Дебиторская и кредиторская задолженности организации и ее анализ

Цель мониторинга - объективная, очищенная от эмоций оценка состояния объекта мониторинга, происходящих с ним изменений и их причин на каждом этапе его жизненного цикла как основа для корректирующих воздействий. Само понятие мониторинга стало использоваться в экономической науке сравнительно недавно, лишь в последние несколько лет, поэтому четкого определения экономического мониторинга в настоящее время не сформулировано. Сложность формулировки понятия "мониторинг" связана также с принадлежностью его как к сфере науки, так и к сфере практики. Он может рассматриваться и как способ исследования реальности, используемый в различных науках, и как способ обеспечения сферы управления различными видами деятельности посредством представления своевременной и качественной информации.

 Английское слово "monitoring" означает "наблюдение, процесс отслеживания происходящего, фиксация увиденного". В общем виде мониторинг определяют как "постоянное наблюдение за каким-либо процессом с целью выявления его соответствия желаемому результату или исходному положению". Основные сферы научных исследований, проявляющие интерес к мониторингу, - экология, биология, социология, педагогика, экономика, психология, теория управления. Вместе с тем степень изученности и использование этого понятия в различных сферах деятельности неравнозначны. Так, можно говорить об определенном уровне зрелости в решении проблем мониторинга как на прикладном, так и на теоретическом уровне в экологии. Здесь понятие мониторинга определено и принимается большинством научного сообщества, достаточно глубоко проработан его методологический аппарат, созданы средства измерения, адекватные поставленным задачам, существует отлаженная система реализации мониторинга, включающая сбор, хранение, обработку и распространение получаемой информации, статус его закреплен на законодательном уровне. Семантический анализ определений мониторинга в экологии, педагогике, медицине, юриспруденции, социологии и психологии позволяет выделить основные составляющие этого процесса: непрерывное наблюдение; оценка и прогнозирование; определение показателей, позволяющих поставить диагноз; система сбора, хранения и обработки информации.

 Присутствие всех этих компонентов обеспечивает своевременное предупреждение неблагоприятной ситуации. Все рассмотренные определения мониторинга, абстрагируясь от области их применения, можно разделить на две группы в зависимости от их связи с управлением: определения, которые предполагают включение в понятие мониторинга активного управленческого компонента. Это заключается в прямом непосредственном вмешательстве в управление с целью моделирования желаемых параметров объекта мониторинга на основе текущего развития событий; определения, предполагающие пассивную роль мониторинга в управлении.

 Пассивная роль подразумевает так называемый ситуационный менеджмент, т.е. управление по "узким местам". К этой группе относятся определения мониторинга в медицине, психологии, а также часть определений экологии и социологии.

 В системе управления дебиторской задолженностью, как и в любой другой системе, выделяют управляющую и управляемую подсистемы, которые соответственно представлены субъектами и объектами управления. К объектам управления следует отнести непосредственно расчеты с дебиторами по товарным операциям (МРДТ). Субъекты управления – службы и органы управления, которые используют единые приемы, характерные для управленческой деятельности в целом, и специфические методы целенаправленного воздействия на объект.

 Согласно функциональному подходу к управлению Анри Файоля управлять - значит прогнозировать, планировать, организовывать, руководить командой, координировать и контролировать. Управление дебиторской задолженностью по товарным операциям предполагает решение следующего комплекса задач (рис.3.1). Сравнительный анализ литературы по вопросам мониторинга позволил сформулировать понятие МРДТ, под которым мы понимаем систему комплексного непрерывного наблюдения, анализа и представления информации о количественных и качественных параметрах дебиторской задолженности, обеспечивающую возможность оперативной подготовки достоверных прогнозов, а также придания дебиторской задолженности желаемых параметров (посредством своевременных управленческих решений).

Функции       Задачи

Рис.3.1 Взаимосвязь функций и задач управления дебиторской задолженностью

Применительно к расчетам с дебиторами, на наш взгляд, равноправное положение среди приведенных занимают функции учета и анализа (рис.3.2)

Функции      Задачи

Рис.3.2 Функции учета и анализа и соответствующие задачи управления дебиторской задолженностью

 Объектом этого мониторинга является вся совокупность реализуемых конкретным хозяйствующим субъектом взаимоотношений с покупателями и заказчиками. Данный объект можно отнести к категории сложных в силу большой подверженности влиянию внешних факторов и неоднородности этой группы дебиторов. Причем неясно, какой из факторов спровоцировал изменение, поэтому отличительной особенностью МРДТ является его комплексный характер, так как отслеживаются не только величина, но и структура, динамика, качественные характеристики объекта мониторинга, их взаимосвязи. Объект МРДТ поддается измерению либо напрямую (с использованием системы общепринятых критериев или индикаторов), либо опосредованно (с привлечением технологий научного исследования). Для того чтобы МРДТ успешно мог применяться в практике отечественных предприятий, необходимо разработать механизм мониторинга. По аналогии с финансовым механизмом можно выделить следующие элементы механизма мониторинга расчетов с дебиторами: нормативно-правовое обеспечение (законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, приказы и письма министерств и ведомств и т.д.) (6, с.18; 7, с.10); информационное обеспечение (учетные и внеучетные данные о дебиторах и расчетах с ними); ресурсное обеспечение - субъекты МРДТ (планово-экономический отдел, бухгалтерия, юридическая служба, отдел маркетинга и ценообразования, служба сбыта, служба внутреннего аудита, руководство), техническое обеспечение (компьютерное и программное) и финансовое обеспечение; организационно-экономическое обеспечение - методическое (принципы учета расчетов, приемы обработки информации, методики анализа дебиторской задолженности, методы прогнозирования, способы контроля и т.д.) и инструментальное (формы расчетов, виды сделок, например факторинг, цессия и т.п., рабочий план счетов, графики документооборота, должностные инструкции, порядок взаимодействия субъектов, процедуры контроля, система показателей оценки дебиторской задолженности и т.д.).

 Изучение понятия МРДТ позволяет выделить его следующие функции: познавательная, или информационная, функция позволяет получить документированные знания о состоянии задолженности дебиторов и произошедших в нем изменениях путем сбора, накопления, систематизации и обработки информации в рамках хозяйственного учета; контрольная функция дает возможность проводить в ходе мониторинга комплексный контроль за соблюдением действующего законодательства, работой конкретного подразделения или службы организации, а также совместной работой всех отделов. МРДТ призван обеспечить правильную оценку ситуации. В рамках реализации этой функции в организации должна быть разработана и внедрена система раннего обнаружения отклонений в ходе хозяйственных процессов и выполнения управленческих решений, а также созданы методики проведения мероприятий, направленных на корректировку неблагоприятных явлений; аналитическая функция, с помощью которой можно выявить влияние отдельных хозяйственных операций на финансовое состояние организации, провести глубокую и всестороннюю оценку результатов деятельности и предупредить финансовые риски.

Рис.3.3 Взаимосвязь функций МРДТ с его задачами:

1 - учетная информация  по запросам. 2 - проверка достоверности  учетной информации и соответствия  хозяйственной деятельности и  ее учета нормам бухгалтерского  законодательства и хозяйственного  права. 3 - сигналы об отклонениях от норм, планов или о негативной динамике показателей 4 - выявление причин, вызвавших отклонения, оценка влияния факторов на сложившиеся показатели; выявление тенденций развития и резервов улучшения показателей. 5 - определение контрольных точек для оперативного контроля.

 Учет является источником преимущественно количественной информации для анализа и контроля. Взаимодействие учета и контроля позволяет выявить отклонения от плановых параметров дебиторской задолженности. Таким образом, мониторинг представляет собой более высокую организационную систему по отношению к учету, анализу и контролю.

Мониторинг является частью системы управления, способствующей принятию эффективных и своевременных управленческих решений (рис.3.4).

Рис.3.4. Взаимосвязь функций МРДТ с функциями управления задолженностью:

1-проектная документация, бизнес-планы, штатное расписание, должностные  инструкции и т.д.; 2 - нормативно-плановая  информация; 3 - информация оперативного учета и сигналы об отклонениях от плана и нормативов; 4 – оперативные управленческие решения корректирующего характера по сигнальным точкам; 5 - учетно-аналитическая информация, которая может являться базой для принятия тактических и стратегических решений; 6 - внесение изменений по результатам ретроспективного анализа и контроля.

 Создание механизма МРДТ для решения задач управления организацией не означает ослабление содержания самостоятельных функций учета, контроля и анализа, а более четко отражает наличие тесных информационных связей между всеми функциями управления и является дополнительным средством защиты интересов собственников и инвесторов. Несмотря на изученность каждой составляющей механизма МРДТ, вопросам взаимодействия учета, анализа и контроля в рамках единой системы уделяется недостаточное внимание. Результатом этого является отсутствие единой информационной базы по расчетам с дебиторами, т.е. наряду с дублированием одной информации наблюдается дефицит другой. Особенно это проявляется в период сближения российского бухгалтерского учета с МСФО.

3.2. Пути оптимизации  кредитной задолженности на предприятии ОАО НПП «ВНИИГИС»

По результатам анализа состава, структуры и динамики кредиторской и дебиторской задолженности ОАО НПП «ВНИИГИС» можно сделать вывод, что в целом ситуация в сфере осуществления платежно-расчетных отношений предприятия с его дебиторами и кредиторами не представляет существенной угрозы стабильности финансового состояния предприятия. Тем не менее, динамика роста и кредиторской, и дебиторской задолженности свидетельствует о необходимости пристального внимания руководства к организации платежно-расчетных отношений. Чтобы избежать проблем при проведении проверки, предприятие должно иметь полную документацию, подтверждающую правильность отражения по соответствующим статьям баланса остатков задолженности, обосновывающую причины образования задолженности, реальность ее получения (акты сверки расчетов или гарантийные письма, в которых должники признают задолженность). Очень важно следить за сроками задолженности по каждому дебитору и кредитору в отдельности и своевременное принятие мер для погашения или взыскания задолженности, чтобы не пропустить срока исковой давности в случае необходимости взыскания задолженности в судебном порядке, а так же чтобы иск не подали на рассматриваемое предприятие. Несмотря на то, что ситуация на рассматриваемом предприятии достаточно благополучна с точки зрения того, что доля просроченной дебиторской и кредиторской задолженности незначительна, тем не менее, рост объемов и дебиторской, и кредиторской задолженности определяет необходимость повышенного внимания ко всему, что с ней связано.

 Динамика и состав дебиторской задолженности свидетельствует о том, что поставщики ОАО НПП «ВНИИГИС», получая вовремя его продукцию, задерживают ее оплату, причем объем просроченной дебиторской задолженности в общем объеме дебиторской задолженности на начало года позволяет сделать вывод о том, что ОАО НПП «ВНИИГИС» в значительной мере кредитует деятельность своих контрагентов. Это создает препятствия для погашения его собственных обязательств. Важно не допустить дальнейшего роста доли дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов ОАО НПП «ВНИИГИС» - это может повлечь за собой снижение всех финансовых показателей, замедление оборота ресурсов, простои вследствие не внутренних проблем, а внешних, снижение возможности оплачивать свои обязательства перед кредиторами.

 Увеличение доли кредиторской задолженности в краткосрочных пассивах говорит о снижении источников формирования оборотных активов, а также о снижении текущей ликвидности ОАО НПП «ВНИИГИС». Известно, что текущая ликвидность есть отношение всех оборотных средств (кроме расходов будущих периодов) к сумме срочных обязательств (кредиторская задолженность плюс краткосрочные кредиты). Дальнейшее увеличение доли кредиторской задолженности будет уменьшать текущую ликвидность ОАО НПП «ВНИИГИС». Можно рекомендовать предприятию использование вексельных форм расчетов, использование механизма взаимозачетов, чтобы снизить объемы как кредиторской, так и дебиторской задолженности. Кроме того, это позволит ускорить оборот ресурсов предприятия.

 Для улучшения состояния расчетов необходимо следить за соотношениями дебиторской и кредиторской задолженности: значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия; контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов, т.е. ориентироваться на увеличение их количества для уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями; постоянно контролировать состояние расчетов по просроченной задолженности; производить классификацию покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты; имея оперативные данные по просроченной задолженности, необходимо начинать претензионную работу, т.е. высылать уведомления - претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность; разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими условиями оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при досрочной оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств. Предлагается по улучшению финансового состояния ОАО НПП «ВНИИГИС» произвести реструктуризацию по платежам в бюджет. Реструктуризация кредиторской задолженности позволит отсрочить сумму в 195850 рублей. Отсрочка - это перенос срока уплаты налога на срок от 1 до 6 месяцев с последующей единовременной уплатой всей суммы задолженности по истечении этого срока (п.1 ст.64 НК РФ). Рассрочка - представляет собой перенос срока уплаты налога на тот же, что и отсрочка срок, но только с поэтапной оплатой задолженности в течение соответствующего срока (1 ст.64 НК РФ).

 Как правило, как отсрочка так и рассрочка по уплате налогов (сборов) предоставляется только при условии обеспечения налогоплательщиком (плательщиком сбора) исполнения своего обязательства по уплате налога (сбора). В качестве способов обеспечения исполнения обязательств при предоставлении отсрочки или рассрочки может применяться залог имущества или поручительство (п.5 ст.61 НК РФ).