Рассмотрим, как ведется конструирование  бланков на «Можайском Полиграфкомбинате»

Конструирование электронного бланка предполагает ряд последовательных операций:  

       4.2 установка формата бумаги; 

У нас  в стране используются для служебных  документов форматы ряда А, принятые Международной организацией по стандартизации.

В зависимости  от формата бумаги устанавливаются  и поля (расстояние от границы текста до края листа бумаги).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок по умолчанию форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам.

Для установки  размеров бумаги и размеров полей  в MS Word необходимо в диалоговом окне Параметры страницы выполнить следующие действия:

       Меню  Сервис

       Команда Параметры

       Вкладка Общие (выберите из списка единицу измерения  Сантиметры)

       Меню  Файл

       Команда Параметры страницы

       Вкладка Размер бумаги (установить размер А4 210 х 297 мм)

       Нажать  ОК 

       4.3 установка размеров полей; 

Установив формат бумаги, надо определиться с  полями документов, вызвав диалоговое окно Параметры страницы:

       Меню  Файл

       Команда Параметры страницы

       Вкладка Поля – устанавливаем следующие  размеры полей: 

       левое поле   – 3,5 см

       правое поле – 1 см

       верхнее       – 2 см

       нижнее        – 2 см Нажать ОК 

Нажатием  кнопки “По умолчанию” данные параметры  страницы закрепляются за всеми создаваемыми в дальнейшем документами, если пользователем  не будут непосредственно заданы иные параметры. 
 

       4.4 вставка эмблемы фирмы; 

Учреждения, организации, фирмы часто размещают  на бланке свою эмблему. Как правило, это символическое графическое  изображение, отражающее направление  деятельности организации, предприятия, фирмы. Эмблема улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименование организации.

Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка (в области колонтитула) над  серединой наименования организации (при продольном бланке эмблема размещается  в середине верхнего поля, а при  угловом – центрируется по отношению к названию организации). 

Для вставки  эмблемы выполним следующее действе:

       Меню  Вставка

       Команда Рисунок  Картинки

       Нажать  Вставить

Для указания точного размера рисунка воспользуемся  диалоговым окном Формат рисунка, вызванного контекстным меню:

       Команда Формат рисунка

       Вкладка Размер

       Поле  Масштаб:

       сохранить пропорции – снять флажок

       относительно  исходного размера – снять флажок Поле Размер и поворот:

            высота –1,5 см

       ширина  –1,5 см Нажать ОК

       Для центровки эмблемы также вызываем контекстным меню диалоговое окно Формат рисунка, устанавливаем следующие показатели:

       Команда Формат рисунка

       Вкладка Положение

       Поле  Положение на странице:

            по горизонтали – от Поля 3 см (бланк с угл. шт.)

       по  горизонтали – от Поля 7,5 см (бланк  с прод. шт.) 

       по  вертикали – от Страницы 0,57 см (для  всех бланков) Поле Поверх текста – флажок оставить

       Нажать  ОК 

       4.5 набор реквизитов бланка. 

Бланки  с угловым штампом могут быть с центрованным и флаговым расположением  реквизитов.

Для создания бланка с угловым штампом потребуется дополнительная панель инструментов Формы:

       Меню  Вид

       Команда Панели инструментов

       Выбрать панель инструментов Формы - установить флажок

            Набор реквизитов ведем от левого поля.

Особое  внимание уделим набору трафаретных  частей бланка для писем.

Элементы  трафаретных частей выполняются  с помощью  расположенной на панели Форматирования, а также возможен вариант с клавиатуры с использованием

Трафаретная часть для даты и номера исходящего документа:

Устанавливаем на горизонтальной линейке положение  табулятора – 2,5 см и 7 см (щелчком по левой кнопке мыши)

       На  панели форматирования нажимаем или

       Выполняем табулирование клавишей Таб.

       На  панели форматирования отключаем  или

       Пробел

       Ставим знак № (комбинация клавиш

       Пробел

       На  панели форматирования нажимаем или

       Пробел

       Выполняем табулирование клавишей Таб.

       На  панели форматирования отключаем  или  

Трафаретная часть ссылки для даты и номера ответного документа:

Устанавливаем на горизонтальной линейке положение  табулятора - 4 см и 7 см (щелчком по левой  кнопке мыши)

       Пишем На №

       Пробел

       На  панели форматирования нажимаем или

       Пробел

       Выполняем табулирование клавишей Таб.

       На  панели форматирования отключаем или

       Пробел

       Пишем от

       Пробел

       На  панели форматирования нажимаем или

            Пробел

       Выполняем табулирование клавишей Таб.

       На  панели форматирования отключаем  или  

Познакомившись  с данным вариантом набора трафаретных  частей бланка для писем, в дальнейшем можно будет пользоваться вариантом набора от левого поля, с последующей растяжкой при установке курсора в начале или конце каждой части, и нужной табуляционной установкой на горизонтальной линейке.

Выделив набранные реквизиты штампа, введем в рамку. На панели инструментов Формы выберем пиктограмму Вставить рамку. Введенные реквизиты, в рамке примут следующий вид. 

Установим параметры рамки: (см. 1.2.4.5. Шаг 2*0*) Меню Формат или контекстное меню Формат рамки

       Поле  Обтекание текста – вокруг

       Поле  Размер: 

       ширина  – Точно 7,3 см

       высота  – Авто Поле по горизонтали: 

       положение – 3,5 относительно Страницы

       расстояние  от текста – 0,7 см Поле по вертикали: 

       положение – 2 см относительно Страницы

             расстояние от текста – 0 см 

             Поле установить привязку – поставить флажок

         Нажать ОК 

Чтобы рамка не была видна при печати, снимаем обрамление:

 Меню Формат или контекстное меню Формат рамки

       Команда Границы и заливка

       Вкладка Граница

       Поле  Применить к – рамке

       Поле  Тип – нет

       Нажать  ОК 

Бланк придает информации официальный  характер. Применение бланков значительно  ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках  изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих  страниц используют стандартные  листы бумаги.

Если  документ подлежит рассылке в несколько  адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Стандарт  допускает изготовление бланков  типографским способом, с помощью  средств оперативной полиграфии или же использование формы бланка, созданной компьютером.( для бланков с гербом РФ – обязательно) Наиболее старым и распространенным способом изготовления бланков является, как уже отмечалось, типографский. Распространившаяся в последнее время практика распечатки бланков с компьютера рациональна для небольших организаций, где не создается большое количество документов. Компьютерная форма бланка может быть легко изменена при изменении справочных данных об организации (адреса, телефона, факса, счета в банке и др.). Этот способ использования бланка экономичен, так как не возникает ситуаций, когда надо уничтожать готовый тираж бланков. Но следует помнить, что воспроизвести такой бланк (т.е. подделать документ) достаточно просто.

Бланк, содержащий реквизиты, характеризующие  организацию-автора (ее наименование, дату и место создания, регистрационный  номер), оказал влияние и на оформление внутренних документов организации. Для их оформления стали использовать те же реквизиты, повторяя их состав и порядок расположения даже в тех случаях, когда документ создается рукописным способом (заявление, объяснительная записка).

Назначение  бланка состоит в подтверждении  официальности документа, который на нем создан, и характеристике организации-автора. Соблюдение при этом общепринятых норм, закрепленных в отечественных или международных стандартах, не только облегчает проектирование бланка, но и обеспечивает представительские функции, характеризуя организацию своим корреспондентам

Заключение

 

В данной работе была рассмотрена тема «Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учереждения)». В своей работе я постарался дать характеристику печатной продукции типа «Бланк». Показать какие бывают бланки, типы их оформления и структуру их создания на примере предприятия «Можайский Полиграфкомбинат».

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при  автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.