Трудовая книжка. Особенности оформления и хранения

Введение 4

Глава I. Трудовая книжка – документ системы документации по персоналу 6

        1.1. Общие положения 6

Глава II. Ведение, оформление и хранение трудовых книжек 10

         2.1. Выдача трудовых книжек 10

         2.2. Правила оформления трудовых книжек 11

         2.3. Правила ведения трудовых книжек 12

4. Правила хранения трудовых книжек 17

Заключение 18

Список используемой литературы 20

Приложение 1. Титульный лист трудовой книжки 21

Приложение 2. Содержательная часть трудовой книжки 22

Приложение 3. Образец заполнения трудовой книжки 23

     Трудовой  путь каждого рабочего и служащего  отражается в трудовой книжке - одном  из важнейших личных документов гражданина в нашей стране,   характеризующем  всю его профессиональную биографию: образование и квалификацию, продвижение  по служебной лестнице, отношение  к труду. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях.    

       Словом, трудовая книжка как основной  документ в сфере профессиональной  деятельности повышает у ее  владельца чувство ответственности  за работу, способствует укреплению  дисциплины, значительно облегчает  задачу правильного подбора кадров, позволяет существенно упорядочить  работу органов социального обеспечения  по назначению пенсий.

       Впервые трудовые книжки были  введены в 1919 г. декретом ВЦИК  в Петрограде и Москве. В 1923 г. Еще через три года в  стране ввели так называемые  трудовые списки, а с 15 января 1939 г. были введены трудовые  книжки единого образца для  рабочих и служащих всех государственных  и кооперативных предприятий и учреждений. Сегодня трудовая книжка является  основным документом о  трудовой деятельности.

    Однако  далеко не все руководители негосударственных  организаций уделяют должное  внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о  его роли при установлении трудового  стажа и зачастую считают его  необязательным.

     Наряду  с указанными субъективными причинами  есть и причины объективные, связанные  с несоответствием действующих  нормативных документов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным  ситуациям, возникающим в повседневной практике.

       В данной работе в основном  использованы: постановление министерства труда и социального развития российской федерации «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 г. № 69 и  постановление Правительства РФ 16.04.2003 №225 (ред. от 06.02.2004 N 51)  «О трудовых книжках» вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

       Цель моей работы - рассказать  о трудовой книжке. Задачи - рассказать  о правилах ее заполнения, ведения  и оформления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА I. ТРУДОВАЯ КНИЖКА – ДОКУМЕНТ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ПЕРСОНАЛУ

1. Общие положения

     Трудовые  книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней, в  том числе на временных, сезонных, нештатных работников (если они подлежат государственному социальному страхованию), надомников, работников с неполным рабочим временем. При этом в трудовой книжке последних, не отмечается, что они работают с неполным рабочим временем. Трудовая книжка впервые заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу. Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.  В книжку вносятся следующие сведения:

• сведения о работнике, то есть фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании сведений паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующей специальных знаний или специальной подготовки);
• сведения о работе, то есть прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение со ссылками на соответствующие приказы;
• сведения о поощрениях и награждениях произведенных работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения);

• сведения  о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда  дисциплинарным взысканием является увольнение;
• сведения об открытиях, на которые имеются у работника дипломы об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях
• трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

     Все сведения в трудовую книжку заносятся  без сокращения - полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника  указываются на основании паспорта, образование (общее и специальное) - на основании соответствующего документа, профессия и специальность также  указываются на основании документа. Все изменения в этом заносятся  в трудовую книжку на основании соответствующих  документов по последнему месту работы. Так, если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то в  трудовой книжке об этом производится соответствующая запись.

     По  желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой указывается  его работа по совместительству и  об ее окончании.

     Имеющим трудовые книжки студентам, аспирантам и клиническим ординаторам учебное  заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных  отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных  учебных заведений.

     Период  их работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при  проведении научно-исследовательской  хоздоговорной работы также

     Со  ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов в трудовую книжку по месту работы до занесения  сведений о работе на данном производстве вносятся следующие записи отдельной  строкой:

• о времени службы в армии, флоте, органах государственной безопасности в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе",  а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органах и всех видах охраны,
• о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях, аспирантуре, в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров,  если это ранее не было занесено,
• о времени обучения в ПТУ и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации и подготовке кадров;

     Записи  о причинах увольнения в трудовой книжке делаются в точном соответствии с формулировкой основания, указанной  в законе, и со ссылкой на соответствующую  статью и пункт Закона. Например, "уволен по собственному желанию  ст.80 КЗоТ РФ".

     При увольнении по собственному желанию  по уважительным причинам в трудовой книжке увольнение записывается с указанием  этих причин. Например, "уволена по собственному желанию по ст.80 КЗоТ РФ в связи с переводом мужа-военнослужащего в другую местность".

     Дата  увольнения указывается в соответствии с приказом об увольнении. Днем увольнения считается последний день работы. В этот день работнику выдается трудовая книжка с внесенными в нее соответствующими записями об увольнении и другими, сделанными на данном производстве, заверенными  печатью и подписью руководителя производства.

    Никаких вычеркиваний и исправлений неточностей  в трудовой книжке делать нельзя. Если есть такие неточности, то исправление  производится отдельной строкой

     При восстановлении на работе незаконно  уволенного, запись в трудовой книжке об увольнении не вычеркивается, а аннулируется следующей строкой, указывающей, что предшествующую строку об увольнении считать недействительной.

     При потере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом администрации  последнего места работы, которая  не позднее 15 дней после получения  такого заявления выдает работнику  другую трудовую книжку с надписью "Дубликат".

     Когда трудовая книжка не вмещает в себя вновь вносимые данные, тогда в  нее вкладывается вкладыш, в котором  продолжается нумерация записей, соответствующих  трудовой книжке. На титульный лист вкладыша вносятся данные о его владельце, аналогично данным в титульном листе трудовой книжке. На титульном листе вкладыша можно вносить уже обновленные данные о владельце книжки, например, новую фамилию или новую специальность. В остальном все требования, предъявляемые к трудовым книжкам, распространяются и на вкладыши к ним. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.1. Выдача  трудовых книжек 

     Согласно  ТК РФ указывает, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

     Некоторые организации неправомерно требуют  предъявления подлинника трудовой книжки. Однако в этом случае, по письменному  заявлению работника, работодатель обязан не позднее трех дней со дня  подачи этого заявления выдать работнику  копии документов, связанных с  работой (в т. ч. выписки из трудовой книжки), которые должны быть заверены надлежащим образом.

     Если  работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

     Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой  по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.

     Администрация не имеет права задерживать выдачу трудовых книжек уволенным работникам. Выдача справок взамен трудовых книжек не допускается.

     В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам  под расписку и или высылается по почте по их требованию.

     Трудовые  книжки, не полученные их владельцами  после увольнения, хранятся в течение  двух лет в отделе кадров (отдельно от остальных трудовых книжек), а  затем сдаются на 50-летнее хранение в архив предприятия. По истечении  указанного срока они могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в  архив, составляются опись и акт, копии, которых хранятся в отделе кадров.

2.2 Правила оформления  трудовых книжек 

     Приступая к работе с трудовыми книжками, отвечающий за их ведение сотрудник  должен, прежде всего, решить следующие  основные вопросы.

     Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся  в наличии в кадровой службе.

     Во-вторых, проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые.

     В-третьих, проверить наличие и сохранность  трудовых книжек работников. При выявлении  фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины  их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без  трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине администрации предприятия; невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собственных  нужд под расписку, и т. п.).

     Для розыска отсутствующих документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом с  указанием проведенных мероприятий  и сделанных выводов.

     В-четвертых, проверить наличие в организации  необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и характеристик принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).

     Трудовая  книжка является сложным по составу  информации документом и включает следующие  элементы:

     - обложку, 

     - титульный лист,

     Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутренней стороне обложки выносят сведения об изменениях в записях, сделанных на титульном листе. Следует подчеркнуть, что Инструкция говорит именно об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним уничтожаются путем сожжения на основании соответствующего акта.

