Управление расходами торговых организаций и их оптимизация в современных условиях хозяйствования

    2.2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  УПРАВЛЕНИЯ РАСХОДАМИ ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

    От  организации бухгалтерского учета  и качества учетной информации зависит  качество бухгалтерской отчетности.

    Бухгалтерская отчетность – это единая система  учетных данных об имуществе, обязательствах, а также результатах хозяйственной деятельности организации, составляемых на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

    Из  этого определения следует, что  данные, отраженные в бухгалтерской  отчетности, по существу представляют особый вид учетных записей, являющихся извлечением из текущего учета итоговых данных о состоянии и результатах деятельности организации за определенный период.

    Бухгалтерская (финансовая) отчетность классифицируется:

1. по видам:

• бухгалтерская – содержит сведения об имуществе, обязательствах и финансовых результатах деятельности организации в стоимостных показателях;

• статистическая – составляется на основе данных бухгалтерского учета, в ней находят отражение отдельные показатели хозяйственной деятельности предприятия как в стоимостном так и в натуральном выражении;
• оперативная – составляется на основе данных оперативного учета, в ней отражаются данные за короткие промежутки времени (день, декада и т.п.). Эти показатели используют для оперативного контроля и управления предприятием. 

2. по периодичности составления:

• внутригодовая (промежуточная) – это отчетность за день, декаду, месяц, квартал, полугодие. Эта периодическая бухгалтерская отчетность организации;
• годовая – это отчетность организации за год, составляется на 1 января года, следующего за отчетным;

3. по степени обобщения отчетных данных:

• первичная – составляет организация,  как самостоятельный хозяйствующий субъект;
• сводная – составляет вышестоящая (головная) организация на основании первичных отчетов зависимых организаций;   

4. по объему сведений включаемых в отчетность:

• внутренняя – характерна для деятельности отдельного участка организации, составляется для использования внутри организации;
• внешняя – характерна для организации в целом, составляется для внешних пользователей.

     Бухгалтерская отчетность организации служит основным источником информации о ее деятельности, так как бухгалтерский учет собирает, накапливает и обрабатывает экономически существенную информацию о совершенных  хозяйственных операциях и результатах хозяйственной деятельности. Таким образом, бухгалтерская отчетность служит инструментом планирования и контроля достижения экономических целей предприятия, которые можно свести к двум важнейшим экономическим побуждением предпринимательства – оптимизация расходов и получение прибыли.

       Отсюда возникает необходимость  постоянного информационного отслеживания  этих двух целей с помощью  бухгалтерской отчетности – важного  инструмента рыночных отношений.

      Анализируя качественные характеристики бухгалтерской отчетности, можно обосновать требования к организации управления издержками обращения.

    Издержки  обращения, получаемые на основе обобщенных данных текущего бухгалтерского учета за истекший отчетный период, содержит в себе важные сведенья о совершенных хозяйственных процессах и их финансовых результатах.

    Эта информация очень важна с точки  зрения оценки финансовых ресурсов, рациональности их размещения по отраслям хозяйства  и эффективности их использования, сохранения и приумножения собственных оборотных и основных средств, достигнутых финансовых результатов.

    Высокие требования к состоянию и качеству отчетности обусловлены ее большой  значимостью в управлении хозяйственной деятельностью предприятий и организаций.

    К настоящему времени в организации  учета издержек обращения сложилась определенная концепция регулирования учета и отчетности. Министерством финансов разработана система нормативного регулирования бухгалтерского учета и контроля издержек обращения (таб. 2.7.).

    В качестве примеров документов, входящих в данную систему, можно привести:

• Гражданский кодекс РБ, Закон РБ «О  бухгалтерском учете и отчетности» (1-й уровень);
• Инструкция по бухгалтерскому учету, Типовой план счетов бухгалтерского учета (2-й уровень);
• текущие методические материалы по ведению бухгалтерского учета, например, о составе и порядке заполнения годовой и квартальной отчетности (3-й уровень);
• внутренние рабочие документы, например приказ об учетной политике организации (4-й уровень).

Таблица 2.7

    Внешние источники информации для управления расходами на реализацию

    Источник - собственная разработка. Таблица составлена на основе изучения экономической литературы.

    Важно подчеркнуть, что приведенная система  нормативного регулирования оказывает прямое воздействие на принципы и технику ведения учета и принятия правильных управленческих решений.

    Особое  место в управлении расходами на реализацию имеет их учет. Правильная организация учета расходов дает возможность выявить резервы их снижения. Учет позволяет своевременно отражать производственные затраты и контролировать ход выполнения плана по издержкам обращения, расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

    В бухгалтерском учете расходы на реализацию отражаются на счетах при наличии следующих документов:

• расчет амортизации основных средств и нематериальных активов;
• сводные ведомости начисления заработной платы;
• расчеты по начислению налогов и сборов;
• счета и расчеты на оплату рекламы, аренды и прочих услуг;
• отчисления на подготовку и переподготовку кадров и т.д.

      От правильности включения расходов в издержки обращения зависит достоверность исчисления налогов и прибыли.

    Аналитический учет расходов на реализацию в потребительской кооперации организуют по видам торгово-закупочной деятельности, по статьям и элементам затрат в учетных регистрах книжно-журнальной формы учета:

• Книге № К-22 - по субсчетам 1 «Расходы на реализацию товаров в оптовой торговле» и  2 «Расходы на реализацию товаров в розничной торговле»;
• Книге № К-24 по  субсчету 4  «Расходы на реализацию товаров в заготовках».

    В связи с тем, что Гомельского  райпо занимается производством, заготовками, оптовой и розничной торговлей, то учет расходов на реализацию ведется в книге № К-22 и книге № К-24.

    В указанных книгах на каждый месяц  открывают аналитический счет, состоящий из трех разделов. В них представлены группировки сумм расходов по дебету и по кредиту счета 44 по статьям затрат, а также расчет расходов на реализацию на остаток товаров.

    Записи  в регистрах аналитического учета  производят по статьям затрат на основании составленных мемориальных ордеров. Для записи каждого мемориального ордера в книгах отводят отдельную графу.

    По  статьям расходов на реализацию, на которых учитывают затраты по хранению и реализации товаров, а также административные расходы, итоговую сумму расходов на реализацию с начала года рассчитывают нарастающим итогом.

    Данные   о    постатейных    и    совокупных    расходах    с    начала    года используются для составления декларации по налогу на прибыль, заполнения бухгалтерских отчетов о прибылях и убытках (Приложение №  ), расходах на реализацию товаров (Приложение №    ), проведения экономического анализа.

    Проведение  глубокого анализа хозяйственной  деятельности позволяет приобрести знания и умения для принятия важных управленческих решений. Основой для этих решений является учетная информация. Именно она обеспечивает реализацию таких важных функций, как планирование, контроль, оценка.

    Для решения задач управления расходами  на реализацию необходимо создание интегрированных  баз данных, формирующих информацию.

    Информационная  база  данных управления расходами  на реализацию имеет следующие особенности:

• широкое использование нормативно – справочной информации во всех функциях управления;
• значительный объем промежуточной и выходной информации в связи с комплексом задач управления расходами на реализацию;
• использование многообразной первичной и промежуточной информации  вследствие  специфики задачи управления расходами на реализацию;
• необходимость оперативного сбора, корректировки, накопления информации об отклонениях от норм, нормативов вследствие субъективных и объективных причин.

    Используемые  сегодня элементы - прообразы управленческого  учета в практической деятельности наших предприятий - позволяют предположить, что в перспективе они разовьются в целостную систему.

    В этих условиях анализ хозяйственной  деятельности становится важной функцией менеджмента. Умело организовать аналитическую работу на предприятии - значит обеспечить синтез аналитической информации, как отдельных функциональных служб, так и служб менеджмента. И не случайно организационная структура иностранных фирм предусматривает обособление аналитических служб, результатов всех практикуемых видов анализа.

    При современной организации управления учетно-экономическая служба уже сегодня может представлять необходимую учетную информацию, участвовать в оценке и контроле экономичности принимаемых решений, анализе хозяйственной деятельности, разработке рекомендаций по использованию ресурсов и мобилизации резервов.