Технологии делопроизводства. Контроль за исполнением документов и принятых решений

    Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения, которые отмечаются на верхнем поле контрольно-регистрационной карточки.           

    Для периодически создаваемых документов, для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.

    Так, типовые сроки установлены в  указах Президента, законах Российской Федерации, правительственных нормативных  актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

    Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и др. нормативных актах. После их утверждения и включения в «Табель форм» или «Инструкцию по делопроизводству» они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

    Индивидуальные  сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

    Срок  исполнения входящих документов общепринято  исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента  их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

    Срок  исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

    Исполнение  документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата.  При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах.                                  

    При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при  возвращении к документам, считавшихся  исполненными, контрольный экземпляр  входного формата заполняется в  самой контрольной службе.

    Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или  параллельно (например, в копиях), с  подобными документами.

    При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

    На  левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для простановки  специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на свободном месте в верхней части документа.

    Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

    В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

    Проверки  могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем  случае службой контроля готовятся  письменные напоминания. Они могут  быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю.

    Возможна  также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

    Проверка  хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки:

    – задания последующих лет –  не реже одного раза в год;

– задания  последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

– задания  текущего месяца – каждые 10 дней и  за 5 дней до истечения срока исполнения.

    Снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение.

    Возможна  простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.

    Если  контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

    Данные  о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Типовые аналитические формы по контролю исполнительской дисциплины не определены и устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ. Но наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:

    –общее  количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

–количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;

–количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

    –задержки исполнения в рабочих долях;

    –причины задержек исполнения документов.

    Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно бывают:

    –слишком  высокая степень централизации полномочий,

    –перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня,

–недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций,

    –недостаточные сроки для качественного исполнения,

    –нерациональная система документооборота,

–недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

    На  основе результатов анализа разрабатываются  и принимаются меры по ускорению  исполнения документов, повышению исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом.