Разработка управленческой документации материально-технического отдела снабжения ООО «ОЗНО»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

 «Сибирский государственный университет науки и техники

имени академика М.Ф. Решетнёва»

(СибГУ им. М.Ф. Решетнева)

 

ИНСТИТУТ                   Инженерно-экономический

НАПРАВЛЕНИЕ              46.03.02 «Документоведение и архивоведение»

НАПРАВЛЕННОСТЬ      Документоведение и документное обеспечение управления

КАФЕДРА                    Управления качеством, стандартизация и документационное обеспечение управления

ДИСЦИПЛИНА            Документоведение

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

на тему:

Разработка управленческой документации материально-технического отдела снабжения ООО «ОЗНО».

 

(УКиММЭ.000000.279.ПЗ)

 

 

 

Выполнил(а)

студент(ка) группы 82-8

__________ Д.С. Пичугин

       подпись

«__»_____________ 20__ г.

                      дата сдачи

 

Проверил(а)

_______________    Е.Н. Савчик

      подпись

__________    «__»__________20__ г.

       оценка                              дата защиты

 

 

 

 

 

 

г. Красноярск

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Сибирский государственный университет науки и технологий

имени академика М.Ф. Решетнева»

(СибГУ им. М.Ф. Решетнева)

ИНСТИТУТ                   Инженерно-экономический

НАПРАВЛЕНИЕ              46.03.02 «Документоведение и архивоведение»

НАПРАВЛЕННОСТЬ      Документоведение и документное обеспечение управления

КАФЕДРА                    Управления качеством, стандартизация и документационное обеспечение управления

ДИСЦИПЛИНА            Документоведение

 

ЗАДАНИЕ

 

1. Тема: Разработка управленческой документации материально-технического отдела снабжения ООО «ОЗНО».

2. Исходные данные: сведения об организации, нормативные требования к оформлению управленческой документации.

3. Основные вопросы, подлежащие исследованию: Документирование на предприятии: особенности разработки управленческой документации, характеристика организации.

Разработка управленческой документации материально-технического отдела снабжения: характеристика отдела, системы управленческой документации.

4. Срок предоставления  на кафедру: до «15» мая 2017 г.

5. Перечень необходимой  учебной и методической литературы, нормативно-правовой, нормативной и  технической документации:

1. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2009. – 520 с.

2. Документооборот на предприятии / А.В. Жеребенкова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Вершина, 2005. – 384 с.

3. В.И. Андреева, Делопроизводство. Практическое пособие, «Москва», Бизнес-школа», «Интел-Синтез», 2003. – 192 с.

 

 

 

 

 

 

Руководитель курсовой работы      _______________   Е.Н. Савчик подпись

 

РЕФЕРАТ

 

Пояснительная записка по курсовой работе включает 37 страниц, 1 таблицу, 7 литературных источников.

 

ОРГАНИЗАЦОННО – ПРАВОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ,..ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ, РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ, ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ И СПРАВОЧНО – АНАЛИТИЧЕСКАЯ, ПЛАНОВАЯ, ОТЧЕТНАЯ, НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ОТДЕЛ.

 

Основной целью курсовой работы является формирование навыков в разработке управленческой документации на примере Озерского завода нестандартного оборудования «ОЗНО».

Объект курсовой работы является материально-технический отдел снабжения.

Предмет исследования является документирование управленческой деятельности.

В ходе выполнения курсовой работы рассмотрены особенности документирования на крупном предприятии, изучен материально-технический отдел снабжения. Были разработаны такие управленческие документы как положение по отделу, должностная инструкция, приказ, распоряжение, докладная записка, письмо-ответ, годовой план и отчет.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение……………………...…………………………………..……….………	5
1. Документация на крупном предприятии……………………………………..	6
1.1. Особенности документирования на крупных предприятиях……………..	6
1.2. Характеристика деятельности ООО «ОЗНО»……………………………... 2. Разработка управленческой документации материально-технического отдела снабжения………………………………………………………………… 2.1. Характеристика материально-технического отдела снабжения.................	8   10 10
2.2. Системы управленческой документации ………………………………….	11
2.3 Организационно-правовая документация…………………………………	12
2.4 Распорядительная документация……………………………………………	14
2.5 Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация..	15
2.6 Отчетная документация……………………………………………………...	16
Заключение………………………………………………………………………	17
Список использованных источников……………………………………………	18
Приложение А (обязательное) Положение о ТОС……………………………...	19
Приложение Б (обязательное) Должностная инструкция начальника ТОС….	25
Приложение В (обязательное) Приказ о создании ТОС……………………….	31
Приложение Г (обязательное) Распоряжение об утверждении типового штатного расписания службы ТОС……………………………………………...	32
Приложение Д (обязательное) Письмо – запрос………………………….……	33
Приложение Е (обязательное) Служебная записка о премировании…………	34
Приложение Ж (обязательное) Протокол совещания ТОС……………………	35
Приложение З (обязательное) Отчет о работе ТОС за 2016год.........................	36
Приложение И (обязательное) План работы ТОС за 2016год ………………...	37

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Эффективная деятельность аппарата управления любой организации или фирмы зависима от правильной организации работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования — процесса создания, исполнения и оформления документов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления — от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

• дать характеристику особенностей документирования на крупном предприятии;

• указать системы управленческой документации, функционирующие в ООО «Смета Плюс»;

• дать характеристику организации;

• рассмотреть характеристику производственно-технического отдела;

• дать характеристику системам документации;

• разработать документы:

1. положение о структурном подразделении

2. должностную инструкцию

3. приказ

4. распоряжение

5. служебная записка

6. протокол заседания

7. письмо запрос

8. годовой план работы

9. отчет

Для того чтобы правильно разработать документы, нужно предварительно изучить ГОСТР 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[1].

В нем приводятся реквизиты документов с подробным описанием их значения, содержания и расположения на бланке документа.

 

 

 

 

 

 

 

1 Документирование на крупном предприятии

 

1. Особенности документирования на крупных предприятиях

 

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. То есть все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Верное ведение делопроизводства и документооборота на предприятии — одна из важных задач. Ведь чем крупнее организация, тем сложнее проводятся в ней процессы, отвечающие за документы. Тем самым, если в организации плохо налажен делопроизводство и документооборот, то эффективность работы всей организации в целом будет существенно снижаться. В каждой организации руководитель выбирает форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя [2].

Делопроизводства и документооборота на предприятии помогает:

• организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;

• обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из государственных органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и т. д. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;

• обеспечить эффективную обратную связь: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах;

• организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;

• организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;

• организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов;

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться.

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов - это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

• регистрацию документа (отметка даты поступления и присвоение ему входящего номера);

• передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;

• регистрация принятия документа ответственными лицами в работу;

• отметка об исполнении или ответе принятых мерах по документу;

• передача обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие. Для исходящих документов необходимо разработать: