Реквезиты документов

1. Оформление  реквезитов документов.
2. Виды бланков документов
3. Документы
• Приказ
• Указание
• Протокол
• Акт
• Докладная записка
• Служебная записка

 
 

    35. При подготовке и оформлении  документов используются реквизиты,  состав и порядок расположения  которых установлен СТБ 6.38-2004.

    36. Реквизит "Государственный герб  Республики Беларусь".

    Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных  органов и иных государственных  организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

    Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

    37. Реквизит "Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания)".

    Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

    На  бланках документов без изображения  Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита "Наименование организации" ("Наименование вышестоящей организации").

    38. Реквизит "Код организации".

    Код организации проставляется на верхнем  поле справа на первом листе документа.

    Органы  государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления" (далее - ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели" (далее - ОКЮЛП).

    39. Реквизит "Код документа".

    Код документа проставляется на верхнем  поле справа под кодом организации.

    При составлении конкретных документов код проставляется только на тех  из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 "Унифицированные документы" (далее - ОКУД).

    40. Реквизит "Наименование вышестоящей  организации".

    При наличии вышестоящей организации  указывается ее полное официальное наименование.

    41. Реквизит "Наименование организации".

    Наименование  организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

    Наименование  организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

    Документ, подготавливаемый совместно двумя  и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне. 

     Например:

Министерство финансов                          Министерство по налогам

Республики Беларусь                            и сборам Республики Беларусь 

    При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться  отдельный бланк.

    42. Реквизит "Наименование структурного  подразделения".

    Наименование  структурного подразделения указывается  на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени  этого подразделения.

    43. Реквизит "Почтовый адрес отправителя".

    Почтовый  адрес отправителя оформляется  в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи. 

    Например:

    ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск 

    44. Реквизит "Коммуникационные и  коммерческие данные".

    Коммуникационные  данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

    Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

    45. Реквизит "Название вида документа".

    Название  вида документа определяется его  назначением и должно соответствовать  компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается.

    Название  вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

    При использовании общих бланков  с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.

    46. Реквизит "Дата документа".

    Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения.

    Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

    При подготовке проекта документа допускается  печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется  должностным лицом, подписывающим  или утверждающим документ.

    Даты  подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах "Текст", "Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Гриф приложения", "Отметка о наличии приложения", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии" оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. 

    Например:

    08.07.2008 

    При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается  использование словесно-цифрового  способа.

    Даты  в нормативных правовых актах  Республики Беларусь оформляются в  соответствии с законодательством Республики Беларусь.

    47. Реквизит "Регистрационный индекс".

    Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового  регистрационного номера, который может  быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

    На  документах, составленных совместно  несколькими организациями, регистрационные  индексы авторов проставляются  через косую черту в порядке  указания авторов на документе (слева направо).

    48. Реквизит "Ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа".

    Ссылка  на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается  на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и  дату документа, на который дается ответ.

    49. Реквизит "Место составления или  издания".

    Место составления или издания документа  располагается под реквизитами "Дата" и "Регистрационный индекс".

    50. Реквизит "Гриф ограничения доступа".

    Гриф  ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".

    51. Реквизит "Адресат".

    Адресатами  могут являться организации, их структурные  подразделения, конкретные должностные  и частные лица.

    При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже. 

     Например:

                                                       Министерство юстиции

                                                       Республики Беларусь 

    При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения. 

     Например:

                                                       Министерство юстиции

                                                       Республики Беларусь 

                                     Управление адвокатуры и лицензирования

                                     юридической деятельности 

    При направлении документа конкретному  должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. 

     Например:

                                           Министерство по налогам и  сборам

                                           Республики Беларусь 

                                           Начальнику управления контроля,

                                           делопроизводства и материально-

                                           технического обеспечения

                                           Кондакову Н.В. 

    При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата. 

     Например:

                                                 Директору Государственного

                                                 архива Минской области

                                                 Кушновой Е.В. 

    При направлении документа в несколько  однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже. 

     Например:

                                                Республиканские органы

                                                государственного управления 

    При направлении документа руководителям  нескольких однородных организаций  наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже. 

     Например: