Бланк конкретного вида документа может  изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

   Бланки  тех или иных конкретных документов целесообразно применять при  издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются  на общем бланке.

3.4 Продольный бланк документа

 

Бланки  документов могут изготовляться  на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). 
 
 
 

   

   Рис. 1. Продольное расположение реквизитов на бланке  
 
 
 
 

Продольные бланки на практике используются преимущественно  для подготовки нормативных правовых актов.

Использование продольного бланка письма целесообразно  применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

При использовании  в бланке наименования организации  на иностранном языке рекомендуется  также пользоваться стандартными требованиями.

Продольные  бланки писем используются в рекламных  целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.  
 

   

   Рис. 2. Продольный бланк письма

   Примеры оформления продольного бланка также  приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, – а также в документах:

   - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунки Б.1, Б.3, Б.4, Б.5);

   - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 11, 15, 16).

3.5 Угловой бланк

   В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

   При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле.

   На  угловом бланке реквизиты "Наименование организации" (08), "Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа" (10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

   

   Рис. 1. Центрированный способ расположения реквизитов  

   

   Рис. 2. Флаговый способ расположения реквизитов

Угловой бланк является наиболее удобным  для обработки и экономичным  с точки зрения использования  площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения документа", резолюций, отметок о рассылке и др.

Примеры оформления углового бланка также приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, – а также в документах:

   - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунок Б.2);

   - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 12, 13, 14, 17, 18).

    

3.6 Бланк организации

Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

На бланке организации не воспроизводятся  в качестве авторов документа  структурное подразделение или  должностное лицо.

Образцы бланка организации приводятся в  приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.5)), а также в  

приложениях № 11, 12, 13, 14, 15, 16 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.

Примеры оформления бланка организации также  приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

3.7 Бланк структурного подразделения

Бланки  организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

Бланк для структурного подразделения  создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет  право подписи.

На  бланке структурного подразделения  под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.

   

Рис. 1. Бланк письма структурного подразделения

Примеры оформления бланка структурного подразделения приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

3.8 Бланк должностного лица

Бланки  организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения  и для должностного лица.

4. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)

 

Согласно  терминологическому стандарту, бланк  документа - это "набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа." Бланк  даёт сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

При получении  документа в организации (учреждении, фирме) основное внимание естественно  уделяется существу содержащейся в  нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа - качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности.

Бланки  создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созданию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но ее стиль.

Требования  к бланкам организационно-распорядительных документов установлены  стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Многие требования к бланкам документов с введением этого стандарта существенно изменяются. Необходимость изменений объясняется тем, что при создании бланков современных российских коммерческих организаций требования старого государственного стандарта часто не соблюдались, что привело к созданию бланков, информация которых не только воспринимается с затруднением, но и не позволяет идентифицировать автора документа, так как содержит неполные или искаженные сведения о нем. Однако следует заметить, что использовать требования стандарта имеет смысл по ряду соображений - стандарт создавался с учетом отечественной практики оформления документов, он включает наиболее оптимальный набор реквизитов, необходимых и достаточных для характеристики организации - автора документа, придания документам необходимой официальности. Кроме того, стандартом рекомендована рациональная и продуманная композиция расположения отдельных реквизитов документа, отвечающая удобству обработки документов в делопроизводстве и традициям отечественного документирования.

Анализ  бланков современных организаций  различных форм собственности позволяет  сделать вывод о значительной и зачастую неоправданной многовариантности создания и оформления бланков. При этом они не всегда составлены удачно как по составу информации, часто противоречащей законодательным нормам, так и по общей композиции, которая определяется субъективным вкусом, а не рациональностью или традицией. Бланк является своеобразной визитной карточкой организации, а такие просчеты наносят ущерб фирме, т.к. прежде всего, вызывают недоверие к документу из-за невозможности идентификации организации-автора, недостатка справочной информации.

Наиболее  часто оформление бланков коммерческих организаций характеризуется следующими ошибками:

   - указывается только сокращенное  наименование организации - автора  документа, не сообщается ведомственная  принадлежность, отсутствует определение организационно-правовой формы;

4.1 Примеры набора некоторых элементов бланка