Технологии делопроизводства. Контроль за исполнением документов и принятых решений

    В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, поиск и контроль исполнения.

    Регистрация производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

    –приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ,

    –приказы по кадрам – в отделе кадров,

    –бухгалтерская документация – в бухгалтерии,

    –учебная документация – в учебной части,

    –переписка может регистрироваться по структурным подразделениям и (или) в службе ДОУ и т.д.

    Вместе  с тем децентрализация также  должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

    Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто составляется и утверждается руководителем организации единый список или перечень.

    Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу и т.д.

    Индексом  документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские  балансы, протоколы, наряды и др.) служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

    При необходимости выделения части  документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например, 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и увольнении, то есть те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить индексом (буквой) П, например 74-П, и т.д. Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа.

    Ввод  документа в ИПС производится путем записи его индекса и  соответствующих реквизитов в регистрационные  входные формы: регистрационно-контрольные  карточки (РКК), экранные формы, регистрационные  журналы.

    Журнальная  форма наиболее исторически ранняя, но имеет один существенный недостаток – невозможность систематизации записей. Выход из положения приверженцы журналов регистрации находят в заведении самостоятельных, с собственным графлением журналов для регистрации (Приложение 1):

    – входящей корреспонденции;

    – исходящей корреспонденции;

    – входящих распорядительных документов от руководства;

    – входящих телеграмм;

    – исходящей переписки с руководством и так далее. 

    Слишком множественное дробление системы регистрации ведет к дополнительной путанице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (например, в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и её распечаткой.

    С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных  карточек можно облегчить путем  копирования верхней части первого  листа документа, где размещены  основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д. через прозрачный трафарет (Приложение 2). Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды – маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

    Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным  документам. Первая часть картотеки  служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

    Карточки  в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

    По  мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

    В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и  задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы по предложениям, заявлениям и жалобам, по ведомственным нормативам: приказам, решениям, поручениям, по кадровым распорядительным документам.

    Чтобы не потерять порядок номеров при  ведении карточной системы регистрации, службой ДОУ обычно применяются дополнительные рабочие таблицы – шахматки (Приложение 3) для об уже использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов. 

    При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную БД осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

    Компьютерная  документная база данных ведется  в соответствии с применяемым  на данном компьютере или сервере  программным обеспечением. Выбор  той или иной технологии ведения  информационно-поисковой системы  находится в компетенции руководства организации.

    Разработчиками нормативно-методических документов по ДОУ, после неудачного внедрения единой автоматизированной контрольной системы (в составе УСОРД) в начале 1980-х годов, признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата документной поисковой системы.

    Вместе  с тем, исходя из необходимости обеспечить совместимость, понятность и полноту  информационного содержания регистрационных  массивов в ГСДОУ определен состав обязательных показателей, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых признаков документа, и правила заполнения этих показателей (Приложение 4).

1.1.3. Обработка отправляемой корреспонденции

    Телефонограммы, факсограммы, электронные документы  посылаются, обычно минуя службу ДОУ, если руководитель организации не принимает решения о централизованной рассылке всех исходящих документов, контролируемой на общих основаниях. Бумажные документы, в том числе и телеграммы, отправляются, как правило, централизовано через экспедицию. Отправка документов по почте или передача их с помощью курьеров (сотрудников) решается исходя из конкретной ситуации. Для экспедиционной обработки отправляемые документы должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

    На  документ, рассылаемый более чем  в четыре адреса, исполнитель готовит  список на рассылку. После регистрации  документа силами службы ДОУ или  исполнителем (это должно оговариваться  в инструкциях по ДОУ) организуется его размножение в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранении обязательного экземпляра: Тираж = кол-во адресов + 1.

    Исполнитель определяет индекс дела, в которое  должен быть подшит контрольный экземпляр  документа, содержащий отметки о  согласовании, и проставляет на нем  отметку о направлении в дело; если документ является ответом, то документ-запрос формируется в дело вместе с ответным документом.

    При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном  документе и в регистрационно-контрольной  форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении.

    Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой ДОУ должны возвращаться исполнителям.

    Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно проверяется:

– наличие  адресов рассылки на самом документе  или на отдельном листе;

–наличие  необходимого числа копий, без учета  экземпляра, остающегося в офисе;

–уточняется форма отправки корреспонденции: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая. В последнем случае важен вид почтового отправления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

    Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.

    Собственно  экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя:

• сортировку почты по корреспондентам,
• упаковку и оформление почтового отправления,
• передачу корреспонденции в отделение связи.

    Отправка  документов на машинных носителях, посылок  и бандеролей должна производиться  в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

    Упаковка  и оформление корреспонденции осуществляется в соответствии с действующими Почтовыми  правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

    Оформление  и отправление служебных телеграмм  должно осуществляться в течение  часа после их регистрации в службе ДОУ.

1.1.4. Отметки на поступившей корреспонденции

     На поступающих документах проставляется отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов и подпись сотрудника. Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа, в правом углу нижнего поля.