Управление расходами торговых организаций и их оптимизация в современных условиях хозяйствования

    Перечислим  формальные требования к внутренней отчетности:

• целесообразность – информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;
• объективность и точность – внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений. Оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора;
• оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;
• краткость – в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;
• сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;
• эффективность – издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставлены с выгодами от полученной управленческой информации.

    Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой управленческой информацией. Требования к содержанию отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. Менеджеры должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима.

    Для менеджеров имеют значение не только содержание информации, но и способы  ее доставки, формы отчетности, грамотно составленные сведения. Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений. Разработать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями руководителей и бухгалтеров, других специалистов-экономистов, плановиков и т.п.

    Специальные требования к внутренней отчетности:

• гибкая, но единообразная структура;
• понятность и обозримость информации;
• оптимальная частота представления;
• пригодность для анализа и оперативного контроля;
• непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.п.

    Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого  учета. Информация обратной связи и  контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Вместе с тем необходимо обеспечить информационное единообразие.

    Гибкость  и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если вы не сможете охватывать необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии вам будет трудно получить нужную в каждом случае информацию.

    То  же относится к группировке расходов. Каждый центр ответственности хочет получать отчеты, содержащие информацию для своих собственных целей. Система информации должна быть разработана так, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения.

    Понятность  и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма  должна содержать только ту информацию, которая необходима данному конкретному менеджеру. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение.

    Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

    Внутренние  отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными  или представляться по мере возникновения  отклонений.

    Общая фактическая сумма расходов на реализацию показывается в первом разделе «Отчета о прибылях и убытках», но для более детального изучения всех статей расходов на реализацию используют «Отчет о расходах на реализацию товаров» (форма №3).

    «Отчет  о расходах на реализацию товаров» представляет собой сводную таблицу по всем отраслям деятельности организации (розница, опт, общепит, заготовки), в которой отражается сумма всех расходов на реализацию, как в пределах норм, так и сверх норм с разбивкой по статьям.

1. Статья материальные затраты включает в себя следующие подстатьи:

• Транспортные расходы;

• Расходы на аренду и содержание зданий, сооружений, помещений;
• Расходы на хранение, подсортировку и упаковку товаров;
• Нормируемые потери товаров и продуктов при перевозке, хранении и реализации;
• Расходы на топливо, газ, электроэнергию для производственных нужд;
• Расходы на ремонт основных средств;
• Налог на пользование природными ресурсами;

2. Проценты за пользование кредитами банка;

3. Расходы на оплату труда;
4. Амортизация основных средств и нематериальных активов;
5. Отчисления в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь;
6. Расходы на оплату страховых взносов;
7. Инновационный фонд;
8. Прочие расходы на реализацию товаров:

• Платежи за землю;

• Чрезвычайный налог и отчисления в фонд занятости;
• Отчисления и расходы на подготовку и переподготовку кадров;
• Расходы на рекламу;
• Отчисления на развитие МТБ;
• Таможенные пошлины;
• Прочие расходы;

9. Расходы на реализацию сверх нормы, лимитов и т.д.

      Рассмотрим  первичные документы, по основным статьям  расходов:

1. Транспортные  расходы – сумма транспортных  расходов, произведенных в течение  месяца отражается либо в счете поставщика (транспортной организации), либо в ТТН.

2. Проценты  по полученным ссудам, кредитам  и займам – данные суммы  можно проследить согласно выписке  банка со счета клиента.

3.Расходы  на аренду и содержание зданий, сооружений, помещений, оборудования и легкового транспорта – суммы расходов на аренду отражаются в счете поставщика, т.е. арендодателя.

4. Расходы  на хранение, подсортировку и  упаковку товаров, консервирование, дезинфекцию и асколизацию живсырья – по данной статье расходов составляются акты.

5. Нормируемые  потери товаров и продуктов  при перевозке, хранении и реализации – данные расходы отражаются в акте о порче, бое, ломе.

6. Расходы  на топливо, газ, электроэнергию  для производственных нужд – данная сумма расходов оплачивается организацией согласно счета поставщика.

7. Расходы  на ремонт основных средств  – если ремонт осуществляется  подрядным способом, то все расходы  отражаются в счете подрядчика; а если ремонт осуществляется  хозяйственным способом, то основанием  для начисления данных расходов является ведомость о начислении заработной платы, счета на закупку строительных материалов и т.д.

8. Налог  за пользование природными ресурсами  (экологический налог) – для отражения суммы налога составляется расчет по налогам, затем данный расчет передается в райпо, где обобщаются все данные и заполняются налоговые декларации.

9. Прочие  материальные затраты – основанием  для списания данных расходов  являются накладные, акты, ведомости.

10. Расходы  на оплату труда – бухгалтер  на основании табелей отработанного времени производит расчет начисления заработной платы.

11. Амортизация  основных средств и нематериальных  активов – согласно норме амортизации и амортизационной стоимости составляют расчет о начислении амортизации.

12. Отчисления в фонд социальной защиты населения – на основании начисленной заработной платы, составляется расчет отчислений в ФСЗН (35%).

13. Расходы  на уплату страховых взносов  – составляется расчет на уплату  страховых взносов в размере  0,8 %.

14. Прочие  расходы – составляется расчет.

15. Расходы,  оплаченные сверх установленных  норм, нормативов и лимитов затрат  - составляется расчет.

      Проанализировав объем документов  можно сказать,  данная форма  «Отчета о расходах на реализацию  товаров» является обобщающим  звеном, необходимым для дальнейшего анализа деятельности организации. Она дает наглядное представление обо всех расходах, которые несет организация в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности, однако, не является конечным звеном в процессе анализа деятельности организации.

    Недостатком данной формы отчетности является то, что в ней нет деления расходов на условно – постоянные и условно  – переменные расходы на реализацию. В настоящее время это является очень важным моментом в деятельности любой организации, т.к. все больше руководители в оценки деятельности используют такие показатели как валовая маржа и валовая прибыль. Также некоторые статьи в отчете представлены в укрупненном виде, что не дает возможности подразделения расходов на условно – переменные и условно – постоянные расходы на реализацию (расходы на оплату труда, прочие расходы и т.п.).

    Для проведения анализа расходов на реализацию с учетом подразделения их на условно - переменные и условно – постоянные необходимо разработать более совершенную форму «Отчета о расходах на реализацию товаров».

    Целесообразнее  отметить, что если рассматривать отдельные статьи в общем составе расходов на реализацию, то некоторые из них  не превышают 0,1 % в общем объеме, хотя выделены в отчете отдельной статьей, в то время как другие, более крупные статьи расходов объединены в одну статью прочие расходы.

    Например, такая статья расходов как расходы  на оплату труда должна включать такие  подстатьи как:

• Расходы на оплату труда работников прилавка, кухни, заготовителей – эти расходы полностью зависят от объема товарооборота, т.е. являются условно – переменными;
• Расходы на оплату труда других работников – эти расходы являются условно – постоянными.

    Следовательно, такая статья как отчисления в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты  Республики Беларусь также должна подразделяться в зависимости от расходов на оплату труда той или иной категории работников.

    Поэтому целесообразнее было бы подразделить данную статью в отчете.

    Такие статьи как транспортные расходы и расходы на ремонт основных средств тоже имеют свои недостатки: в них заложена заработная плата водителей и строительной бригады соответственно, хотя на самом деле целесообразнее было бы отнести заработную плату к общей сумме расходов на оплату труда, а именно к условно- переменным расходам.