Реквезиты документов

     Например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес. 

    Если  приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

    В распорядительных документах реквизит "Отметка о наличии приложения" не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: "согласно приложению", "приложение", "приложение 1", "... представить перечень документов по прилагаемой форме" и др.

    57. Реквизит "Подпись".

    Проект  документа представляется на подпись  соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

    Реквизит "Подпись" располагается после  текста и отметки о наличии  приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

    Если  документ оформлен на бланке или с  использованием углового штампа, то в  наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации. 

     Например:

Директор института                Подпись                      А.Е.Рыбаков 

    При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации. 

     Например:

Директор учреждения

"Белорусский

научно-исследовательский

институт

документоведения  и архивного

дела"                                  Подпись                  А.Е.Рыбаков 

    В составе реквизита "Подпись" могут  указываться степени и звания (ученые, воинские и др.). 

     Например:

Директор института

доктор исторических наук,

профессор                            Подпись                    А.И.Новиков 

    При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагаются  одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. 

     Например:

Директор завода                  Подпись                        Г.Н.Петров

Главный бухгалтер                Подпись                        Д.И.Иванова 

    При подписании документа несколькими  лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном  уровне. 

     Например:

Министр образования                                    Министр финансов

Республики Беларусь                                    Республики Беларусь

Подпись А.М.Радьков                                    Подпись А.М.Харковец 

    При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. 

     Например:

Председатель комиссии               Подпись                  В.В.Грушевский

Члены комиссии:                     Подпись                  Г.Б.Орлов

                                    Подпись                  П.П.Силаев

                                    Подпись                  А.В.Янукович 

    Документы коллегиальных органов подписываются  председателем и секретарем этого органа. 

     Например:

Председатель                       Подпись                    В.И.Кириллов

Секретарь                          Подпись                    А.А.Купрейчик 

    При подписании распорядительных и исходящих  документов подписывается первый экземпляр документа.

    При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются  на всех экземплярах документа.

    В реквизите "Подпись", а также  реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" указываются  фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений "Зам." ("заместитель"), "И.о." ("исполняющий обязанности"). Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

    58. Реквизит "Гриф приложения".

    Гриф  приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

    Гриф  приложения состоит из слова "Приложение", его порядкового номера (указывается  арабскими цифрами без знака N ), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса. 

     Например:

                                              Приложение 2

                                              к приказу директора института

                                              18.11.2008 N 9 

    Порядковый  номер приложения не указывается, если оно одно.

    На  приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

    Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа ("Название вида документа", "Заголовок  к тексту", "Подпись" и др.).

    59. Согласование документов.

    Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

    60. Реквизит "Гриф согласования".

    Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

    Гриф  согласования располагается ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне  последнего листа документа и  состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым  согласовывается документ (включая  полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

    Гриф  согласования печатают от нулевого положения  табулятора без отступа от границы  левого поля.

    Слово "СОГЛАСОВАНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов. 

     Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного

учреждения "Национальный

архив Республики Беларусь"

Подпись В.Д.Селеменев

13.10.2008 

    Если  согласование документа производится коллегиальным органом или посредством  письма, то гриф согласования оформляется  по форме: 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

экспертного совета

18.10.2008 N 13 

    или 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Государственного комитета

по стандартизации, метрологии и

сертификации Республики Беларусь

03.10.2008 N 11-10/1186 

    Если  документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном  уровне. 

     Например:

СОГЛАСОВАНО                                    СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции                                Председатель Верховного Суда

Республики Беларусь                            Республики Беларусь

Подпись В.Г.Голованов                          Подпись В.Д.Сукало

14.06.2008                                     14.06.2008 

    Если  документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем  порядке: 

     Например:

СОГЛАСОВАНО                                    СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции                                Председатель Верховного Суда

Республики Беларусь                            Республики Беларусь

Подпись В.Г.Голованов                          Подпись В.Д.Сукало

14.06.2008                                     14.06.2008 

СОГЛАСОВАНО

Министр экономики

Республики Беларусь

Подпись Н.П.Зайченко

14.06.2008 

    Более трех грифов согласования оформляются  двумя вертикальными рядами.

    При отсутствии места на документе оформляют  лист согласования по образцу согласно приложению 4. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка: 

    Лист  согласования

    прилагается 

    61. Реквизит "Визы".

    Внутреннее  согласование оформляется путем  визирования проекта документа  должностным лицом.

    Реквизит "Виза" включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. 

     Например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий

25.06.2008 

    Отказываться  от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются". 

     Например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий

25.06.2008

С проектом не согласен.

Замечания прилагаются 

    Визы  проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа  первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

    При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования. 

     Например: 

Начальник отдела кадров

Подпись Н.Б.Скворцова

20.06.2008 

Зав. отделом документоведения

Подпись А.В.Сидорцов

20.06.2008 

Зав. отделом архивоведения

Подпись Т.И.Боброва

21.06.2008 

Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец