Организация работы документов содержащих конфиденциальную информацию

Дела, как правило, располагаются в последовательности номеров. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по тому же принципу, также в металлических шкафах, в ячейках, в вертикальном положении.

Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомственный архив (архив фирмы) технологически не отличается от аналогичной работы с делами открытого доступа.

Технологический процесс уничтожения конфиденциальных документов, срок хранения которых истек, имеет некоторые особенности.

При их уничтожении должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми конфиденциальными материалами, поскольку при уничтожении безопасность подобных материалов подвергается следующим угрозам:

1) подмена документов, предназначенных для уничтожения, или изъятие из документов и дел отдельных частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей и т. п.);

2) ошибочное или умышленное выделение для уничтожения или фиктивное «уничтожение» ценных документов и дел;

3) неполное уничтожение документов, дел и носителей, позволяющее восстановить их текст;

4) утрата (утеря, кража) документов и дел, выделенных для уничтожения.

Указанные угрозы могут стать контролируемыми при соблюдении следующих условий уничтожения документов, дел и носителей информации:

1) коллегиальность принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения;

2) документирование (актирование) подготовки к уничтожению и уничтожения документов и дел;

3) внесение комиссией отметок об уничтожении в акт и учетные формы только после фактического уничтожения документов и дел.

Уничтожение конфиденциальных документов и дел письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности, санкционируется экспертной комиссией фирмы и производится с оформлением и без оформления акта.

Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает в себя следующие процедуры:

1) подготовка документов, дел и носителей информации к уничтожению;

2) оформление акта на уничтожение;

3) уничтожение документов по акту;

4) уничтожение документов и носителей информации без составления акта.

По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением акта): дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы.

Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель фирмы. Уничтожаются (с оформлением акта) любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ. Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

Работа с конфиденциальными документами

 

Первое, что необходимо сделать при создании (поступлении) конфиденциального документа, провести его регистрацию. Это является частью учетной процедуры, которая бывает трех видов:

• учет изданных документов;
• учет поступивших документов;
• учет документов выделенного хранения.

Учет изданных документов относится к тем документам, которые были созданы в организации машинным или рукописным способом вне зависимости от того, остаются ли они для внутреннего пользования или отправляются в другие компании.

При учете поступивших документов производится регистрация входящей документации, то есть поступившей от других организаций.

Учет документов выделенного хранения необходим для работы с конфиденциальными документами, которые не будут подшиваться в дела. Это могут быть, например, чертежи и иные графические документы, которые в силу физических особенностей (формата, вида носителя, брошюровки и др.), невозможно или непрактично подшивать в дело.

Для любого вида учета конфиденциальных документов подойдут журналы или карточки. Если таких документов в организации скопилось много, то лучше прибегнуть к карточному способу, поскольку он позволяет сократить время поиска благодаря рубрикатору картотеки.

Кроме того, учетные карточки помогают вести ручной контроль исполнения документов, так как при этом не требуется изготовление специальных карточек контроля. Это, безусловно, повышает качество проведения контрольных проверок.

Журналы или картотеки для учета изданных и поступивших документов необходимо вести погодно. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, так как обычно его составляют документы постоянного и долговременного хранения.

Важно: при работе с конфиденциальными документами запрещается вносить исправления с применением корректора. Если вам необходимо внести правку в журнал или картотеку, то просто зачеркните ошибку одной чертой и поставьте подпись сотрудника, ответственного за конфиденциальное хранение документа.

Правила хранения конфиденциальных документов

 

Защита от несанкционированного доступа. Ни в коем случае нельзя допустить, чтобы в хранилище с конфиденциальными документами попали посторонние люди, которые не уполномочены заниматься их обработкой или хранением. Даже уборка помещения (ремонтно-строительные и др. виды работ) должны производиться в присутствии сотрудника, ответственного за хранение конфиденциальных данных (руководитель компании и круг строго обозначенных лиц).

Профессиональное оснащение хранилища. Работа с конфиденциальными документами имеет ряд технических особенностей, выполнение которых необходимо для обеспечения их безопасности. Конфиденциальные сведения должны храниться в сейфе или металлических шкафах. Двери и окна должны иметь защиту от взлома (защитные пластины, жалюзи, сетку и др.), а вход – надежно закрываться и опечатываться. Нужно позаботиться об обеспечении сигнализационной системы и системы пожарной безопасности. В нерабочее время ключи необходимо оставлять на посту охраны или в специальном сейфе у уполномоченного сотрудника.

Регистрация конфиденциальных документов. Прежде чем попасть на архивное хранение, конфиденциальный документ проходит несколько этапов учета, а данные заносятся в учетный журнал. На стадии текущего хранения документу присваивается исходящий номер, пометка о котором вносится в журнал. С этого момента документ официально начинает свое существование в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения конфиденциальных сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые неоправдывали бы риск и затраченные на это усилия. На мой взгляд, данное условие сильно бы сократило несанкционированные утечки конфиденциальных сведений организации, что, конечно, и дорогостояще, но в наше время бы сильно помогло предприятиям конкурировать на рынке.