Технологии делопроизводства. Контроль за исполнением документов и принятых решений

    ВВЕДЕНИЕ 

    Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также в производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках самой организации, так и корреспондентам вовне её.

    Это предполагает наличие технологии обработки  и преобразования информации поступающих  документов в результатную информацию. Само понятие «технология» использовалось в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

    Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления (ДОУ) и учитывая специфику информационных процессов, на которых она основывается, определим технологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

    Технологии  ДОУ в соответствии с различием  информационных процессов делятся  на:

    –технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

    –технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;

    –технологии введения документов в информационную базу данных организации исходя из ее внутренней структуры;

    –технологии обработки документной информации и накопления документов;

    –технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов. 
 

    I.ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

    1.1Организация документооборота 

    1.1.1. Понятие документооборота, его количественные и качественные характеристики 
 
 

    Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались термином «документооборот». Исходя из установленного ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термина «Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело» и из того, что это определение не претерпело изменений за последние двадцать лет, следует, что полного тождества между понятиями «технология» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривая движение только отдельных документов, в то время, как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

    Соответственно  масштабам движения документов можно выделить документооборот должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления, государства в целом. Но для нормативно-методической разработки необходимо выбрать базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов с одной стороны, и быть достаточно простым для описания этих процессов. Основываясь на этом критерии, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривает в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента.

    Порядок движения документов в организации  вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

    Документооборот в организациях состоит из потока документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и другими.

    Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

    В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются  документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

    Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы – потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников-авторов и заканчивается у других сотрудников-исполнителей. Так что в начале их путь – это путь отправляемых документов, а продолжение – путь получаемых документов.

    Другой  характеристикой документооборота может являться видовой состав документов, например:

    – распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;

    – акты и справки проведения вневедомственных проверок;

    – статистическая отчетность;

    – письма-запросы о деятельности организации;

    – письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;

    – материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и другие) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и так далее.

    Каждый  вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

    Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

    Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

    Значительно различаются методы и этапы обработки  документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации. Критерии различий между группами документов могут быть и иными, но их поиск и выделение имеет смысл только при одном условии – существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

    Как известно в настоящее время параллельно применяется несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными курьерами или фельдсвязью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте, по телеграфу. Для передачи документной информации используются: телефон, факсимильные аппараты, компьютеры.

    Если  еще несколько лет назад подавляющее большинство документов поступало и обрабатывалось централизовано в специальном подразделении –экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам на их персональные компьютеры. Сдерживающим фактором массового перехода к более быстрым способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают не технические сложности, а скорее проблемы юридической силы корреспонденции.

    Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

    В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько этапов:

    –экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию и фиксация самого факта их поступления;

    – предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

    – организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;

    – обработка исполненных и отправляемых документов.

    Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе  и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных – зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.

    Экспедиционная  обработка поступающей корреспонденции достаточно традиционна, как правило не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками; поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

    При необходимости сотрудник, принимающий  информацию, расписывается в разносной  книге, журнале или квитанции  в приеме документов и отмечает дату их получения.

    Если  на конверте имеются надписи  «Срочно», «Вручить немедленно» и др, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 15.01.2007  10.35

    При наличии в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время  должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получении или в первый рабочий день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и др. факторов.

    До  вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

    При поврежденной упаковке особенно тщательно  проверяется полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.

    Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.

    В экспедиции не вскрывается корреспонденция, имеющая гриф «лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и другим). 

     При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожается, исключения делаются только в следующих случаях:

– в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

– в  документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

– если полученный документ по смыслу носит  личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;

– при желании взыскать с корреспондента доплату Почтовому ведомству.

1.1.2. Структура баз данных документального фонда организации

     

    Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически о всех документах, которыми располагает организация.

    Основой построения поисковых  систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.