Формирование службы контроллинга на примере компании Химволокно

Разработку положения о службе контроллинга целесообразно проводить в соответствии с принципами системы управления качеством, которая предусматривает наличие специальной методики по «Разработке и оформлению должностных инструкций и положений о структурных подразделениях».

Обязанности по разработке положения о службе контроллинга, а также ответственность за правильность его оформления целесообразно возложить на руководителя соответствующего структурного подразделения  - главного контролера, который начинает разработку положения по указанию генерального директора, оформленной в виде приказа, распоряжения или соответствующего графика.

При разработке положения о службе контроллинга главный контроллер должен учитывать следующие требования:

1) положение должно быть  разработано таким образом, чтобы  минимизировать в дальнейшем  необходимость внесения в него  изменений;

2) описания основных ключевых  вопросов деятельности службы  контроллинга должны быть однозначными, чтобы исключить их двусмысленное  понимание;

3) необходимо обеспечить  ясность и конкретность информации;

4) терминология, обозначения  и сокращения должны быть четко  определены;

5) ответственность и обязанности  должны быть четко установлены  и распределены;

6) ссылки на другие  распорядительные документы возможны  только в том случае, когда  они общедоступны для сотрудников.

Сотрудники службы контроллинга для выполнения возложенных на нее функций и задач должны быть наделены определенными правами, а также нести ответственность за их полное и своевременное выполнение [7]. Совокупность прав и обязанностей контролеров в каждой является индивидуальной и определяется спецификой внутренних правовых отношений. В общем виде права контроллинга возможно сформулировать следующим образом [6]:

1) право получать информацию  от владельцев, руководства, бухгалтерии  и других подразделений;

2) право организовывать  собственные исследования для  получения дополнительных информационных  данных необходимых;

3) право взаимодействовать  с внешними по отношению к, субъектами: государственными органами, научно-исследовательскими учреждениями, учебными заведениями и предприятиями, учреждениями, организациями;

4) право предоставлять  прогнозы состояния и тенденций  изменения факторов внешней и  внутренней среды владельцам  и менеджерам всех уровней;

5) право согласовывать  систему целей и планов;

6) право оценивать соответствие  целей и задач подразделений  стратегическим целям и миссии  сети в целом;

7) право вносить предложения  руководству по применению средств  стимулирования к сотрудникам;

8) право контролировать  эффективность работы системы  информационного обеспечения менеджмента  и предоставлять предложения  по совершенствованию ее функционирования  или применения новейших информационных  технологий;

9) право давать рекомендации  владельцам и руководителям по  улучшению хозяйственной деятельности, а также управления;

10) право давать обязательные  для исполнения рекомендации  руководителям подразделений по  их деятельности;

11) право предоставлять  предложения и рекомендации владельцам  и руководству субьектащодо применения  инновационных подходов к управлению  в целом, отдельными бизнес-процессами  и подразделениями;

12) иные права необходимы  для эффективного выполнения  возложенных на службу контроллинга  целей и задач.

В свою очередь служба контроллинга и ее руководитель лично несут ответственность за:

1) правильность применения  методов, методик, инструментов, позволяющие  получить достоверную, своевременную  и объективную информацию об  эффективности хозяйственной деятельности  и ее отдельных подразделений, а также управленческой деятельности на всех уровнях менеджмента;

2) своевременность выполнения  процедур контроллинговой деятельности  установленных положением о службе  контроллинга и другими внутренними  распорядительными документами;

3) неразглашении информации  о хозяйственной деятельности  и управления ею, составляющей  коммерческую тайну;

4) выполнение предусмотренных  должностными инструкциями прав  и обязанностей контроллеров.

Степень ответственности определенного контроллера определяется действующим законодательством по вопросам регулирования трудовых отношений, другими законодательными и нормативно-правовыми актами, должностной инструкцией, контрактом о трудовых отношениях между работником-контроллером и работодателем - в лице руководителя, а определенные виды ответственности контроллеров могут устанавливаться коллективным договором. Между контроллерами и руководителями следует обеспечить обязательное согласование проекта положения о службе контроллинга с менеджерами всех структурных подразделений. Необходимо также обеспечить доведение утвержденного генеральным директором или иным руководителем высшего уровня, положения о службе контроллинга к менеджерам всех уровней. На более низком уровне иерархии документов, регламентирующих функционирование службы контроллинга в управлении являются должностные инструкции, где отражается описание рабочего места, задачи, подчиненность, права и обязанности, выполняемые функции, реализация функций, процедуры составления и передачи отчетности, процедуры работы с документами и прочее.

 

Глава 6.3 Структура службы контроллинга

 

Наиболее приемлемой для предприятия «Химпром» будет организационная структура службы контроллинга, представленная на рис. 2. [2].

Рис. 2. Структура службы контроллинга на предприятии

 

Руководитель отдела контроллинга

 

 

Обязанности: планирование деятельности службы контроллинга, формирование информацион. системы, системы планирования и контроля; разработка инструментария контроллинга; координация работы по разработке документации службы контроллинга, разработка графика проведения контролирующих мероприятий и организация проведения контролирующих мероприятий в соответствии с этим графиком; контроль выполнения руководителями и специалистами всех структурных подразделений предприятия своих должностных обязанностей

 

 

 

Контролёр-	Контролёр-	Контролер-специалист по
технолог	аналитик	инфорсационным системам
контролер материально-	Контролер учёта данных	Контролер-помощник
технич. обеспечения
Контролер производства	Контролер анализа данных
Контролер сбыта	Контролер по контролю
Контролер финансов

 

 

Обязанности: сбор и анализ информации по всем центрам ответственности; сбор аналитической информации от производственных служб; разработка контрольных показателей координация деятельности по учету расходов и доходов в центрах ответственности. 

 

 

 

Обязанности: организация учета затрат по видам работ и местам возникновения; диагностика причин отклонений выполнения планов подразделениями и снижение эффективности финансово-хозяйственной деятельности; подготовка рекомендаций по устранению отклонений; контроль за достоверностью информации; разработка предложений по оптимизации учетного процесса в бухгалтерии с позиции аналитической службы; экономическая экспертиза управленческих решений. 

 

 

Обязанности: отслеживание эффективности внедрения и использования автоматизированных систем принятия управленческих решений; расчеты и обоснования расходов на автоматизацию контроллинговой работы; разработка форм для автоматизированного сбора информации; оптимизация документооборота на предприятии; оценивания качества функционирования и формирования предложения по улучшению работы автоматизированных сист 

Предложенную на рис. 2 структуру службы контроллинга можно назвать оптимальной, но в ситуации, когда предприятие больших размеров с масштабным производством, бесчисленным количеством подразделений, цехов и отделов, не стоит ограничиваться только тремя специалистами, ведь это может привести к задержке в процессе сбора, обработки, анализа данных и т. д., и, как следствие, к задержке в процессе принятия управленческих решений, для которых в современных динамичных условиях рынка каждая минута играет важную роль.

Поэтому, должность и обязанности контролера-технолога можно разделить на контролеров материально-технического обеспечения, производства, сбыта и финансов; контролера-аналитика - специалистов по учету, анализу и контролю; в случае необходимости, контролер-специалист по информационным системам может временно привлекать помощника.

Во избежание недоразумений между контроллерами и работниками других служб,  на предприятии во время формирования и внедрения контроллинга должны быть четко определены права контроллинга и доведены до сведения всех других работников. В частности, работники службы контроллинга должны иметь право:

1) получать информацию  от руководителей и работников  подразделений предприятия, которые  необходимы для выполнения своих  должностных обязанностей;

2) осуществлять связь  с другими предприятиями и  фирмами по вопросам, которые  входятв компетенции службы;

3) давать обязательные  для подразделений указания по  методикам планирования, учету затрат, а также анализу;

4) вносить предложения  руководству предприятия о критериях, а также методах расчета вознаграждения  работников за активную работу  по улучшению показателей финансово-хозяйственной  деятельности.

Стоит отметить, что профессионал-контроллер должен быть профессионалом в области управления. Согласно контроллера должны предъявляться следующие требования [6]:

1) владение профессиональными  способностями, а также знаниями  в сфере экономики, а также  управлении (например, владение методами, а также инструментами планирования, способность проводить комплексный  экономический анализ и т. д.);

2) знание методов, а также  техники контроллинга;

3) владение способностями, а также интересом к творческой  деятельности;

4) владение основами «организационного  поведения»;

5) наличие мотивации к  труду в сфере контроллинга  и т. д.

Стоит отметить, что основное различие между службой контроллинга, а также другими службами предприятия заключается в том, что задачи, которые она решает, нацелены на улучшение экономической работы как на оперативном, так и на стратегическом уровне. Результаты деятельности службы контроллинга оформляются в виде отчетности, под которой следует понимать подсистему общекорпоративной системы информационного обеспечения управления предприятием, то есть систематизированную совокупность внутренней управленческой информации, сложившейся по результатам выполнения функций контроллинга за определенный период или выполнение отдельных поручений руководства или главных контролеров, и подается менеджерам всех уровней для удовлетворения их информационных потребностей в ходе принятия решений относительно стратегического, а также оперативного управления предприятием [2].

 

Глава 7.   Предложения по автоматизации системы контроллинга

 

До внедрения автоматизированной системы управления нужно взвесить необходимость в данном программном обеспечении, определить цель и задачи, для решения которых будет внедряться программа. Сегодня насчитывается более полутысячи фирм-разработчиков программных продуктов в сфере учета и управления. Несмотря на широкое предложение программного обеспечения не всегда те программы, которые являются широко разрекламированными на рынке, соответствуют реальному ее наполнению, поэтому необходимо хорошо ознакомиться с рынком программ, изучить опыт применения программы, а также ознакомиться с рекомендациями других пользователей.

Во время приобретения программы следует ориентироваться на профессиональные фирмы, которые имеют большой опыт проектирования автоматизации бухгалтерского учета и хорошую репутацию. О качестве программ свидетельствует срок промышленной эксплуатации, а также количество внедрений на предприятиях, поскольку только при данных условиях оказываются, а также реализуются наиболее распространенные особенности методик учета, совершенствуется технология обработки, предусматриваются различные сервисные функции [1]. У пакета должна быть лицензия, сертификат качества. Поэтому важно обратить внимание на наличие центров обучения у фирмы-разработчика, консультационной поддержки, обеспечение новыми версиями программы по льготным условиям, наличие гарантийного, а также абонентского обслуживания. Необходимо учитывать в том числе возможность вносить изменения в программу без привлечения программист и ее стоимость.

Систематическое и детальное противопоставление возможностей программного обеспечения позволяет принять не только соответствующие решения о выборе программы, но и составить перечень дополнительных специфических работ по программированию.

Выбранная программа предприятием должна подходить к системе составляющих систем управления, функционирующих на предприятии, отвечать современным ее требованиям, а также обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информации [6]. Во время выбора программного обеспечения контроллинга также необходимо установить, будет приобретаться стандартное программное обеспечение, а также на основе существующих информационных технологий предприятия целенаправленно разрабатываться собственная программа [2]. В этом случае учитываются затраты времени, качество, надежность, а также гибкость программных решений.

Специалисты группируют компьютерные информационные программные системы в такие основные классы: MRP, MRP II, ERP, ERP II, S-MES и тому подобное. Все перечисленные интегрированные управленческие системы позволяют упорядочить производственные процессы, минимизировать временные потери для всех операций, снизить брак производства, отработать документооборот. ERP-системы максимально отвечают потребностям системы управления отечественных крупных и средних предприятий. Они помогают компании получить максимальные конкурентные преимущества [5].