Технологии делопроизводства. Контроль за исполнением документов и принятых решений

     Иногда для повышения исполнительской дисциплины в дополнение к требованиям ГОСТов руководители организации обязывают сотрудников ставить при обработке почты свою подпись. Её ставят без расшифровки.

   Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут  в пределах года в общем валовом порядке или раздельно по видам корреспонденции. Нередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение месяца, начиная следующий месяц с единицы.

   Если  корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может  ставиться на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним.

   На  документах, подлежащих централизованному  хранению в службе ДОУ, может ставиться  на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит возврату».

   Если  документ присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем экземпляре.

   Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

  Экспедиционная  обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни.

1.1.5. Внутренний документооборот

   Корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах, к ним добавляется корреспонденция, имеющая точный адресат: структурное подразделение или конкретный сотрудник.

   Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки – для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации поступивших документов учитывается:

   – важность содержания;

   – вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.

   – сложность и новизна поставленных вопросов;

   – авторство, то есть общественное положение  лица, автора документа, место учреждения-отправителя  в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

   – реальная срочность исполнения документа.

   Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывает использование внутренних справочных материалов:

примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

   перечня должностных лиц и их обязанностей;

технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

   Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов  представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

   Руководитель, как правило, не должен лично принимать  документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В  любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

   Обычно  применяется следующая технология:

– документы  передаются руководителем и посетителями по его просьбе секретарю;

– секретари  руководителей по мере поступления  к ним документов от руководителей  заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передает документ на исполнение;

– в конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации (Приложение 5). Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка».

   Руководители  не должны задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение – на следующий день, возвращены в службу ДОУ для внесения необходимых сведений в базу данных.

   При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю. Необходимость  размножения документа для его  исполнения и количества копий определяется лицом, организующим исполнение – ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа.

   Для передачи документов в структурные  подразделения применяется несколько  технологий, иногда параллельно. Для  обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно.                       

   Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ. При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги или вторые экземпляры регистрационных карточек.

   При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного  документооборота в нормативно-методических (инструкциях) должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронную копию документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

   Обработка поступающих документов может считаться  оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

   Порядок и срочность экспедиционной обработки  документов должны зависеть в первую очередь от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие, исходя из их содержания, срочного исполнения, следует обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе ДОУ должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую корреспонденцию – двое суток.

   Документы передаются из одного подразделения  в другое секретарями их руководителей или самими сотрудниками, реже через службу ДОУ. Как правило, единый порядок передачи документов из одного подразделения в другое для документов, не содержащих конфиденциальную информацию, не устанавливается. Но чтобы документы не терялись, как в бумажную регистрационную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) должны вноситься сведения о любом изменении их местонахождения с указанием даты передачи, в том числе от одного исполнителя другому в пределах одного подразделения.

  Ознакомление  ряда должностных лиц с одним  экземпляром документа, не подлежащего  тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным – составить индивидуальный график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия. 

      1.2. Контроль за исполнением документов и принятых решений

    Одна  из важнейших функций управления, и поэтому важная составная часть  процесса документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

    Действенный контроль исполнения документов должен прежде всего содействовать своевременному и качественному исполнению документов, обеспечению получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

    Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

    –постановку документов на контроль;

    –проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

    –предварительную  проверку и регулирование хода исполнения;

    –учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

    Контроль  исполнения, как правило, ведется  на нескольких уровнях:

–сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;

–контроль соответствия формы создаваемых  документов их содержанию;

–контроль соответствия применяемых унифицированных  форм и бланков действующим нормативам и образцам;

–контроль соответствия уровня и формы удостоверения  каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

    –контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

–контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

    Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации  различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и так далее осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

    Контроль  же по существу содержания входит в  обязательные должностные обязанности  не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных  документов, специального контрольного подразделения.

    В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели  на практике к еще одной классификации  документов: на документы, контроль за исполнением которых необязателен, и документы, подлежащие контролю за их исполнением.

    Перечень  контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации.

    В состав документов, подлежащих обязательному  контролю, наряду с документами директивных  и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

    Информация  о результатах контроля должна поступать  тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.