Реквезиты документов

                                      Руководителям республиканских  органов

                                      государственного управления 

    Почтовый  адрес, как правило, указывается  только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита "Адресат" при адресовании документа разовому корреспонденту.

    Почтовый  адрес в реквизите "Адресат" оформляется в соответствии с  правилами оказания услуг почтовой связи. 

     Например:

                                         Учреждение "Белорусский научно-

                                         исследовательский институт

                                         документоведения и архивного  дела"

                                         ул. Кропоткина,55

                                         220002, г. Минск 

    На  документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей  системы, адрес не проставляется. Для  отправки таких документов могут  применяться конверты с заранее  напечатанными адресами.

    При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия  и инициалы (имя, отчество) получателя, затем - почтовый адрес. 

     Например:

                                                Столяровой Н.М.

                                                ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26

                                                223120, п/о Логоза

                                                Логойского р-на

                                                Минской обл. 

    Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

    При направлении документа более  чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается  только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

    Если  документ является ответным, первым адресатом  на документе указывается автор  инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

    При направлении документа в вышестоящие  организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

    52. Реквизит "Гриф утверждения".

    Утверждение является одним из способов удостоверения  документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

    Документ  может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа  или должностным лицом. Оба способа  имеют одинаковую юридическую силу.

    При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. 

     Например:

                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                        Директор института

                                                        Подпись А.И.Новиков

                                                        23.06.2008 

    При утверждении документа руководителем  вышестоящей организации или  документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации. 

     Например:

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                         Директор учреждения "Белорусский

                                         научно-исследовательский институт

                                         документоведения и архивного  дела"

                                         Подпись А.Е.Рыбаков

                                         25.06.2008 

    Дата (день месяца) утверждения в грифе "УТВЕРЖДАЮ" проставляется должностным  лицом, утвердившим документ. Месяц  и год допускается печатать с помощью технических средств.

    Распорядительный  акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа  требует дополнительных предписаний  и разъяснений, иных действий, связанных  с его применением, а также  при утверждении нормативных  правовых актов Республики Беларусь.

    При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения  состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса. 

     Например:

                                                 УТВЕРЖДЕНО

                                                 Приказ Министра информации

                                                 Республики Беларусь

                                                 25.06.2008 N 32 

    или 

                                                        УТВЕРЖДЕНО

                                                        Протокол общего

                                                        собрания акционеров

                                                        28.06.2008 N 15 

    Гриф  утверждения проставляется в  правом верхнем углу документа. При  утверждении документа несколькими  должностными лицами грифы утверждения  располагают на одном уровне.

    Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

    Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

    Перечень  документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

    Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3.

    53. Реквизит "Резолюция".

    Резолюция - письменное указание руководителя о  порядке исполнения или использования  документа.

    Реквизит "Резолюция" включает фамилию  исполнителя, содержание поручения  и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

    При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

    На  документе должно быть не более одной  резолюции. Последующие резолюции  руководителей оформляются, если в  них детализируется порядок исполнения документа.

    Резолюция располагается в правом верхнем  углу первого листа документа  перед текстом. При необходимости  оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций  и невозможности их размещения в  отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

    При отсутствии свободного места на лицевой  стороне первого листа допускается  оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

    При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих  размеров полей:

    для формата А6: верхнее и нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;

    для формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;

    для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.

    54. Реквизит "Заголовок к тексту".

    Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

    Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. 

    Например:

    приказ (о чем?) "О совершенствовании  структуры аппарата управления";

    положение (о чем?) "О канцелярии";

    протокол (чего?) "собрания акционеров";

    правила (чего?) "внутреннего трудового  распорядка";

    должностная инструкция (кому?) "секретарю-референту";

    акт (о чем?) "О выделении документов к уничтожению";

    акт (чего?) "ревизии";

    письмо (о чем?) "Об изменении сроков выполнения договора". 

    В заголовке к тексту разрешается  употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах  Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения. 

     Например:

О внедрении СТБ 6.38-2004 

    Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

    55. Реквизит "Отметка о контроле".

    Отметка о контроле располагается на левом  поле документа на уровне заголовка  к тексту и обозначается буквой "К" или словом "Контроль". Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

    56. Реквизит "Отметка о наличии  приложения".

    Отметка о наличии приложения располагается  ниже текста документа перед реквизитом "Подпись". Слово "Приложение" печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

    Если  документ имеет приложение, названное  в тексте, то в отметке о наличии  приложения указывается только количество листов и экземпляров. 

     Например:

Приложение: на 7 л. в 2 экз. 

    Если  документ имеет приложения, не названные  в тексте, то их наименования перечисляются  с указанием количества листов и  экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. 

     Например:

Приложение:             1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

                        2. Отзыв на проект инструкции  на 3 л. в 2 экз. 

    Если  к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке  о наличии приложения указывается общее количество листов приложений. 

     Например:

Приложение:    письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008

               N 12-7/389 и приложение к нему, всего  на 5 л. в 1 экз. 

    Если  приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.