Управление расходами торговых организаций и их оптимизация в современных условиях хозяйствования

    3.3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ РАСХОДАМИ ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ 

      Расходы на производство и реализацию продукции определяют финансовый результат от реализации. Поэтому для обеспечения достаточного уровня прибыли и ее увеличения организациям необходимо держать под контролем собственные расходы.

    Рыночная  среда хозяйствования ставит  организации  в условия, когда само их выживание  попадает в зависимость от экономических  затрат. Этим обуславливается особая важность использования современных  технологий управления расходами, применяемых в зарубежных фирмах и обеспечивающих максимальный эффект. К таким технологиям можно отнести контроллинг, финансовое планирование.

    Термин  «контроллинг» обозначает концепцию  управления, которая синтезирует в себе управленческий учёт, планирование, контроль и аналитическую работу.

    По  мнению П.В. Лебедева: «Контроллинг — это система управления экономикой предприятия, ориентированная на выполнение оперативных и стратегических целей и достижение заданных результатов, объединяющая информационное обеспечение, планирование, контроль и анализ» [17, с. 15].

    С помощью контроллинга могут быть решены следующие традиционные проблемы учёта и управления:

• низкая платежная дисциплина структурных подразделений;
• неконтролируемая дебиторская задолженность;
• слабое управление затратами: отсутствие четкого понимания структуры 
  затрат и их целесообразности;
• неверное определение прибыльности филиалов и видов бизнеса;
• нехватка оборотных средств.

    В связи с этим выделяют следующие  задачи контроллинга:

• планирование — определение действий, необходимых для достижения 
  оперативных и стратегических целей, т.е. превращение целей организации в 
  планы;
• управленческий учёт — отражение    в    удобной    форме    финансово-хозяйственной    деятельности организации  в  ходе  выполнения  плана.  Он ориентирован  на  внутренних пользователей информации, в отличие от финансового или налогового учёта;
• организация потоков информации внутри организации;
• мониторинг процессов,  проходящих в организации,  в  необходимом 
  временном режиме;
• контроль   —   оценка   свершившегося   и   соответствия   фактических 
  показателей плановым.

   Контроллинг как самостоятельная управленческая функция имеет сложную организационную структуру. Она включает два компонента — горизонтальную и вертикальную структуру. Вертикальная структура охватывает последовательность процедур контроля, в ней можно выделить:

• перспективный контроль - является основным элементом контроллинга, так как не только анализирует достигнутые результаты, но и закладывает основу будущих стратегических решений;
• текущий контроль - этот вид контроля особенно важен для бизнеса, так как направления, характер и результаты деятельности организаций этого типа напрямую зависят от изменений рыночной конъюнктуры, неизбежных на занимаемых ими сегментах;
• оперативный контроль - направлен на оценку промежуточных результатов деятельности в очень короткие промежутки времени. Его можно характеризовать как постоянное отслеживание результатов деятельности фирмы — мониторинг промежуточных результатов.

    Одним из наиболее эффективных в условиях ограниченности ресурсов методов внедрения контроллинга является поэтапное изменение информационных и управляющих потоков организации. Его применение означает последовательное проведение ряда шагов. Эффективность каждого из которых можно оценить сразу после осуществления. Здесь условно можно выделить четыре этапа:

• целеполагание;
• внедрение управленческого учёта и отчётности;
• внедрение процедур планирования;
• внедрение процедур и механизмов контроля.

    На  первом этапе определяются цели внедрения контроллинга в организации. В связи с этим необходимо провести диагностику и формализацию деятельности организации.

    На  втором этапе — внедрение управленческого учёта и отчётности — решаются следующие задачи:

1. Анализ эффективности существующих систем, методик и процедур;
2. Разработка методики учета затрат и определения финансовых результатов;
3. Разработка процедур подготовки и сдачи финансовой отчетности:

• Разработка методики составления Бюджета доходов и расходов;

• Бюджет движения денежных средств;
• Проектирование плана счетов и типовых хозяйственных операций.

4. Разработка регламента учетного документооборота;

5. Создание концептуального проекта информационной системы;
6. Проектирование организационно-функциональной структуры.

    На  последнем этапе — внедрение процедур и механизмов контроля — вводятся в действие механизмы контроля соответствия фактических показателей плановым, установления допустимых отклонений от плана, анализа отклонений и интерпретации причин этих отклонений, также разрабатывается система раннего предупреждения. Контроль, проводимый контроллингом, в отличие от традиционного контроля не является основной задачей администрации. Он заключается в сопоставлении «план—факт», в объяснении причин, обусловивших появление отклонений, в определении их влияния на перспективные цели, а также в разработке корректирующих мероприятий по устранению отклонений.

    Таким образом, главная причина интереса к контроллингу — потребность  в повышении эффективности деятельности организации за счет поиска внутренних резервов.

    Основные  задачи, которые позволяет решить контроллинг — это добиться прозрачности бизнеса, сформировать информационную основу для принятия управленческих решений, разработать цели организации в целом и её структурных подразделений и обеспечить достижение этих целей.

    Необходимо  также отметить, что немаловажное значение в управлении расходами  организации отдается созданию более совершенных технологий в области совершенствования бухгалтерского и оперативного учета, путем внедрения компьютерных программ.

