Управление расходами торговых организаций и их оптимизация в современных условиях хозяйствования

1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ РАСХОДАМИ  ОРГАНИЗАЦИЙ

    1.1. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ СОДЕРЖАНИЕ  КАТЕГОРИЙ РАСХОДЫ  КАК ОБЪЕКТА ФИНАНСОВОГО  УПРАВЛЕНИЯ, ПРИНЦИПЫ И ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ РАСХОДАМИ 

    Расходы на реализацию представляют собой выраженные в денежной форме затраты живого и овеществленного труда по доведению товара от производителя к потребителю, преобразованию производственного, ассортимента в торговый, организации купли - продажи, удовлетворение спроса потребителей.

    Существует  много точек зрения в понимании  термина «расходы».

    Согласно  инструкции по бухгалтерскому учету  «Расходы организации» под расходами организации понимается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению собственных источников организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества) [12, с.1].

    Рассматривая  категории «затраты», «издержки», «расходы»  можно отметить, что в отечественной экономической практике они употребляются, как правило, в качестве синонимов. Так, в Большом экономическом словаре под ред. А. Н. Азрилияна понятие «расходы» определяется, во-первых, как «затраты и издержки», во-вторых, как «уменьшение средств предприятия или увеличение его обязательств, которые возникают в процессе хозяйственной деятельности в целях получения прибыли и приводят к уменьшению величины собственного капитала. К расходам относятся различные затраты средств — себестоимость реализованной продукции, внепроизводственные и административные расходы, выплата процентов, арендной платы, заработной платы, налогов и т.д.» [7, с. 809].

    С точки зрения зарубежной терминологии между рассматриваемыми понятиями существует определенное различие. Так, понятие «расходы» Ч.Т. Хорнгрен рассматривает как «потребленные ресурсы или деньги, которые нужно заплатить за товары и услуги» [35, с. 20].

    Р. Антони определяет издержки как «уменьшение  суммы средств или увеличение суммы обязательств как результат приобретения товаров или оплаты за услуги. Не следует путать их с расходами, отражающими факт использования товаров или услуг. Расходы могут иметь место после издержек»[3, с.8] При этом он отмечает, что расходы имеют место тогда, когда использование средств связано с основной деятельностью предприятия. Между моментом приобретения и моментом употребления товарно-материальные ценности и услуги представляют собой средства предприятия и только после их употребления издержки переходят в категорию расходов.

    Исследуя  толкование применяемых в учетной практике терминов «расходы», «затраты», «издержки» и «себестоимость», П. Я. Папковская показывает трансформацию затрат в категорию «расходов» следующим образом: затраты отражаются в бухгалтерском учете при совершении хозяйственных операций процесса заготовления и основной деятельности, они делятся на восстановление регулярных запасов и долгосрочные инвестиции. В категорию «расходов» переходят только затраты, связанные с восстановлением регулярных запасов, при условии, что произведенная в отчетном периоде вся продукция продана и включенные в производственную себестоимость затраты отчетного периода соотнесены с получением дохода. Если же продажа продукции соотносится в меньшем объеме от произведенной, то затраты будут выше расходов и разница между затратами и расходами перейдет в категорию активов. В обобщении отмечено, что «затраты трансформируются в расходы в том периоде, когда был отражен доход, получение которого обеспечено произведенными затратами. Затраты продолжают оставаться в своем качестве (активах) до момента получения соответствующего им дохода» [26, с. 47].

    Обобщая изложенные выше определения затрат и расходов нормативных актов, различных отечественных и зарубежных авторов, можно сделать вывод, что расходы предприятия — это фактическая себестоимость реализованной продукции, выполненных работ и оказанных услуг. Она состоит как из затрат, понесенных предприятием в отчетном периоде, так и использованных активов, то есть затрат, имевших место в прошлом периоде, или в более общем смысле затраты признаются расходами в том случае, если в результате их совершения был получен доход.

    Управление  расходами представляет собой комплексную  систему процессов и организационно-технических  мер, ориентированных на формирование оптимального уровня и состава расходов, соблюдение режима экономии в условиях конкуренции.

    Сокращения  расходов является основным источником увеличения прибыли и снижения цен на продукцию. Из данной формулировки вытекают следующие цели и задачи управления расходами.

     Целью управления расходами выступает объективное их отражение, правильное распределение по периодам и статьям, своевременное предоставление информации, необходимой для контроля за расходами и принятия управленческих решений.

 Исходя из поставленной цели, можно сформулировать следующие задачи:

• проверка законности и целесообразности осуществляемых на предприятии расходов, правильности их документального оформления;
• объективное распределение расходов на реализацию по отчетным периодам;
• правильное разграничение затрат по местам их возникновения и статьям установленной номенклатуры;
• контроль и анализ исполнения в организации утвержденных смет расходов;
• своевременно и точно определять валовой доход и прибыль;
• контролировать использования прибыли;
• находить резервы для сокращения расходов и повышения рентабельности;
• формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее исполнения инвесторами, поставщиками, покупателями, кредиторами, налоговыми, финансовыми, банковскими органами и иными заинтересованными организациями и лицами;
• обеспечения      контроля      за   наличием   и   движением   имущества,

использованием  трудовых и финансовых ресурсов в  соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

• своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

      В качестве функции управления  за размером расходов и их хозяйственной целесообразностью должен осуществляться систематический и тщательный контроль. В зависимости от сроков проведения различают контроль предварительный, текущий и последующий.

    Предварительный контроль осуществляется до совершения операций по производству расходов путем предварительной проверки смет, договоров, товарных и денежных документов и т.п. Цель предварительного контроля  —  предотвращение  действий  должностных  лиц,   в     результате которых может быть нанесен государству материальный ущерб.

    Предварительный контроль должен осуществляться руководителями торговых организаций и предприятий, а также главными бухгалтерами или лицами, ими уполномоченными. Главным бухгалтерам предоставлено право предварительно рассматривать и контролировать все денежные, товарные и расчетные документы, которыми оформляются операции по производству расходов. Они обязаны при этом широко использовать предоставленное им право подписи на документах, оформляющих расход материальных и денежных средств. Расходные документы бухгалтер должен подписывать лишь после того, как удостоверится, что расходуемые средства предусмотрены в смете, а их расход является законным и хозяйственно целесообразным. Руководители и главные бухгалтеры несут ответственность за соблюдение сметно-финансовой дисциплины.

    Текущий оперативный контроль за расходами  осуществляют в процессе совершения хозяйственных операций работники  предприятий и организаций, ответственные  за их совершение: заместители главных  бухгалтеров, агенты, экспедиторы, материально-ответственные лица, работники контрольно -ревизионных служб, и др. С целью своевременного взыскания произведенных расходов с поставщиков и транспортных организаций, например товарных потерь, происшедших по их вине, необходимо осуществлять текущий контроль за своевременным предъявлением к ним претензий. Такой контроль должен осуществляться начальниками отделов централизованных бухгалтерий и учетно - контрольных групп.

    Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций. Такой контроль становится возможным в результате отражения расходов на синтетических и аналитических счетах и обобщения данных учета в отчетных формах. Этот контроль проводится путем анализа хозяйственной деятельности, посредством документальных ревизий     и     проверок,    осуществляемых органами  внутриведомственного, финансового, народного и   общественного контроля.

    Предварительный, текущий    и    последующий    контроль    расходов на реализацию   позволяет выявить резервы их дальнейшего снижения.

    В управлении расходами на реализацию придерживаются следующих принципов:

    1. Адекватность расходов и доходов  отчетного периода - этот принцип предусматривает отнесение затрат на расходы того отчетного периода, когда они фактически имели место и документально были подтверждены независимо от времени их оплаты или соответствовали доходам, для извлечения которых они были произведены. Расходы по арендной плате, создаваемые в установленном порядке, резервы предстоящих расходов, стоимость коммунальных, транспортных и других услуг производственного назначения включают в расходы на реализацию того периода, к доходам которого они относятся.

    Расходы, оплаченные (начисленные) предприятиями  в счет предстоящих поступлений доходов в последующих периодах, в издержки обращения отчетного периода не включаются и учитываются обособленно, как расходы будущих периодов.

    Адекватность  доходов отчетного периода обеспечивается и за счет распределения расходов на реализацию между реализованными товарами и их остатком на конец месяца. В торговле и общественном питании распределяют расходы по приобретению товаров. Затраты по хранению и реализации товаров и административные расходы торговых предприятий распределению не подлежат. Их принято считать затратами на реализованные товары.

    2.Единство  учетной и отчетной номенклатуры расходов на реализацию - состав расходов, относимых на расходы на реализацию, определяет Министерство финансов Республики Беларусь. Белкоопсоюзом разработана и согласована с Министерством финансов ведомственная номенклатура статей расходов на реализацию для организаций торговли, общественного питания и заготовок  потребительской кооперации. В   учете   и   отчетности   расходов на реализацию  предприятиями потребительской кооперации применяется единая номенклатура статей затрат.

    3.Оценка  товаров по себестоимости - по Закону Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" остатки товарно - материальных ценностей в балансе отражаются по фактической стоимости. В фактическую стоимость товаров в организациях торговли и общественного питания включают их стоимость по покупным ценам и расходы по приобретению, а на предприятиях заготовительной деятельности - стоимость по закупочным ценам и все расходы по закупке и реализации.

    4.Интегрированность с общей системой управления организацией - в какой бы сфере деятельности организации не принималось управленческое решение, оно прямо или косвенно оказывает влияние на формирование денежных потоков и результаты финансовой деятельности.

    5.Комплексный характер формирования управленческих решений - все управленческие решения в области формирования, распределения и использования ресурсов и организации денежного оборота организации тесно связаны и оказывают воздействие на результаты ее деятельности. В этом случае финансовый менеджмент рассматривается как комплексная управляющая система, разрабатывающая управленческие решения в области издержек обращения, финансовых результатов.

    6.Высокий динамизм управления - даже наиболее эффективные управленческие решения в области формирования и использования финансовых ресурсов и оптимизации расходов, разработанные и реализованные в организации в предшествующем периоде, не всегда могут быть повторно использованы на последующих этапах ее финансовой деятельности.

    7.Многовариантность  подходов к разработке отдельных  управленческих решений - подготовка каждого управленческого решения в сфере управления расходами должна учитывать альтернативные возможности действий. Выбор альтернативных проектов должен быть основан на системе критериев, определяющих финансовую идеологию, финансовую стратегию и финансовую политику организаций.

    Таким образом, расходы являются сложной социально-экономической категорией, интерес к которой постоянно возрастает по мере становления рыночной экономики. Столь широкая заинтересованность ими определяется тем, что расходы торговли связаны с расширением разнообразных практических задач по обслуживанию населения и удовлетворению его потребностей и, тем самым, обусловлены объективной необходимостью осуществления определенных действий в сфере общественного воспроизводства.