     Организация может выдать работнику трудовую книжку только в том случае, если работник поступает на работу впервые. При этом лицо, поступающее на работу, обязано предоставить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией. Лица, уволенные из рядов Вооруженных Сил, обязаны предъявить военный билет. 

2.3. Правила ведения трудовых книжек 

     Трудовые  книжки ведутся на государственном  языке Российской Федерации, а на территории республики в составе  Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным  языком Российской Федерации вестись  и на государственном языке этой республики.

     Следовательно, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и  является основным документом о его  трудовой деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий, специальный  и непрерывный стаж работника.

    Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения - полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника указываются на основании паспорта, образование (общее и специальное) - на основании соответствующего документа, профессия и специальность также указываются на основании документа.

     По  желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой указывается  его работа по совместительству и  об ее окончании.

     Имеющим трудовые книжки студентам, аспирантам и клиническим ординаторам учебное  заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных  отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных  учебных заведений.

     Период  их работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при  проведении научно-исследовательской  хоздоговорной работы также вносится в трудовую книжку отдельной записью  на основании соответствующей об этом справки.

     Информация  об уровне образования работника  в современной форме трудовой книжки, во-первых, не должна отсутствовать, а во-вторых, должна быть вписана  над соответствующей линейкой, а  не подчеркнута под ней.

     Другой  ошибкой в данной части титульного листа трудовой книжки является отсутствие сведений о специальности, несмотря на надпись "высшее" в строке об образовании:

     Допускаются ошибки и при заполнении сведений о профессии или специальности. Гражданину, еще не имеющему никакой  профессии или специальности, нередко  вписывают в трудовую книжку наименование занимаемого им рабочего места или  выполняемого вида работ вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной  до времени получения работником профессионального образования  с присвоением соответствующей  квалификации.

     Правильность  внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и заверяет своей подписью.

     В титульном листе предусматривается  еще одна подпись - лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Работники  кадровых служб нередко ставят в  правом

     Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации  или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе  является недействительной.

     При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается  прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии - ниже, на следующей  строке; для имени, отчества и даты рождения - выше или рядом, на той  же строке). Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному верить", как это нередко делают неопытные работники кадровых служб.

     Внесенные в титульный лист изменения обязательно  подтверждаются ссылками на соответствующие  документы: паспорт, свидетельство  о рождении, свидетельство о браке и т.п. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или работника кадровой службы и печатью организации или печатью отдела кадров.

     В таком же порядке при необходимости  вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. При изменении уровня образования дается ссылка на документ, полученный по окончании учебного заведения.

     Довольно  часто работники организаций  и предприятий, получая новые  профессии или специальности, со временем просят вписать их наименования в титульный лист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого не предполагает, а в титульном  листе не отведено место для перечисления вновь полученных профессий и  специальностей. Установление рабочему второй и последующих профессий  с указанием присвоенных разрядов отмечается в разделе "Сведения о  работе", получение новых специальностей не фиксируется в трудовой книжке. 

     Содержательная  часть трудовой книжки имеет табличную  форму, включающую 4 графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о работе,

     - информация, которая вносится в  этот раздел до занесения сведений  о работе в данной организации;

     - информация о приеме на работу, переводе на другую работу  и об увольнении, т. е. основные  сведения о трудовом стаже  работника;

     - дополнительная информация о  работе, необходимая для наиболее  полной характеристики особенностей  трудового стажа работника и  специфики деятельности организации,  в которой этот стаж заработан  (приложение № 1).

     Заполняя  трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника  документы, подтверждающие периоды  обучения, службы или другой деятельности, включаемой в общий трудовой стаж и/или не прерывающей стаж работника.

     К такой информации относятся сведения:

     - о времени  военной службы  в соответствии с Федеральным  законом "О воинской обязанности  и военной службе", а также  о времени службы в органах  внутренних дел, органах налоговой  полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

     - о времени обучения в высших  и средних специальных учебных  заведениях (включая и время работы  в студенческих отрядах, на  производственной практике и  при выполнении научно-исследовательской  хоздоговорной тематики).

     Чаще  всего такие записи приходится вносить  при первичном оформлении трудовой книжки еще не работавшим выпускникам  учебных заведений и бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметь основание  ее внесения (справки учебных заведений, военный билет и т. п.).

     Сведения  о работе в данной организации  нумеруются и датируются. датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения,

     Запись  о приеме на работу, как и все  другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа  и содержать сведения о структурном  подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство), и о поручаемой ему работе с  указанием его профессии и  присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Наименования профессий  и должностей должны соответствовать  Общероссийскому классификатору профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). 

2.4.Правила хранения трудовых книжек 

     Кадровые  службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение всего  срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных  форм "Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним", в которых  регистрируются эти документы. Тем  самым устанавливается ответственность  кадровой службы за сохранность этого  документа.

     Трудовые  книжки и вкладыши к ним хранятся у администрации как бланки строгой  отчетности.

     Выдаются  они работникам на руки только при  увольнении, а в остальных случаях, если возникает надобность администрация выдает работнику по его просьбе заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки.

     Запасные  бланки трудовых книжек и вкладышей  к ним должны храниться не в  кадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как  документы строгой отчетности в  специальной приходно-расходной  книге.

     В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с  указанием серии и номера каждого  бланка.

     Трудовая  книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране, она отражает всю его оплачиваемую трудовую деятельность, всю его профессиональную биографию. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера; и т.д.  

     Словом, трудовая книжка повышает у ее владельца  чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного  подбора кадров, позволяет существенно  упорядочить работу органов социального  обеспечения по назначению пенсий.

       Впервые трудовые книжки были  введены в 1919 г., в  1923 г. ТК заменила удостоверения личности, в 1926 г. ввели трудовые списки,  в 1939 г. вводят ТК единого образца, в 1940г.  был утвержден вкладыш. Еще позднее, 9 июля 1958г. была утверждена Инструкция о порядке ведения трудовых книжек. И в 1970г. принимаются Основы законодательства.  

    Однако  сегодня далеко не все руководители негосударственных организаций  уделяют должное внимание этому  документу, а многие молодые работники  не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают  его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности  организациях, как правило, кадровые службы отсутствуют, и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования  или крайне небрежного оформления, в том числе без использования  бланка установленного образца.

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.Госстандартом РФ от 27.02.1998 г. № 28)
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Оформление служебных документов»
3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Росархивом от 27.11.2000 г. № 68
4. Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000 г.
5. Постановление Министерства труда и социального развития Российской  Федерации «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых  книжек» от 10 октября 2003 г. № 69 (Зарегистрировано в Минюсте 11.11.2003 № 5219).
6. Постановление Правительства РФ 16.04.2003 №225 (ред. от 06.02.2004 N 51)  «О трудовых книжках» вместе с «правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
7. Трудовой кодекс Российской Федерации  от 30.12.2001 №197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 09.05.2005).
8. Шкатулла В. И. Комментарий к Кодексу законов о труде РФ. М.: ИНФРА–М., 2001.
9. Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №4, 2002.
10. Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №2, 2002
11. Толкунова В. Н., Гусов К. Н. Трудовое право России. Учебное пособие. М.: 2001

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ 

Герб                             ТРУДОВАЯ КНИЖКА

                             ТК    № 3751667 

Фамилия__________________________________________________________

Имя ______________________________________________________________

Отчество __________________________________________________________

Дата  рождения _____________________________________________________

^{(число,  месяц, год)}

Образование _______________________________________________________

__________________________________________________________________

^{(н/среднее,  среднее, н/высшее, высшее)}

Профессия, специальность ___________________________________________

__________________________________________________________________

Дата  заполнения «______» ___________________________________20____ г. 

Подпись владельца книжки __________________________________________ 
 

М. П.             Подпись лица,

                                                  ответственного за ведение трудовых книжек

                                    _____ _____________________________          ^{(разборчиво)} 

СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ  ЧАСТЬ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Сведения  о работе

Сведения  о награждениях

     ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