Разработка управленческой документации материально-технического отдела снабжения ООО «ОЗНО»

• назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;

• эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;

• регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов.

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей [3].

 

1.2. Характеристика  деятельности ООО «ОЗНО»

 

В настоящее время завод располагает современным технологическим и сварочным оборудованием, грузоподъемным оборудованием, складами материалов и готовой продукции и подъездными железнодорожными путями. В цехе по изготовлению теплообменного оборудования имеются краны грузоподъемностью 20 тонн и железнодорожные подъездные пути. Производственные площади завода составляют более 8 тыс.м2

Кадровый вопрос играет немалую роль в вопросах обеспечения качества продукции. Завод гордится своим коллективом, основной костяк которого составляют профессионалы с большим опытом работы.

Уделяется большое внимание воспитанию молодых специалистов, достойной рабочей смены, так как будущее российской промышленности, а значит, и нашего предприятия, напрямую зависит от качества подготовки рабочих кадров.

Специалисты и рабочие завода постоянно повышают уровень профессиональной подготовки. Все сварщики завода аттестованы по общероссийским стандартам.

ООО «Озерский завод нестандартного оборудования» выполняет заказы для атомной промышленности, металлургических, нефтеперерабатывающих, химических предприятий. Основными потребителями продукции завода являются крупнейшие предприятия Урала, Сибири, Башкирии, Поволжья.

Среди них:

• Магнитогорский Металлургический Комбинат
• Челябинский Электроцинковый Завод
• Кыштымский Медеэлектролитный Завод
• Производственное Объединение «МАЯК» и другие химические предприятия г. Ярославля, г. Иваново, г. Екатеринбурга, г. Нижнекамска.

Завод имеет опыт работы с зарубежными фирмами. Так по чертежам немецкой фирмы «LINDE AG» и шведской «BOLLDEN CONTECH» было изготовлено сложное оборудование для реконструкции и строительства комбината «Карабашмеди» в г.Карабаш.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – структура предприятия ООО «ОЗНО»

 

2. Разработка управленческой документации материально-технического

 

2.1. Характеристика материально-технического отдела снабжения

 

В крупных фирмах на предприятиях общественного питания независимо от вида проходит товар на пути его движения от производства до потребителя. Например: создаются отделы снабжения, на небольших предприятиях назначается работник, ответственный за организацию снабжения. Отдел снабжения, как правило, работает самостоятельно, выполняя свои определенные функции, обеспечивающие прохождение материального потока в цепи снабжение - производство - сбыт.

Основные задачи отдела снабжения «ОЗНО»:

• Организация снабжения подразделений организации необходимыми материалами требуемого качества в заданные сроки.
• Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического снабжения и рационального использования материальных ресурсов.
• Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития материально-технического обеспечения деятельности организации.
• Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.
• Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.
• Решение иных задач в соответствии с целями организации.

Основные функции отдела снабжения:

• Обеспечение организации всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами требуемого качества.
• Разработка предложений по рациональному использованию материальных ресурсов с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.
• Разработка проектов перспективных и текущих планов, балансов материально-технического обеспечения производства, ремонтно-эксплуатационных нужд организации и ее подразделений, создание необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.
• Поиск возможностей и источников покрытия материально-технических потребностей организации за счет внутренних ресурсов.
• Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
• Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально технических ресурсов в порядке оптовой торговли.
• Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности, организация их хранения на складах организации.
• Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.
• Разработка стандартов организации по материально-техническому обеспечению, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.
• Контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях организации по прямому назначению.
• Разработка и участие в проведении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.
• Организация работы складского хозяйства, контроль за соблюдением необходимых условий хранения.
• Механизация и автоматизация транспортно-складских операций.
• Учет движения материальных ресурсов на складах организации, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.
• Составление установленной отчетности о материально-техническом обеспечении деятельности организации.
• Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.

 

2.2 Системы управленческой  документации

 

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и неофициальные, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности, такие как личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются: управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

 Именно управленческие  документы обеспечивают управляемость  объектов, как в рамках всего  государства, так и в отдельной  организации. Управленческие документы  составляют  объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

• организационно-правовая;

• плановая;

• распорядительная;

• информационно-справочная и справочно-аналитическая;

• отчетная

• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

• финансовая (бухгалтерский учет и отчетность);

• документация по материально-техническому обеспечению;

• договорная;

• документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия [5].

 

2.3 Организационно-правовая  документация

 

Организационно-правовые документы - группа различных по названию документов, регламентирующих деятельность организации, ее структурных подразделений и должностных лиц, закрепляют за ними функции, обязанности и права.

К организационно-правовым документам относятся:

• устав организации;

• положение об организации, ее структурные подразделения;

• регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

• штатные расписания;

• инструкции, правила, памятки

Организационно-правовая документация содержит положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и выступают правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом.

Организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством предприятия или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовая документация оформляется на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом).

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.

Планирование – как функция управления, объективная необходимость деятельности организации. Назначение планирования состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития организации.

Планирование предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей, с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым подразделением и всей организацией и призвано обеспечить взаимосвязь между отдельными структурными подразделениями.

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например, планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.