    Программа «1С: Финансовое планирование» содержит развитые инструменты для составления и контроля финансовых планов, а также для решения задач экономического анализа.

    Программа «1С: Финансовое планирование» выпускается как отдельная конфигурация для программ системы «1С:Предприятие 7.7», базирующаяся на компоненте «Оперативный учет».

    Конфигурация  «Финансовое планирование» позволяет  настроить систему статей различных  бюджетов, и в разрезе этих статей планировать финансовую картину  деятельности предприятия. Конфигурация позволяет настраивать самые разнообразные бюджеты:

• бюджет движения денежных средств позволяет планировать поступления и расходы, оценить потребность в привлечении заемных средств, избежать нехватки денежных средств;
• бюджет доходов и расходов позволит оценить рентабельность того или иного направления деятельности, отдельного проекта и всего предприятия в целом;
• бюджет расчетов с поставщиками дает возможность эффективно распорядиться предоставленными товарными кредитами, предотвратить просроченную задолженность.

 

        Статьи различных  бюджетов базируются на едином наборе планируемых статей оборотов средств, что позволяет увязать различные  бюджеты между собой, планировать  их согласованно.         

Конфигурация  позволяет запланировать движение и рассчитать финансовые показатели – активы и пассивы предприятия. Движение активов и пассивов планируется в увязке со статьями бюджетов.        

В конфигурации реализована возможность планировать  деятельность в привязке к подразделениям предприятия. Это позволяет, например, распределить денежные ресурсы и запланировать затраты каждого отдельного подразделения предприятия, проконтролировать исполнение и превышение выделенных лимитов.

    Целесообразно применение данной программы для  Гомельского райпо при планировании расходов торговых организаций, т.к. Гомельское райпо имеет разветвленную сеть (филиалы).         

Планы отдельных подразделений автоматически  собираются в единый план всего предприятия.         

Планирование  можно организовать в аналитическом разрезе по видам деятельности предприятия, вплоть до отдельных проектов. Конфигурация позволяет сравнить различные проекты между собой, оценивать целесообразность того или иного начинания.        

Конфигурация  «Финансовое планирование» позволяет  вести сразу несколько вариантов планов. Используя данную возможность, можно составлять несколько бюджетов разной продолжительности, с разной детализацией, например, финансовый план на год по кварталам, и квартальный план помесячно; можно параллельно проработать несколько вариантов плана, например, составить оптимистический и пессимистический сценарии развития событий. 
 
        Разные варианты планов можно сравнивать между собой. 
        Конфигурация позволяет контролировать соответствие одного плана другому, например, проверить, насколько новый план на квартал соответствует ранее утвержденному годовому финансовому плану. Существует возможность организовать автоматический контроль соответствия одного плана другому. 
        В конфигурации для каждого варианта планирования гибко настраиваются основные характеристики плана:

• продолжительность планируемого цикла может составлять год, полугодие, квартал, месяц, декаду, день;
• в пределах цикла планирование можно вести с любой необходимой детализацией, от всего цикла в целом до одного дня;
• можно назначить любую валюту для сведения воедино различных запланированных значений.

 

        Помимо планов, в конфигурации «Финансовое планирование»  можно вводить также и реальные данные о деятельности предприятия, в тех же самых разрезах, в которых осуществляется планирование. Это позволяет сравнить планы с фактически достигнутыми результатами, проанализировать выполнение плана. Фактические данные можно использовать как основу для составления плана на будущий период.        

Конфигурация «Финансовое планирование» использует штатные возможности программ системы «1С:Предприятие» для организации учета:

• в справочниках настраивается система планирования: задаются планируемые бюджеты, финансовые показатели и статьи, настраиваются варианты планирования, вводятся подразделения и проекты;
• с помощью документов вводятся различные планируемые данные;
• в отчетах введенная информация собирается в единые планы, эти планы сравниваются между собой, выводятся в разных аналитических разрезах.

 

        Работая в конфигурации «Финансовое планирование», планируемые  величины можно вводить в программу  в любой удобной валюте; программа  автоматически пересчитает их в  валюту, назначенную для ведения  плана. 
        Конфигурация включает набор отчетов, который позволяет:

• собирать воедино и формировать по отдельности планы по разным подразделениям и проектам;
• сравнивать между собою различные варианты планов, планы разных подразделений, разные периоды, сравнивать план и факт;
• детализировать запланированные величины, разворачивая отчеты по документам, которыми они вводились, открывать исходные документы прямо из отчетов.

 

 По всем отчетам  можно формировать различные  диаграммы и графики, что позволяет  получить очень наглядное представление  результатов планирования. 
        В конфигурацию «Финансовое планирование» встроен путеводитель, описывающий основные ее функции и порядок работы. Большинство режимов конфигурации могут быть вызваны непосредственно из путеводителя.

    Не  стоит также забывать и про  обычную компьютерную программу Microsoft Excel, которая несмотря на то, что является стандартным приложением Microsoft Office, позволяет также проводить анализ и планирование расходов с целью их оптимизации, на более доступном уровне для обычных пользователей, не владеющих профессиональными навыками в компьютерном планировании.