Реквезиты документов

22.06.2008 

    При отсутствии свободного места визы оформляются  на обороте последнего листа документа  или на отдельном листе и при  размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.

    Перечень  согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его  содержания и требований нормативных  правовых актов.

    62. Реквизит "Печать".

    Реквизит "Печать" ставится на документах, требующих особого удостоверения  их подлинности.

    Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения  организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

    Порядок использования и ответственность  за хранение печатей закрепляются в  локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

    Перечень  документов, на которых проставляется  печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

    Оттиск  печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ. 

     Например: 

Директор института                  Подпись                     С.А.Сидоров 

    63. Реквизит "Отметка об исполнителе".

    Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

    Отметка об исполнителе включает фамилию  и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя  и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания. 

    Например:

    Корнеев 200 59 79 

    Отметка об исполнителе может быть дополнена  индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами  имени и фамилии лица, отпечатавшего  проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными. 

    Например:

    3 Маковецкий 220 95 01

    АР 26.05.2008 Письмо.doc 

    При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

    Отметка об исполнителе обязательно оформляется  на исходящих документах.

    64. Реквизит "Отметка о заверении  копии".

    Копия документа должна воспроизводить все  реквизиты этого документа, в  том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

    Отметка о заверении копии оформляется  ниже реквизита "Подпись" и включает слово "Верно", наименование должности  лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. 

    Например:

    Верно

    Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

    25.01.2008 

    При пересылке копии документа в  другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную  надпись удостоверяют печатью организации.

    На  копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. 

    Например:

    Верно

    Подпись А.П.Германович 

    Копии документа, полученные путем тиражирования  подлинника средствами оперативной  полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные  для рассылки или внутреннего  пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

    Размноженные  экземпляры документа, предназначенные  для рассылки и не воспроизводящие  факсимильную подпись подлинника, допускается  удостоверять печатью, проставляемой  на месте, отведенном для собственноручной подписи.

    Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

    Снятие  копий с документов сторонних  организаций для представления  третьим лицам допускается с  разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается  изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

    65. Реквизит "Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело".

    Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело проставляется на документе  после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

    Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа  слева и состоит из слов "В  дело", номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться  документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело. 

    Например:

    В дело 11-10

    Подготовлен ответ

    15.02.2008 N 11-10/130

    Подпись

    16.05.2008 

    При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются  краткие сведения об исполнении. 

    Например:

    В дело 5-15

    Произведен  перерасчет

    Подпись

    20.11.2008 

    66. Реквизит "Отметка о поступлении".

    Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. 

     Например:

                                        ┌────────────────────────┐

                                        │   ЗАО "Маяк"           │       /\

                                        ├────────────────────────┤       │

                                        │   26.05.2008           │ 16 мм │

                                        ├────────────────────────┤       │

                                        │   N 342                │       \/

                                        └────────────────────────┘

                                                  42 мм

                                         <----------------------> 

    На  документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать  время поступления (часы, минуты).