Регистрация поступивших  документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

     Обращения граждан  регистрируются и формируются в  дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти. Зарегистрированные документы передаются специалистами  в отдела документооборота и организационного развития  на рассмотрение министру или по решению министра иным должностным лицам Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан. Документы с указаниями по исполнению передаются специалистами  в отдела документооборота и организационного развития  исполнителям. 

     Документы после  их подписания министром (заместителями  министра) передаются в отдела документооборота и организационного развития  для  регистрации и отправки. Отдел  документооборота и организационного развития  осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

     Передача документов между структурными подразделениями Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан  осуществляется через отдел документооборота и организационного развития. 

     В Министерстве отделом  документооборота и организационного развития  ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. 

       Данные о количестве документов  обобщаются, анализируются специалистами  отдела.

     В 2007 году была введена  система Электронного правительства  Республики Татарстан. В целях учета  и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные краткие сведения о документах.

     Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства.

     Для подписания электронных документов используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи сертифицированы в установленном порядке. При рассмотрении и согласовании электронных документов могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом  документооборота и организационного развития.

     Исполненные электронные документы систематизируются  в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

     При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном  виде.

     Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке  в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

     После истечения срока, установленного для  хранения электронных дел (электронных  документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого министром, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. 
 

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ

ДОКУМЕНТОВ  В МИНИСТЕРСТВЕ ТРАНСПОРТА РТ 
 

     Должностные лица Министерства при работе с документами  руководствуются требованиями нормативных и методических документов. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления

     Общие требования разработаны в соответствии с законами РФ и Республики Татарстан, устанавливающими порядок организации и деятельности Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан.

     язык  служебного документа должен соответствовать  общим нормам современного русского литературного языка. Например, недопустимо использование просторечных, диалектных и жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотам из криминального жаргона. В качестве примера можно привести следующие часто употребляющиеся в настоящее время слова: «беспредел» вместо «беззаконие», «надо делиться» вместо «распределять», «разборка» вместо «сведение счетов», «отмывать (деньги)» вместо «легализовать», «крыша» вместо «защита», «крутой» вместо «жесткий».

     Деловое общение посредством документов имеет и свои специфические черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее содержание и языковое оформление.

     Документы, создаваемые в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан , оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата  А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

     Бланки федерального Министерства транспорта и дорожного  хозяйства Республики Татарстан  разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

     Образцы бланков  утверждаются приказом министра транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан.  Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:

     а) Государственный герб Российской Федерации;

     б) наименование федерального органа исполнительной власти;

     в) должность лица, подписавшего документ;

     г) подпись должностного лица;

     д) вид документа;

     е) место составления (издания) документа;

     ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

     з) адресат;

     и) дата документа;

     к) регистрационный номер документа;

     л) наименование документа;

     м) текст документа;

     н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

     о) отметка о наличии приложений;

     п) гриф согласования;

     р) гриф утверждения;

     с) виза;

     т) оттиск печати;

     у) отметка о заверении копии;

     ф) отметка об исполнителе;

     х) указания по исполнению документа;

     ц) отметка о контроле документа;

     ч) отметка об исполнении документа;

     ш) отметка о конфиденциальности.

     Состав реквизитов документа определяется его видом  и назначением.

     Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан, с другими органами государственной власти и организациями оформляется листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.

     Министерство  формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов, разрабатывает и утверждает по согласованию с главным архивным управлением при кабинете Министров Республики Татарстан перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

     Формирование документального  фонда Министерства  осуществляется отделом документооборота и организационного развития  путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в Национальный архив.

     Номенклатура дел  Министерства

     а) составляется отделом документооборота и организационного развития  на основе номенклатур дел структурных подразделений;

     б) утверждается министром не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

     в) один раз в 5 лет согласовывается с Главным архивным управлением (национальным архивом РТ), в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Министерства

     Дела формируются  в соответствии с номенклатурой  дел, а также с соблюдением  принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

     Дела со дня их формирования до передачи в архив  или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях Министерства по месту их формирования. 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 

     По  результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

     Документационное  обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в  процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

     Основной  целью работ с документами  в организации является руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению  управления. Служба, работающая с документацией  решает следующие задачи:

     совершенствование форм и методов работы с документами;

     обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив;

     сокращение  документооборота, количества форм документов и документов;

     разработка  и внедрение нормативных и  методических документов по совершенствованию  документационного обеспечения  в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих  подведомственную систему), прогрессивных  технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

     При оформлении документов необходимо соблюдать  правила, обеспечивающие юридическую  силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск;

     возможность обработки документов с помощью  средств вычислительной техники;  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ПРИЛОЖЕНИЯ:

  Приказ Министерства  транспорта и дорожного  хозяйства 
Республики Татарстан 
от 1 июня 2007 г. N 44 
"Об утверждении административных регламентов предоставления 
государственных услуг Министерством транспорта и дорожного 
хозяйства Республики Татарстан" 
(с изменениями от 29 апреля 2008 г.)

       

        Во исполнение постановлений  Кабинета Министров Республики Татарстан от 16.06.2006 г. N 310 "О разработке системы административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти" и от 30.10.2006 г. N 526 "О Едином реестре государственных услуг, предоставляемых исполнительными органами государственной власти Республики Татарстан, в целях обеспечения реализации прав и законных интересов граждан и юридических лиц, совершенствования регламентации и стандартизации деятельности структурных подразделений Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан по предоставлению государственных услуг приказываю: