Организация работы документов содержащих конфиденциальную информацию

Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников организации, которые допущены к делу и будут с ними работать. Каждое дело должно содержать документы, имеющие примерно одинаковый срок действия грифа конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и открытое дело.

Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие предпринимательскую тайну не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности.

После снятия грифа конфиденциальности документ передается в службу открытого делопроизводства и помещается в аналогичное по заголовку дело открытого доступа временного, длительного или постоянного срока хранения. Об изменении или снятии грифа делается отметка на документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ.

В целях своевременного снятия грифа конфиденциальности рекомендуется регулярно просматривать учетные картотеки, описи, журналы конфиденциальных документов и выделять те из них которые могут быть удалены из банка защищаемых документов. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия: срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело, хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятием. Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как самостоятельный документ или приложение к общей номенклатуре дел фирмы, должна иметь гриф ограничения доступа, соответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфиденциальный документ по картотеке подготовленных документов

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая состоит из следующих операций:

1) проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

2) годовая проверка наличия дел и документов;

3) заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;

4) проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД;

5) включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;

6) переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году;

7) распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.

После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том) картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.

Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизованно в службе КД. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников фирмы не разрешается.

В процессе формирования и хранения конфиденциальные дела и документы могут подвергаться следующим угрозам:

1) получение сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (за счет неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов по делам);

2) утеря работником службы КД контроля за использованием дел сотрудниками фирмы (за счет плохо организованного ежедневного учета выдачи и возвращения дел);

3) утрата (кража, утеря) дела или содержащегося в нем документа, частей документа, подмена документов, отдельных листов;

4) ошибочная выдача дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу;

5) умышленное или случайное несанкционированное уничтожение дел и документов;

6) гибель дел и документов в результате экстремальной ситуации;

7) доступ к делам посторонних лиц как следствие ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел (например, невыполнение требования инструкции об эвакуации дел и документов в условиях экстремальной ситуации).

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Конфиденциальные, не подшитые исполненные и неисполненные, документы должны храниться у работника службы ДОУ в папках, на которых указывается их целевое назначение, фамилии сотрудников фирмы, которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур и операций (подшивка в дело, отправление и др.). Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается.

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

1) оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

2) оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

3) оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);

4) подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

5) внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Гриф конфиденциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, и выполняет функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы: учетный номер документа; гриф конфиденциальности; дату подписания или утверждения; вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.

Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность.

Магнитные носители (дискеты и др.) с документами хранятся в специальных футлярах, лицевая сторона которых оформляется аналогично обложке традиционного дела. В футляр вкладываются список исполнителей, допущенных к носителю, карточка разрешений и выдачи носителя, бумажный экземпляр электронной описи документов, записанных на носителе.

Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:

1) проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

2) внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

3) нумерация листов документа в деле,

4) при необходимости– внесение изменений в реквизиты обложки дела;

5) подшивка документа в дело (прошнуровывание документов), проверка правильности нумерации листов;

6) внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

7) проверка правильности подшивки документа;

8) возврат учетной карточки документа в соответствующую картотеку.

В дело включаются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.

Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его закрытии являются:

1) подшивка и оформление заверительного листа– листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

2) оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

3) опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

4) внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

5) проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;

6) при необходимости– внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

7) по окончании года – закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

8) внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

9) при необходимости– внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году.

Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенностями выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников являются:

1) проверка работником службы ДОУ полномочий исполнителя, наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);

2) выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешении и выдачи;

3) помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку «За исполнителями»;

4) при возврате дела сотрудником– проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;

5) роспись работника службы ДОУ за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

6) помещение дела и карточки в места хранения. Выданные исполнителям для работы дела должны быть возвращены ими в службу КД в тот же день.

Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор операций.

Выдача и возврат исполнителями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по проставлению электронной подписи в учетных формах.

Как мы видим, приведенная технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов.

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятии его из дела нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения.

Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера службы ДОУ или с дискеты.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитного носителя вместе с внутренней описью продолжает храниться в службе ДОУ на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожается.

Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и специалистов более одного рабочего дня не разрешается. Конфиденциальные текущие и архивные дела хранятся централизованно в службе ДОУ в условиях, исключающих их хищение, уничтожение или несанкционированный доступ посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешается.

Дела в службе ДОУ хранятся в сейфах, металлических шкафах, которые всегда должны быть заперты. На внутренней стороне дверцы шкафа, сейфа должна быть наклеена опись архивных дел или номенклатура дел текущего года с указанием особенностей расположения дел на каждой из полок и последовательности эвакуации дел при экстремальных ситуациях.