Отчет по практике в управлении

     Вносит информацию о заявителе в электронный банк данных регистрации заявлений. Печатает квитанцию с регистрационным номером, вопросом обращения и сроком готовности документов. Выдаёт её на руки заявителю.

     Сотрудник службы «Одно окно» принимает  заявление, проверяет правильность его заполнения, наличие и комплектность прилагаемых к заявлению документов.

     Представленные  копии документов сверяются с  оригиналами и заверяются сотрудником  службы.

     Заявления, поступившие в службу «Одно окно», регистрируются в электронной базе данных с указанием входящего  номера заявления, даты его приема, срока исполнения.

     При получении копии лицевого счёта  из электронных источников (сотрудник  службы «Одно окно» заверяет его своей личной печатью.

     В конце каждого рабочего дня формируются  списки с заявлениями граждан  принятых за день. В следующий рабочий  день после приёма документы передаются в адрес управляющего делами администрации  района для наложения резолюции.

     Сотрудник службы «Одно окно» администрации составляет опись данных документов и в течение дня передает пакет документов сотруднику отдела жилищной политики для подготовки к рассмотрению на заседании общественной комиссии по жилищным вопросам.

     В случае отправки запросов по почте, допускается задержать документы, по которым не вернулись запросы в службе «Одно окно» до возвращения ответа на запрос, но не позднее 10 дней с даты направления запроса.

     Сотрудник отдела жилищной политики, получив  заявление и документы, в срок до 20 дней:

     не  позднее следующего дня, следующего за днем получения заявления и  прилагаемых документов, направляет запросы, истребует сведения и иные документы, необходимые для подготовки итогового документа;

     готовит проект решения администрации и  согласовывает его в установленном порядке.

     В случае запроса дополнительных документов, срок рассмотрения вопроса может  быть продлен с направлением заявителю  промежуточного ответа о продлении  срока рассмотрения заявления с  указанием причины и конечного  срока решения вопроса.

     Администрация района на своем заседании в соответствии с рекомендацией комиссии, принимает  решение о постановке либо отказе в постановке на учет нуждающихся  в улучшении жилищных условий.

     После подписания главой администрации решения, готовятся выписки из решения. Они оформляются в установленном порядке в срок до трех дней.

     Сотрудник отдела жилищной политики формирует  учетное дело и передает в архив  учетных дел отдела жилищной политики.

     Контроль  за соблюдением сроков рассмотрения обращения осуществляет служба «Одно окно». За 5 дней до истечения срока исполнения в отдел направляется напоминание о приближении срока исполнения.

     Извещения гражданам выписываются сотрудником  отдела жилищной политики и передаются в службу «Одно окно» для выдачи (рассылки по почте) заявителю.

     Сотрудники  службы «Одно окно» выдают либо высылает по почте извещение или ответ  заявителю в срок не более 10 дней с момента принятия решения.

     О получении извещения заявитель  расписывается в экземпляре уведомления, остающемся в службе «Одно окно». В случае рассылки уведомлений по почте реестр рассылки писем - уведомлений с перечнем высланных уведомлений (Ф.И.О и адрес) храниться в службе «Одно окно».

     Информация  о высылке уведомления вноситься  в электронный банк данных регистрации заявлений граждан сотрудником службы «Одно окно» после выдачи уведомления.

       

     4 Процесс подготовки, принятия, исполнения и контроля управленческих решений в органе управления 
 

     Решения в узком смысле слова – это  выбор варианта действий для достижения цели.

     Решения в широком смысле слова включают создание представления задачи, формулировку альтернатив, их оценку, выбор и реализацию выбранной альтернативы.

     Решение как процесс характеризуется  тем, что он, протекая во времени, осуществляется в несколько этапов подготовки, принятия и реализации решений.

     Решение как результат выбора обычно фиксируется  в письменной или устной форме  и включает в себя план (программу) действий по достижению поставленной цели.

     К числу основных факторов, влияющих на принимаемые решения, можно отнести следующие: функции лица, принимающего решения; политика; стратегия; фазы жизненного цикла; функциональная область; уровень управления.

     Управленцы, занимающие различные посты в  организации, занятые в различных  функциональных областях, принимают решения различных типов.

     Таким образом, необходима определенная классификация  типов решений для дифференцирования одного решения от другого и совершенствования методов принятия определенных решений.

     По функциональному  содержанию управленческие решения различают: решения плановые; организационные; контролирующие; прогнозирующие.

     В зависимости от  характера решаемых задач: экономические; организационные; технологические; технические; экологические и прочие.

     В зависимости от организации разработки решений выделяются следующие управленческие решения: единоличные; коллегиальные; коллективные.

     По  характеру целей принимаемые  решения могут быть представлены как: текущие (оперативные); тактические; стратегические.

     По  причинам возникновения управленческие решения делятся на:

     а) ситуационные, связанные с характером возникающих обстоятельств;

     б) по предписанию (распоряжению) вышестоящих  органов;

     в) программные, связанные с включением данного объекта управления в  определенную структуру программно-целевых  отношений, мероприятий;

     г) инициативные, связанные с проявлением  инициативы системы, например в сфере  производства товаров, услуг, посреднической деятельности;

     д) эпизодические и периодические, вытекающие из периодичности воспроизводственных процессов в системе.

     Методы разработки управленческих решений:

     а) графические, с использованием графоаналитических подходов (сетевых моделей и методов, ленточных графиков, структурных схем, декомпозиции больших систем);

     б) математические методы, предполагающие формализацию представлений, отношений, пропорций, сроков, событий, ресурсов;

     в) эвристические, связанные с широким  использованием экспертных оценок, разработкой сценариев, ситуационных моделей.

     По  организационному оформлению управленческие решения делятся на:

     а) жесткие, однозначно задающие дальнейший путь их воплощения;

     б) ориентирующие, определяющие направление  развития системы;

     в) гибкие, изменяющиеся в соответствии с условиями функционирования и  развития системы;

     г) нормативные, задающие параметры протекания процессов в системе.

     Кроме рутинных решений операционного характера управленец поставлен перед необходимостью принимать конкурентоспособные стратегические решения, которые касаются будущего организации в целом и являются очень важными для обеспечения ее процветания в перспективе.

     Принятие  неверных рутинных производственных решений часто начинает ограничивать стратегические возможности организации, приводит к утрате ею конкурентоспособности. Это может потребовать затраты больших ресурсов и времени для возвращения организации в конкурентоспособное состояние.

     Важным  критерием классификации является степень зависимости решений. Решения  могут иметь отношение к прошлому и к будущему. С рациональной точки  зрения, решение не должно зависеть от суммы расходов, предшествующих ему. Решение, принимаемое в данный момент, может также зависеть от разработок решений в последующих периодах. Некоторые решения относительно ограничены во влиянии, которое они оказывают на остальную часть организации, то есть имеют высокую степень изолированности. Другие решения имеют широко распространяющиеся последствия.

     Существенным  критерием классификации являются основания принимаемых решений. Таким основанием может быть интуиция менеджера, его опыт либо определенный алгоритм принятия решений. Поэтому важнейшим фактором эффективности управления выступает профессионализм менеджера.

     По  сложным проблемам, решаемым на верхнем, институциональном уровне управления, несмотря на их тщательный анализ, принимаются, к сожалению, в основном интуитивные решения. Решения, основанные на суждениях или опыте, учитывают предшествующий опыт (по аналогии), сравнение, здравый смысл. Наиболее эффективны такие решения при стабильных условиях, при частом повторении ситуации. Достоинствами данного типа решений будут быстрота принятия решений, экономичность. Возможными недостатками являются необоснованные надежды на здравый смысл.

     К управленческому решению предъявляется  ряд требований, к числу которых  можно отнести:

• всестороннюю обоснованность решения;
• своевременность;
• необходимую полноту содержания;
• полномочность;
• согласованность с принятыми ранее решениями.

     Культура  управленческого труда формирует  еще два немаловажных требования к субъекту власти. Это - адресность и сроки исполнения. Расплывчатые и безадресные решения, как и общие наставления в системе вертикальных отношений, вряд ли способствуют плодотворной деятельности.

     Уровень информационного обеспечения принятия решения зависит от ряда факторов:

• время для сбора;
• усилия и ресурсы;
• качество информации.

     Время, требуемое для сбора информации, будет определяться контекстом решения. Часто оно определяется промежутком между тем, когда становится определенно ясно, что решение должно быть принято, и тем, когда необходимо его принять. Например, крайний срок для принятия решения о заключении контракта совершенно точно определен. Если менеджеры не примут решение до этой даты, то их возможность выбора немедленно исчезает, а решение принимается по умолчанию.

     Ограничение времени для принятия решения, а  значит, и доступного времени, может само по себе выступать как решение.

     Конечно, один тип решения может перейти  в другой. Процесс принятия решения  может сдвигаться из-за задержки действий менеджеров: проигнорированная возможность  принять решение может впоследствии привести к проблеме или даже кризису. С другой стороны, руководитель может преобразовать кризис в проблему, отыскав временное решение, или же использовать ситуацию кризиса как возможность для инноваций.

     Существует  довольно скромный спектр работ управленца, где жестко определено, что, как и когда необходимо делать. В этой ситуации свобода выбора действий полностью исключается. Для выбора необходимо определить требования и ограничения в работе.

     Требования  к работе определяют то, что должен делать руководитель. Ограничения в принятии управленческого решения включают внутренние и внешние факторы, определяющие поле возможных действий.

     В зависимости от соотношения конкретных требований и ограничений возможны три типа условий принятия управленческого решения: