Содержание 

Введение

       «Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)» - одна из важных и актуальных тем на сегодняшний день.

     Актуальность исследования заключается в том, что большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос  о способе изготовления бланков  каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной  полиграфии или компьютерной техники  непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря  на то, что при разработке бланков  необходимо соблюдать положения  ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Данная  тема достаточно подробно освещена в научных трудах следующих авторов:

Актуальность  моего исследования определила цель и задачи работы:

    Цель  исследования – рассмотреть тему «Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)».

Для достижения цели необходимо решить следующие  задачи:

1. На основе анализа зарубежной и отечественной литературы, монографических источников изучить понятие бланка документов
2. Провести анализ структуры бланка
3. Рассмотреть виды бланков
4. Выявить и проанализировать особенности изготовления бланков
5. На основе проведенного исследования сделать выводы и дать рекомендации по работе

Для раскрытия  поставленной цели и задач определена следующая структура исследования: работа состоит из введения, глав, заключения, списка использованной литературы. Названия глав отображают их содержание. 

1. Бланк документа

1.1 Немного истории

 

Слово "бланк" французского происхождения  и переводится как "чистый".

Ещё в  прошлых веках люди проявляли  чудеса изобретательности, чтобы сократить время на монотонную работу с бумагами, особенно если один и тот же текст должен был повторяться на разных листах. Например, в XVIII веке был изобретен хитрый предмет, который представлял собой перекладину с двумя инструментами для письма на концах. Выглядел он примерно как палка, к концам которой стержнем вниз прикреплены две ручки. Попробуйте написать подобной конструкцией хотя бы одно слово на двух листах и оцените усердие писцов того времени. Мучения прекратились в 1806 году, когда англичанином Ведгвудом была изобретена "угольная бумага" (её ещё называли стилографическим писателем), проще говоря, появилась обычная копирка. Но это сейчас она стала обычной - по тем временам это был настоящий прорыв. Революционное появление печатной машинки в 1814 году сильно облегчило работу писцов, к тому же печатать одну и ту же информацию на бланках с копиркой было гораздо удобнее (получалось то, что сейчас называется фирменным бланком). Но и это не остановило строчащий процесс с использованием копирки, так как многие документы были действительны только при заполнении от руки - иначе они не имели силы. Впрочем, ситуация с подлинностью документов сохранилась и по сей день. НО! У нас есть преимущество перед предками - это самокопирующая бумага. Копирка, конечно, вещь замечательная, но она пачкала все вокруг, в том числе и сами документы. К тому же, не очень удобно каждый раз перекладывать листы копиркой, давить изо всех сил на ручку, чтобы нижний слой был всё-таки различим и следить, чтобы толстая

пачка - бумага-копирка-бумага-копирка-бумага-…- не разъехалась в разные стороны.

Самокопирующая  бумага появилась после того, как  в 1950 году ученый Барри Грин открыл свойство микрокапсуляции. Обычная  на первый взгляд бумага была непростой: она содержала покрытие из микрокапсул, которые разрывались при письме, окрашивая строчками нижний лист. Так свершилась революция в области письменного дела.

Самокопирующиеся  бланки используются в работе практически  повсеместно - это квитанции, счет-фактуры, товарные и транспортные накладные, товарные чеки, бланки, требующие дублирования, страховые полисы, туристические ваучеры, официантские счета, расписки, билеты, пропуска и т. п.

1.2 Что такое бланк,  его назначение

 

       Бланк — представляет собой вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа формата А4, с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

По ГОСТу 6.39 — 72 установлено два основных вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.

Фирменный бланк — бланк с фирменной  атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка — А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки меньших или больших форматов.

Фирменный бланк - это бумажный лист, как правило, формата А4 и менее, содержащий элементы фирменного стиля или информацию постоянного характера (например, накладные). Любой бланк предназначен для последующего заполнения и, как правило, направляется вовне. Это обязывает фирму отнестись к бланкам как к представительской продукции. Получается, что бланк - это своего рода визитка Вашей компании. Безвкусно оформленный бланк может создать негативное впечатление о вашей компании, поэтому его создание лучше доверить дизайнеру.

Фирменный бланк, дизайн которого выполнен профессионалами, способен не только содержать текст и предоставлять контактную информацию, но и отражать вид деятельности компании и ее жизненное кредо, а также обеспечивать узнаваемость компании и ее продукции при последующих рекламных контактах с потребителем. Он должен создавать у потребителя положительный образ Вашей компании. Визуальное впечатление, производимое на клиента компании безвкусным фирменным бланком, может быть сильнее, чем впечатление от телефонного разговора с менеджером. Добиться отрицательного впечатления можно при неумелом использовании следующих составляющих: фирменная верстка, использование графических элементов фирменного стиля, фирменные цвета. Однако при помощи этих же компонентов вместе с созданием фирменных шрифтов, подбором специальных сортов бумаги и удобной подачей информации, грамотные дизайнеры помогут Вам произвести впечатление с точностью до наоборот.

Бланки  представительского класса. Бланк содержит элементы фирменного стиля, например логотип, корпоративные шрифты, и другую информацию постоянного характера, такую как: название Компании, реквизиты, контактную информацию. Фирменный бланк предназначен для последующего заполнения, именно поэтому, как правило имеет стандартный размер – А4 или А5.

Бланки  печатаются на офсетной, мелованной или  специальной бланочной бумаге.

Печать  фирменных бланков возможна с  любой красочностью, от черно-белых, до полноцветных, а так же с эффектом «водяного знака». Благодаря предоставляемой  услуге по персонализации рекламно-полиграфической  продукции, возможно изготовление бланков с нумерацией.

2. Виды бланков

2.1 Основные виды оформления

 

       Бланки  бывают следующих видов:

       Перевозочная  документация

       Учетная документация

       Счета, счета-фактуры 

       Товарно-транспортные накладные 

       Путевые листы 

       Платежные поручения 

       Таможенные  декларации

       Товарные  чеки

       Многослойные  бланки (в том числе строгой  отчетности)

       Бирки

       Карточки 

       Страховые полиса, извещения о ДТП 

       Страховые ваучеры 

       Полисы  отъезжающих за рубеж 

       Авиационные билеты

       Ж/д  билеты

              Грузовые авианакладные и другие многослойные документы

       Бланки  разрешительных лиценций

       Бланки  типовых договоров 

       Специальные талоны с тонкой графикой и микропечатью

       Деловые формуляры на самокопирующей бумаге

       (производство  немецких фирм Koehler, Zanders)

       Квитанции формы А7

       Акты  осмотра, доп.соглашения, бланки 

Общий бланк в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты:

       01 - Государственный герб Российской  Федерации (02 - герб субъекта Российской  Федерации (02 - герб субъекта Российской  Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

       08 - наименование организации; 

       14 - место составления или издания документа.¹

       В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

         угловой

 

       Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах) 
 
 
 
 

       продольный

 

       Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) общего бланка (размеры указаны  в миллиметрах) 

       В зависимости от автора документа  бланки документов подразделяются на:

       бланк организации;

       бланк структурного подразделения;

       бланк должностного лица.

       В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:3

       общий бланк;

       бланк письма;

       бланк конкретного вида документа (кроме  письма) 

       Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. 

3. Классификация бланков

3.1 Общий бланк

   Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.¹

   Общий бланк в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты:

 
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 
08- наименование организации;  
14 - место составления или издания документа.²