Разработка управленческой документации материально-технического отдела снабжения ООО «ОЗНО»

Планирование включает в себя определение:

• конечных и промежуточных целей;

• задач, решение которых необходимо для достижения целей;

• средств и способов их решения;

• требуемых ресурсов, их источников и способа их распределения.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.

Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.

Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика.

 

2.4 Распорядительная документация

 

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам - филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям.

Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:

документы, действующие на федеральном уровне, - правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;

правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. 
Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции [6].

 

2.5 Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация

 

Эффективность деятельности организаций и учреждений находится в прямой зависимости от наличия достоверной и своевременной информации. Лишенный информации государственный организм начинает работать вхолостую и теряет управляемость. Однако действенность управления обусловлена не только наличием информации, но и состоянием технологий ее накопления, обработки и рационального использования, и хранения.

Важнейшее место среди источников информации о фактическом положении дел в системе управления занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. По сравнению с организационно-распорядительными документами они выполняют служебную, вспомогательную роль и не содержат поручений, без них невозможен процесс подготовки, принятия и реализации обоснованных решений [7].

В отличие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы, наоборот, направляются по системе управления снизу-вверх – от исполнителя к руководителю, от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя или его заместителей или по горизонтальным связям – между соподчиненными организациями или структурными подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся:

• докладная записка;

• объяснительная записка;

• заявление;

• представление;

• предложение;

• протокол;

• служебное письмо и др.

 

2.6 Отчетная документация

 

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени – год, полугодие, квартал, месяц, декада.

Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой, а также служит в качестве основы для текущего планирования и различного рода корректировок планов. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность организации и подведомственной системы, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресурсами.

Отчетная документация состоит из нескольких комплексов документов:

• государственная статистическая отчетность;

• ведомственная отчетность;

• внутриорганизационная отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются:

• федеральными органами исполнительной власти, выполняющими функции отраслевого управления;

• федеральными органами исполнительной власти, выполняющими функции органов межотраслевой координации (например, Центральный банк РФ, Государственная налоговая служба РФ и Министерство финансов РФ – формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности) [7].

В заключении по данному отделу были разработаны приложения.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе написания курсовой работы мы ознакомились с видами распорядительных документов и изучили процедуры издания распорядительных документов.

В данной курсовой работе мы изучили реквизиты ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

В первом разделе курсовой работы была дана характеристика документирования на крупных предприятиях, описаны особенности разработки распорядительной документации и была дана характеристика деятельности организации ООО «ОЗНО».

Во втором разделе курсовой работы дана характеристика производственно-технического отдела: описаны основные направления деятельности, представлена организационная структура материально-технического отдела снабжения. Были разработаны документы, такие как: положение о производственно-техническом отделе, должностная инструкция начальника, приказ о создании материально-технического отдела снабжения, распоряжение об утверждении штатного расписания, письмо-запрос письмо-извещение информационное письмо.

Благодаря полученным знаниям во время проделанной курсовой работы полученные навыки разработки управленческой документации, мы сможем использовать в будущей учебной, а также рабочей деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. – Введ. 2017-02-01. – М. : Изд-во стандартов, 2016

2. Рогожин, М.Ю. Документирование управленческой деятельности : учебно-методические материалы  / М.Ю. Рогожин. – М. : Изд-во Проспект, 2012. – 6 с.
3. Делопроизводство, Курс лекций : учеб. пособие. – М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 240 с.
4. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2009. – 520 с.
5. Документооборот на предприятии / А.В. Жеребенкова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Вершина, 2005. – 384 с.
6. В.И. Андреева, Делопроизводство. Практическое пособие, «Москва», Бизнес-школа», «Интел-Синтез», 2003. – 192 с.
7. Савчик Е. Н. Документоведение: методические указания к выполнению курсовой работы для студентов специальности 032001.65 «Документоведение и документационное обеспечение управления» и направления 034700.62 «Документоведение и архивоведение» очной формы обучения/ Е.Н. Савчик – Красноярск: Изд-во СибГТУ, 2012.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное)

Положение о материально-техническом отделе снабжения

 

Общество с ограниченной ответственностью «ОХНО»

(ООО «ОЗНО»)

 

УТВЕРЖДАЮ                      Генеральный директор                                                         Ракутагин Д.А.              «01» января 2017 г.

 

ПОЛОЖЕНИЕ

 о материально-техническом отделе снабжения

01.01.2017 № 03

 

1 Общие положения

 

1.1 1. Общие положения отдела  материально-технического снабжения

1.1. Отдел материально-технического  снабжения является самостоятельным  структурным подразделением предприятия.

1.2. Отдел создается и  ликвидируется приказом директора  предприятия.

1.3. Отдел подчиняется  непосредственно директору предприятия (коммерческому директору).

1.4. Руководство отдела  материально-технического снабжения:

• Отдел возглавляет начальник отдела материально-технического снабжения, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
• Начальник отдела материально-технического снабжения имеет ____ заместителя (ей).
• Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником отдела материально-технического снабжения.
• Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе отдела материально-технического снабжения, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения.

 

2 Основные задачи

 

2.1. Обеспечение предприятия основными, вспомогательными и горюче-смазочными материалами для производства, а также материалами и комплектующими изделиями для монтажа панелей металлических с утеплителем и фасонных элементов;

2.2. Обеспечение предприятия основными, вспомогательными и горюче-смазочными материалами для производства, а также материалами и комплектующими изделиями для монтажа сборных металлических конструкций.

 

3 Функции

 

3.1. Поиск и оценка поставщиков основных, вспомогательных и горюче-смазочных материалов для производства панелей металлических с утеплителем и фасонных элементов