Организация работы документов содержащих конфиденциальную информацию

3) сведения о местонахождении (движении) документа (кому выдан; количество листов основного документа и приложений; роспись в получении и дата; роспись за возврат и дата; сведения о движении первого экземпляра карточки; отметка о закрытии всех позиций карточки);

4) сведения об отправке документа (куда направлен документ, количество листов основного документа и приложений, наименование и номер сопроводительного документа и его дата, подписи лиц, подтверждающих проверку правильности отметок об отправке, отметка о возврате).

Номер поступившего документа проставляется на первом листе поступившего документа, первом листе приложения к нему с указанием грифа конфиденциальности и отметкой о регистрации.

После завершения учета поступивших конфиденциальных документов они передаются для работы руководителям и исполнителям.

Передача документов для движения осуществляется в соответствии с его функциональной принадлежностью и местом в разрешительной системе доступа к конфиденциальным документам.

Разрешительная система доступа – это совокупность обязательных норм и требований, устанавливаемых руководителем или коллективным органом управления организации с целью закрепления за руководителями и сотрудниками права использования для выполнения служебных обязанностей специализированных помещений и рабочих мест, определенного состава конфиденциальных документов и сведений.

Эта система решает следующие задачи:

1) ограничение и регламентация состава сотрудников, функциональные обязанности которых требуют знания тайны организации и работы с конфиденциальными документами;

2) строго избирательное и обоснованное распределение документов и информации между сотрудниками;

3) обеспечение сотрудника всем необходимым для реализации своих служебных функций;

4) беспрепятственный проход сотрудника в конкретное рабочее помещение и выделенному ему офисному оборудованию и компьютеру;

5) предотвращение несанкционированного ознакомления с конфиденциальной информацией посторонних лиц;

6) рациональное размещение рабочих мест сотрудников, исключающее бесконтрольное использование конфиденциальной информации.

Доступ к конфиденциальной информации санкционируется руководством организации только в письменном виде в виде распорядительного документа либо визы на служебной записке или определенном конфиденциальном документе.

Особенностью использования конфиденциальной информации является то, что не потребитель определяет, какая информация ему нужна и какой информацией он может пользоваться, а руководитель, санкционирующий доступ к ней. Это обеспечивает то, что тайну организации знает только ограниченный круг лиц и разглашение отдельной ее части не наносит серьезного вреда деятельности организации.

Реализация разрешительной системы доступа к документам основывается на анализе их содержания, которое является главным критерием однозначного определения кто, как, когда и с какими категориями документов имеет право ознакомиться и работать.

Любое обращение к конфиденциальному документу, ознакомление с ним в любой форме обязательно фиксируется в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и подписи лица, который обращался к документу. Этот факт указывается также в карточке осведомленности сотрудника о тайнах организации.

При рассмотрении документов руководитель организации в целях защиты информации обязан решать задачи:

1) принятия решения по составу исполнителей, допускаемых к документу;

2) исключения возможности ознакомления с документом посторонних лиц в процессе своей работы с документом;

3) исключение возможности кражи или копирования документов посетителями, техническим и обслуживающим и другим персоналом;

4) исключения возможности утечки информации по техническим каналам при обсуждении документа по незащищенным каналам связи;

5) обеспечения физической сохранности всех частей документа.

Передача (прием) документов руководителю, исполнителям осуществляется только под роспись в журнале учета конфиденциальных документов либо по передаточному журналу сотрудником службы ДОУ.

Все полученные руководителем или исполнителем конфиденциальные документы в обязательном порядке вносятся им в опись документов, находящихся у исполнителя. Опись предназначена для проверки наличия документов, записи отметок службы ДОУ о возврате документов и постоянно хранится у исполнителя.

Прием – передача конфиденциальных документов производится полистно с целью проверки комплектности документа, его состояния и исключения возможности подмены отдельных листов документа.

Работник службы ДОУ, принявший возвращенный документ, делает отметку в учетной карточке документа, в описи исполнителя и одновременно делает отметку о новом местонахождении документа в контрольном журнале.

Таким образом, в процессе учета, распределения, рассмотрения, передаче документов исполнителям и приеме их обратно выполняется весь комплекс технологических операций, как обычного документооборота, так и ограничительных операций защищенного документооборота.

Под исполнением конфиденциального документа, как и обычного, понимается процесс документирования управленческого решения и действия исполнителей по выполнению заданий, предписываемых документом или резолюцией руководителя организации. Но в отличие от исполнения открытых документов исполнение конфиденциальных документов представляет собой стадию, насыщенную процедурами и этапами защищенного документооборота, основными из которых являются:

1) установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

2) оформление и учет носителя для документирования конфиденциальной информации;

3) составление, изготовление и издание конфиденциального документа.

Особенностью исполнения конфиденциальных документов является то, что по отношению к ним система защиты конфиденциальной информации начинает функционировать не после издания (подписания) конфиденциального документа, а заблаговременно, т. е. до создания будущего документа.

При составлении конфиденциального документа следует установить, является ли используемая информация конфиденциальной и какой уровень грифа конфиденциальности ей необходимо присвоить в случае издания (подписания) документа.

Основой присвоения издаваемому документу грифа конфиденциальности составляют перечень конфиденциальных сведений и документов организации и требования партнеров.

Этап составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичного этапа работы по созданию текста обычного документа, но имеет ряд особенностей. Особенностями составления текста конфиденциального документа является то, что:

1) объем включаемых в документ конфиденциальных сведений должен быть минимальным и определяться реальной ситуацией;

2) документ всегда должен касаться только одного вопроса (темы), что важно для быстрого доведения документа до исполнителя, четкого функционирования системы доступа персонала к конфиденциальной информации и предотвращения несанкционированного ознакомления исполнителей с излишней информацией;

3) необходимо заранее предусмотреть, что сводные плановые, организационные, распорядительные, отчетные и другие подобные документы не должны в полном объеме рассылаться в структурные подразделения и отдельным исполнителям, а доводиться в виде отдельных приложений или документов;

4) информация, относящаяся к тайне организации, должна быть максимально локализована в конкретной части документа или его определенных частях;

5) включаемые в документ конфиденциальные иллюстрации, схемы, графики и чертежи должны наклеиваться на учтенные листы и оговариваться в сопроводительном письме или специальной записи;

6) конфиденциальные показатели (формулы, выводы, результаты наблюдений, опытов, описания технологических процессов и т. д.) должны фиксироваться в документе только один раз, а при необходимости их повторного описания делается ссылка на документ, в котором они были ранее отражены.

Отличительной особенностью изготовления конфиденциальных документов является то, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен на основе черновика, не зарегистрированного в службе защищенного документооборота и обрести статус правомерно документированной информации без письменного разрешения полномочного должностного лица организации. Это обусловлено тем, собственником или владельцем информации является не исполнитель, руководитель организации.

Работа по подготовке изданию конфиденциальных документов должна проводится на специально оборудованных местах, обеспечивающих условия сохранения конфиденциальной информации от несанкционированного обозрения и утраты или хищения информации. На рабочем месте должен находиться только тот документ материалы к нему, с которыми в данный момент работает исполнитель. Остальные материалы должны храниться в сейфе или специально оборудованном месте. Исполнителям запрещается хранить конфиденциальные документы вне сейфа или специально оборудованного места. При работе с конфиденциальными материалами на компьютере по окончанию работы и в конце каждого рабочего дня исполнитель обязан перенести конфиденциальную информацию на съемные носители и стереть ее в памяти компьютера.

Обработка изданных конфиденциальных документов осуществляется централизованно в службе ДОУ в соответствии аналогично обработке обычных документов с учетом требований защищенного документооборота.

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов наряду с задачами обычного документооборота решаются задачи защиты информации и ее носителя, предусматривающие:

1) исключение возможного тайного вскрытия конверта и несанкционированного ознакомления с документом при его пересылке (передаче) адресату, подмены документа и листов;

2) ограничение возможности утери, кражи или подмены конверта с конфиденциальными документами;

3) подтверждение факта отправки документа и правильности оформления этого факта в учетных формах;

4) исключение ошибочной отправки документа, конверта другому адресату, необоснованной рассылки документов нескольким адресатам.

Разрешением на отправку конфиденциального документа является подписанное руководителем организации сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной форме, если документ отправляется без сопроводительного письма.

При подготовке документа к отправке на лицевой стороне конверта (пакета) обозначается гриф конфиденциальности, адресные реквизиты и номера вложенных документов. На оборотной стороне конверта (пакета) в местах склеивания ставятся печати организации. Конверты с конфиденциальными документами адресатам курьерами под роспись за получение в разносной книге, реестре или в расписке.

При отправке конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используют двойное пакетирование документов (вкладывание конверта в конверт). При этом, гриф конфиденциальности и другие реквизиты ставятся на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт оформляется как при отправке обычных документов в соответствии с почтовыми правилами. Факт отправки конфиденциальных документов подтверждается почтовыми реестрами.

Конверты для отправки конфиденциальных документов должны быть светонепроницаемыми, прочными, исключающими возможность вскрытия места склейки.

 

 

2.6. Формирование и хранение дел конфиденциальных документов.

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к обычным документам.

Вместе с тем, задачами систематизации и ведения дел являются не только эффективное использование конфиденциальных документов в управленческой деятельности и других видах деятельности, но и обеспечение сохранности документов, массивов информации и их носителей в процессе хранения и использования.

В процессе текущего архивного или оперативного хранения дел ценные и конфиденциальные документы организации подвергаются таким же угрозам, как и во время их движения и обработки в документопотоках.

Помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел предназначена для решения задач:

1) учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия

документов и дел;

2) закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией;

3) учета дел архивного фонда;

4) учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив.

Табличная часть номенклатуры дел конфиденциальных документов имеет дополнительные графы:

1) гриф конфиденциальности дела;

2) фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делом;

3) отметку о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма);

4) отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата).

Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для разрешения исполнителям работать с документами.