Полученные  в результате вышеприведенных расчетов данные объединяются в бюджет движения денежных средств.

   Заключительным  шагом является составление прогнозного  баланса, статьи которого должны быть агрегированы с целью лучшей обозримости  и выделения наиболее значимых позиций  для проведения сравнительного анализа.

   Прогнозный  баланс позволяет установить будущий  экономический потенциал организации  и ответить на вопросы: какое влияние  на стоимость организации окажут запланированные бюджетом действия и обернутся ли они приращением  или уменьшением стоимости капитала? Ответы на эти вопросы необходимы в первую очередь инвестору для принятия решения о целесообразности финансирования. Помимо этого прогнозный баланс позволяет:

1. рассчитать ожидаемые значения ряда финансовых коэффициентов (рентабельности продаж, оборачиваемости активов, коэффициентов ликвидности и финансовой устойчивости и т.д.) и оценить альтернативные возможности вложения денег;
2. оптимизировать производственные запасы;
3. спрогнозировать сумму налогов;
4. установить жесткие лимиты накладных расходов в абсолютных величинах;
5. выявить расхождения, случайно допущенные при составлении бюджета денежных средств и плана прибылей и убытков.

   3 Контроль за исполнением бюджета

   Контроль  за исполнением бюджета осуществляется постоянно, поэтому различают предварительный, текущий и последующий контроль.

   Предварительный контроль проводится до начала выполнения действий по претворению намеченных целей организации. Его задача - установить, могут ли возникнуть какие-либо трудности, препятствующие выполнению этих планов.

   Данный  вид контроля осуществляется в процессе формирования бюджетов: когда предполагаемые результаты могут быть далеки от требуемых, когда рассматриваются различные  варианты действий. В ходе предварительного контроля даются оценки ожидаемых продаж и выпуска продукции, рассматриваются необходимые для этого материальные, трудовые, финансовые и инвестиционные ресурсы.

   Предварительный контроль затрат материальных ресурсов осуществляется при определении  требований и стандартов приобретаемого сырья по качеству и цене, а так же при выборе поставщиков, обеспечивающих эти условия.

   К методам предварительного контроля материально-производственных ресурсов относится также расчет необходимых  запасов сырья, материалов для обеспечения  бесперебойной работы организации, исключения создания излишков запасов на складе и расхода значительных денежных средств на их приобретение и хранение.

   В итоге формируется оптимальный  бюджет закупок и расходования материально-производственных ресурсов с минимальными издержками по заготовлению, складированию и расходу.

   Предварительный контроль за затратами трудовых ресурсов обеспечивается за счет тщательного  анализа деловых, профессиональных качеств и навыков работников, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей, отбора наиболее подготовленных и квалифицированных рабочих.

   Такой контроль включает также проверку рациональности размещения личного состава по рабочим  местам внутри организации, соотношения  между постоянными и временными работниками, расчет оптимальной численности персонала исходя из производственной программы и загрузки производственных мощностей, а так же оценку стоимости рабочей силы для включения ее в бюджеты затрат.

   Задача  предварительного контроля за финансовыми  средствами - обеспечить платежеспособность организации, проведение эффективной политики по привлечению заемных средств.

   Особую  сложность представляет предварительный  контроль за предполагаемыми инвестициями. Это связано со многими причинами:

1. инвестиционные решения являются решениями стратегического характера, при их принятии и осуществлении необходимо учитывать множество факторов, в том числе требования гражданского, налогового, экологического законодательства;
2. оценка рациональности инвестиций предполагает обязательное использование специального инструментария, связанного с анализом рисков;
3. производственные инвестиции требуют значительного отвлечения финансовых средств, что может негативно отразиться на финансовом положении организации.

   В ходе предварительного контроля за предполагаемыми инвестициями сопоставляют и анализируют различные инвестиционные решения. Их выбор осуществляется на основе использования обшей комплексной информации, позволяющей объективно оценить достоинства и недостатки каждого проекта. Только после этого они включаются в бюджет инвестиций.

   Основными средствами проведения предварительного контроля является соблюдение определенных правил и процедур, которые существуют на предприятии при формировании системы бюджетов.

   В результате предварительного контроля количественные и качественные показатели всех бюджетов должны быть увязаны между собой.

   Текущий бюджетный контроль осуществляется непосредственно в ходе исполнения бюджета. Его задача заключается  в сопоставлении фактических  и бюджетных показателей, выявлении  отклонений и осуществлении корректирующих действий.

   Текущий контроль базируется на обратной связи  через систему учета. Он позволяет  оценить достигнутые результаты по исполнению бюджета на определенном этапе его реализации.

   Обратная  связь в системе текущего бюджетного контроля осуществляется в виде отчетов, периодичность подготовки и подробность которых зависят от уровня менеджмента, для которого они предназначены, вида центров ответственности и ситуационных потребностей управления.

   Например, менеджеры по производству и коммерческой деятельности нуждаются в ежедневной информации. Чем дальше руководитель находится от операционного уровня производства, тем большим может быть временной интервал между последовательными отчетами. Если возникают серьезные проблемы по исполнению бюджета и выявляются негативные тенденции, подготавливают специальные отчеты, в которых приводится подробная информация об отдельных продуктах, программах, секторах рынка сбыта, выявляются и анализируются отклонения, даются рекомендации.

   При возникновении неожиданных обстоятельств составляются чрезвычайные отчеты.

   В любом случае критерием временного интервала отчета в текущем контроле исполнения бюджета должна быть возможность  вмешательства в целях изменения возникшей неблагоприятной ситуации.

   Весьма важно для текущего контроля в бюджетировании определить состав показателей, которые поддаются корректировке, методику и последовательность ее осуществления. Здесь полезными могут быть методы стандарт- и директ-костинга, нормативного учета издержек производства и сбыта.

   Бюджетный текущий контроль может осуществляться путем наблюдений и на основе документальной первичной информации.

   Таким образом, суть текущего контроля состоит  в согласовании подразделениями  всех платежей у определенного круга  специалистов, которые проверяют основание платежа, экономическую обоснованность применяемых цен, расценок или тарифов, корректность условий договора, подтверждают предстоящие расходы подразделения соответствующей статьей утвержденного бюджета и непревышение ее абсолютной величины. Кроме того, важным элементом текущего управления затратами являются оперативные отчеты по подразделениям, местам формирования затрат и процессам.

   Различают следующие способы осуществления  контроля: наблюдение и документально-информационный способ.

   Контроль  через наблюдение за исполнением  бюджетов осуществляется путем общения  менеджера или контроллера со всеми участниками хозяйственной  деятельности. Этот вид контроля позволяет  выявить многие отклонения, не поддающиеся  учету, более глубоко анализировать их причины и виновников. Он более оперативен и, следовательно, предпочтителен для текущего контроля.

   Документально-информационный способ контроля позволяет точнее определить разрыв между бюджетными и фактическими показателями, обеспечить оценку, согласованную с данными финансового учета, устранить субъективный фактор при анализе причин и виновников отклонений.

   В конечном итоге основная задача и  роль текущего бюджетного контроля заключается  в том, чтобы осуществить корректирующие действия на показатели исполнения бюджета до того, когда они сформируются окончательно.

   Заключительный  бюджетный контроль осуществляется по завершении деятельности, для которой  определяется бюджет. Контроль осуществляется путем сопоставления фактических  результатов и бюджетных показателей. Таким образом, наряду с контролем проводится анализ отклонений фактических показателей от запланированных.

   Организационной формой результатов текущего и заключительного  контроля являются отчеты по исполнению бюджета, которые сводят информацию по планированию и фактическому выполнению бюджетных показателей.

   Итоговый  контроль затратных статей бюджета  осуществляется по окончании каждого  бюджетного периода. При этом наиболее оптимальным является внутреннее деление годового бюджета на месячные.

   В таких отчетах должны отражаться три вида информации:

1. о фактических результатах;
2. о планируемых показателях;
3. данные об отклонениях между фактическими и бюджетными показателями, сопровождающиеся пояснениями.

   Кроме основной информации в отчетах необходимо выделять показатели, подконтрольные менеджеру данного центра ответственности, приводить для сравнения данные предыдущих периодов и аналогичных подразделений. В отчетность об исполнении бюджетов могут включаться дополнительные показатели о количестве работающих и числе отработанных ими человеко-часов, степени загрузки производственных мощностей, изменениях в структуре и способах продаж, их объемах и т.д. Данные в отчетах обычно выражаются не только в стоимостных, но и в натуральных измерителях.

   Отчетность  играет роль сигнальной системы, обеспечивающей аппарат управления информацией об исполнении бюджета, поэтому она должна соответствовать международным критериям качества, быть понятной.

   Для наглядности в отчетах целесообразно  использовать графическое представление информации, выделять важную информацию, фокусируя внимание руководства на относительно небольшом количестве статей, в которых фактические значения существенно отличаются от бюджетных. Это позволяет эффективнее реализовать принципы управления по отклонениям.

   В периодических отчетах сопоставляются запланированные и отчетные данные. По результатам составления отчетов  проводится так называемый анализ план-фактных  отклонений (т.е. оценка уровня отклонений фактических показателей от плановых). При этом отклонения могут измеряться в абсолютных (например, в рублях) и в относительных (например, в процентах) единицах измерения. Отклонения могут рассчитываться между показателями, запланированными на определенный период, и по отношению к любому базовому периоду. Например, отклонения на 6-й месяц бюджетного периода могут устанавливаться в процентах к отклонениям в 1-м месяце. Превышающие предельно допустимый уровень отклонения оцениваются на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации, выявляются причины таких отклонений.

   Все отклонения можно разделить на отрицательные, т.е. отдаляющие от намеченных ориентиров хозяйственной политики организации  и принятых ею установок, и положительные, т.е. приближающие к ним. Например, выпуск продукции сверх плана может быть как отрицательным, так и положительным отклонением. Все зависит от принятых установок, производственных и сбытовых возможностей, а также от условий функционирования конкретной организации. Так, если организация ориентирована на расширение производства и освоение новых рынков, имеет потенциалы сбыта (развитая сбытовая сеть, продукция пользуется спросом), а дополнительные продажи обеспечивают получение дополнительной прибыли (т.е. имеет место превышение предельного дохода над предельными издержками), указанное отклонение положительное. Если же выпуск продукции заранее задан жесткими рамками и сбыт излишне выпущенной продукции представляется невозможным, а также если дополнительные издержки (дополнительный расход ресурсов, дополнительные затраты на оплату труда рабочих, дополнительные затраты на обслуживание производственных мощностей и т.д.) превышают дополнительный доход от продажи сверхплановой продукции, это отклонение является отрицательным.