных цен, а также договоров поставки, в рамках которых будет производиться отгрузка продукции, если они заключены и являются действующими.

Следующая задача ставится генеральному директору, который должен ознакомиться с планом закупок, а затем утвердить или отклонить его.

В зависимости от того, утвердил ли генеральный директор план закупок, бизнес-процесс движется по одной из двух ветвей («Да» или «Нет»). Если документ не утвержден, задача «Сформировать план закупок» будет поставлена руководителю департамента обеспечения повторно.

В случае утверждения плана руководителю департамента обеспечения получает задачу связаться с поставщиками и отправить им заявки на закупку товаров.

Далее система ставит задачу руководителю департамента обеспечения получить от поставщиков подтверждения о возможности отгрузки запасных частей и материалов для основного производства. Если все поставщики подтвердили заявки, процесс продолжит движение дальше по ветке «Да». Если не все заявки были подтверждены, руководителю департамента обеспечения будет повторно поставлена задача «Сформировать план закупок».

Дальше система движется по двум ветвям, задачи которых выполняются параллельно. На одной ветке производится проверка наличия действующих договоров с поставщиками. Если все договоры введены в систему, процесс продолжает движение по ветке «Да». В случае если хотя бы один договор отсутствует, процесс движется по ветке «Нет» и запускает экземпляры вложенных бизнес-процессов «Согласование договора», в рамках которых заключаются новые договоры поставки. При этом процесс «Закупка» приостанавливается. Он возобновится лишь тогда, когда завершатся все вложенные процессы.

Менеджеру департамента обеспечения ставится задача сформировать в системе «Заказы поставщикам».

Служебная задача выполняется системой автоматически. В данном случае она необходима, потому что была использована точка условия, и количество веток бизнес-процесса увеличилось, а в точку слияния должно попасть столько же стрелок, сколько вышло из точки разделения.

Если по одному или нескольким «Заказам поставщикам» необходимо внести предоплату, система запускает экземпляры вложенных бизнес-процессов «Заявка на ДС (безнал)». Бизнес-процесс «Закупка» будет продолжен только тогда, когда все счета поставщиков будут переданы на оплату.

Система ставит менеджеру департамента обеспечения задачу получить уведомления об отгрузке товара поставщиком. После того, как все поставщики сообщат об отгрузке товаров со своего склада, бизнес-процесс «Закупка» завершится.

Рассмотрим плюсы и минусы внедрения автоматизированных процессов в производство, в частности автоматизированный процесс закупок.

Благодаря технологиям информационных систем предприятие может обладать следующими основными преимуществами:

1.Повышение эффективности и  снижение уровня затрат за счет упрощения процессов закупок и высвобождения времени сотрудников службы закупок.

2. Более легкий и быстрый доступ  к наиболее важным данным в  режиме реального времени способствует  принятию обоснованных решений.

3.Сокращая время на административную и тактическую деятельность в процессе поставок, дает возможность работникам уделять больше времени стратегическим инициативам и работе с важными поставщиками и основными проектами по поставкам.

4. Системы позволяют контролировать  расходы в масштабах всего предприятия.

Несмотря на указанные выше преимущества, автоматизированные процессы имеют и недостатки. Самым значимым недостатком является целесообразность применения только в условиях крупных закупок. Так же минус любого автоматизированного процесса комплекса то, что приходится держать в штате сотрудников специалиста являющегося компетентным в данной программе, работа которого зачастую не дешева.

Для решения всех вышеперечисленных задач предлагается произвести внедрение программного блока автоматизации закупок запасов 1С. И заключить договор подряда с отделом автоматизации ООО «ПК Борец», который будет определять этапы работ и на основании которого будут составляться конкретные планы проведения работ на предприятии, а именно:

- план внедрения блока автоматизации закупок запасов 1С;

- план–график проведения пуско-наладочных  работ.

В состав затрат предприятия на внедрение блока автоматизации закупок запасов включаются капитальные (единовременные) и текущие затраты. Общие капитальные затраты включают в себя следующие:

- на приобретение и освоение  программного обеспечения;

- на обучение персонала.

Затраты на приобретение программного обеспечения сведутся к приобретению блока автоматизации закупок запасов 1С разработанного ООО «ПК Борец».

Проект внедрения блока автоматизации закупок запасов 1С будет проходить в течении определенного периода времени и за это время необходимо будет обеспечить подготовку группы специалистов ( произвести их обучение работе с программным продуктом ) департамента обеспечения производства в количестве 6 человек и их обучение входит в стоимость приобретения блока автоматизации закупок запасов 1С. Общая сумма затрат представлена в таблице 3.1

Таблица 3.1

Общая сумма затрат на внедрение блока автоматизации закупок запасов

Статья расхода	Стоимость, тыс.р.
Приобретение программного обеспечения	860
Пуско-наладочные работы	84
Подготовка специалистов	-
Итого капитальные вложения	944

 

Текущие затраты представляют собой сумму затрат, связанных с эксплуатацией блока автоматизации закупок запасов 1С. Они включают амортизационные отчисления и непредвиденные расходы.

Срок полезного действия блока автоматизации закупок запасов 1С определим равным пяти годам. Следовательно, ежегодная норма амортизации будет равна 20%. Непредвиденные расходы на дополнительные консультации и вызов специалистов составят 24 тыс. руб.

Результаты прогнозирования текущих затрат приведены в таблице 3.2.

 

Таблица 3.2

Прогноз текущих затрат на внедрение блока автоматизации закупок запасов

Статья	Сумма, тыс.р.
Амортизационные отчисления	172
Непредвиденные расходы	24
Итого текущие затраты	196

 

Автоматизация закупок запасов позволит экономить средства за счёт сокращения трудозатрат на обработку документов, поможет быстро и легко иметь доступ к необходимой информации, а также поможет увеличить скорость принятия решений закупщиком и снизить стоимость управления запасами.

 

3.2. Экономическая эффективность предложенных мероприятий по совершенствованию организации и управления материально-техническим обеспечением в ООО «Сервисная компания Борец»

 

При оценке экономической эффективности предложенных мероприятий по совершенствованию организации и управления материально-техническим обеспечением в ООО «Сервисная компания Борец» первоначально необходимо произвести расчет чистого дохода (ЧД). ЧД характеризует накопленный эффект за расчетный период. Суммарный ЧД за весь расчетный период представляет собой сумму эффектов за каждый шаг расчета (временной период) и определяется на основе расчета финансовых потоков.

Главный экономический эффект от внедрения средств автоматизации заключается в улучшении экономических и хозяйственных показателей работы предприятия, в первую очередь за счет повышения оперативности управления и снижения трудозатрат на реализацию процесса управления, то есть сокращения расходов на управление. Для ООО «Сервисная компания Борец» экономический эффект выступает в виде экономии трудовых и финансовых ресурсов, получаемой от:

- снижения трудоемкости расчетов;

- снижение трудозатрат на поиск  и подготовку документов;

- сокращения служащих предприятия.

На основании данных фотографии рабочего времени менеджера по закупкам его восьмичасовой рабочий день проходит за выполнением конкретных операций, из них:

- на подготовку закупочных спецификаций  затрачивается 2 часа 30 минут;

- на сверку расчетов с поставщиками за полученный товар – 1 час 30 минут;

- на анализ фактических накладных  расходов уходит 2 час;

- на обработку отгрузочных документов  – 2 час;

После внедрения блока автоматизации закупок запасов 1С значительно снизится время следующих операций:

- подготовка закупочных спецификаций  составит 1 часа 30 минут;

- анализ фактических накладных  расходов – 1 час 15 минут;

- обработка отгрузочных документов  – 1 час 45 минут;

Таким образом, после внедрения данного программного комплекса рабочий день менеджера по закупкам составит 6 часов.

Количество календарных дней работы предприятия определяется по формуле: