Организация работы с документами в бухгалтерии

      МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

      ТЮМЕНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ 
 
 
 
 

      Контрольная работа.

      По  дисциплине: «Бухгалтерское дело». 
 
 
 
 

      Выполнила студентка 3 курса

      заочного  отделения

      Кожихова Ю.А.

      Гр. ЗС – 403 

      Зачетка №10 
 
 
 
 
 

Тюмень 2010

Содержание.

1. Организация работы с документами в бухгалтерии.
2. Характеристика Положения о главных бухгалтерах.
3. Литература.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Организация работы с документами в бухгалтерии

     Бухгалтерия, как структурное подразделение, выполняет специфические функции  ведения бухгалтерского учета. В  небольших организациях эту работу может выполнять один человек  – бухгалтер. Однако во всех случаях  функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

     Бухгалтерия в своей работе с документами  руководствуется Инструкцией по делопроизводству в данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии.

     Так как бухгалтерия – это структурное  подразделение учреждения, организации  или предприятия, документы бухгалтерии  являются частью документального фонда  организации в целом и включены в общий документооборот.

     Под документооборотом понимается “движение  документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки”. В Положении  о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что “Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком”.

     Вся документация бухгалтерии делится  на три документальных потока:

• Входящие (поступающие) документы;
• Исходящие (отправляемые) документы;
• Внутренние документы.

     Бухгалтерские документы поступают в общем  потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником. При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

     Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и подачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов.

     Дальнейшая  обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с  распределением служебных обязанностей поступивший документ передаются тому работнику бухгалтерии, за которым  закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т.д.

     Все первичные документы, поступившие  в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и  правильность оформления первичных  документов, заполнение реквизитов), так  и по содержанию (законность документируемых  операций, логическая увязка отдельных  показателей).

     “Проверенные  и принятые к учету документы  систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными  ордерами (накопительными ведомостями)” или “содержащиеся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах”.

     Порядок записей и формы накопительных  учетных документов определены в  инструкциях по бухгалтерскому учету.

     Подготовка  организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии по общим  правилам составления и оформления служебных документов.

     Отправка  и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в общем  потоке документов учреждения через  секретаря-референта или канцелярию (экспедицию).

     При отправке проверяется правильность оформления документа:

• Наличие подписи;
• Наличие даты;
• Наличие заголовка;
• Правильность адресования;
• Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

     Если  документ оформлен неправильно или  представлен не в полном комплекте, он возвращается в бухгалтерию для  доработки.

     2.Характеристика  Положения о главных  бухгалтерах

                            I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

          1.    Главная   бухгалтерия   <*>   является    самостоятельным

     структурным     подразделением     предприятия     и     подчиняется

     непосредственно директору предприятия.

          2.  Главная   бухгалтерия   создается  и  ликвидируется  приказом

     директора   предприятия   одновременно  с  созданием или ликвидацией

     предприятия.

          3.   Главную    бухгалтерию   возглавляет   главный  бухгалтер,

     назначаемый на должность приказом директора предприятия.

          4.  На  время   отсутствия  главного  бухгалтера (командировка,

     отпуск,    болезнь    и   т.п.)   руководство  главной  бухгалтерией

     осуществляет   его   заместитель, а при отсутствии последнего другое

     должностное лицо, о чем объявляется приказом по предприятию.

          5.  В своей деятельности главная  бухгалтерия руководствуются:

          5.1.  Законом  РБ  от  18  октября  1994  года N 3321 - ХII  "О

     бухгалтерском учете и отчетности".

          5.2. Положениями по бухгалтерскому  учету.

          5.4.  Иными нормативно-правовыми   документами  о  бухгалтерском

     учете.

          5.5. Уставом предприятия.

          5.6. Настоящим Положением.

           -------------------------------

          <*>   Наименование    данного   подразделения  определяется  на

     предприятии.   Это   может   быть:  "Бухгалтерия",  "Отдел главного

     бухгалтера",    "Центральная   бухгалтерия",  "Отдел  бухгалтерского

     учета,  отчетности  и  контроля",  "Финансово-бухгалтерский  отдел".

     Однако  следует  помнить,  что   если   на предприятии в структурных

     подразделениях     (например,     отделах)     созданы    внутренние

     подразделения,  отвечающие  за бухгалтерский  учет  (бюро, участки и

     т.д.)  внутри  подразделения  (отдела),  то  наименование  головного

     бухгалтерского  подразделения  необходимо  обозначить  более  четко.

     Употребление   понятия   "Главная  бухгалтерия"   в   таких  случаях

     наиболее  приемлемо. 

                            II. СТРУКТУРА

          1.   Структура    и  штатную   численность  главной  бухгалтерии

     утверждает   директор    предприятия    по   представлению  главного

     бухгалтера и по согласованию с (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

          2.  Главная  бухгалтерия имеет  в своем составе подведомственные

     ей   структурные  подразделения - службы, группы, сектора, бюро и т.

     п..

      3.   Положение  о  подразделениях  главной  бухгалтерии  (бюро,

     секторах,   группах   и т.д.)  утверждаются  главным бухгалтером, а

     распределение   обязанностей    между    сотрудниками  подразделений

     производится  (руководителями бюро, секторов, групп)

     III. ЗАДАЧИ

          1.  Организация   бухгалтерского  учета хозяйственно-финансовой

     деятельности.

          2. Контроль за экономным использованием  материальных, трудовых

     и финансовых ресурсов, сохранностью собственности  предприятия.

     IV. ФУНКЦИИ

          1.    Формирование    учетной   политики   в   соответствии   с

     законодательством   о   бухгалтерском  учете и  исходя из структуры и

     особенностей  деятельности  предприятия, необходимости  обеспечения

     его финансовой устойчивости.

          2. Работа  по подготовке и принятию  рабочего плана счетов, форм

     первичных    учетных    документов,   применяемых   для   оформления

     хозяйственных   операций,   по  которым  не  непредусмотрены типовые

     формы.

          3.   Разработка    форм   документов  внутренней  бухгалтерской

     отчетности.

          4. Обеспечение порядка проведения  инвентаризаций.

          5. Контроль за проведением хозяйственных операций.

          6.  Обеспечение   соблюдения  технологии обработки бухгалтерской

     информации  и порядка документооборота.

          7.   Организация    бухгалтерского   учета   и   отчетности  на

     предприятии   и   в   его   подразделениях  на  основе  максимальной

     централизации      учетно-вычислительных      работ    и  применения

     современных   технических  средств  и   информационных   технологий,

     прогрессивных форм и методов учета и контроля.

      8.   Формирование   и   своевременное   представление  полной  и

     достоверной   бухгалтерской   информации о  деятельности         предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах.