Организация работы с конфиденциальными документами

    Российский  Новый Университет 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Контрольная работа по дисциплине

    «Документальное обеспечение и управление СКС и Т»

    Тема: Организация работы с конфиденциальными документами 
 
 
 
 

    Выполнил:

    Студент группы СКС и Т 07-1

    Пупкин В.В. 

    Проверил:

    Пичененко В.Г. 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2008 г.

 
 

    Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………..3

 

1. Основная часть……………………………………………………………......4

 

1.1   Работа с конфиденциальными документами

1.2   Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

1.3   Защита документов, содержащих коммерческую тайну

1.4   Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

 

Заключение……………………………………………………………………...13

 

Приложение……………………………………………………………………..14

 

Список  литературы…………………………………………………………….14

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение

 

    По  грифу ограничения доступа все  документы делятся на открытые (не секретные документы) и с грифом ограничения доступа, которые в  свою очередь делятся на:

 

• Для служебного использования (информация, предназначенная  только для работников данной организации)
• Коммерческая тайна (документы с информацией разглашения которой может нанести ущерб ее обладателю)
• Конфиденциально (документы доступ, к которым ограничен законодательством Российской Федерации)
• Секретно, совершенно секретно, особой важности (информация, составляющая государственную тайну)

 

    Возникает вопрос что же такое конфиденциальные документы. Конфиденциальный (от латинского confidentiale – доверие) документ – доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» определены следующие группы сведений:

 

1. «О фактах, событиях и обстоятельствах частной  жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;»
2. «Информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.)»
3. «Составляющие тайну следствия и судопроизводства»;
4. «Информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна)»;
5. «Информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них».
6. «Информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению)».

 

    В действующих нормативных актах  не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют исходя из сложившейся практики организаций и предприятий независимо от формы собственности и организационно – правовой формы.

 

    Тема  организации работы с конфиденциальными  документами актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

 

    Основная  часть

 

1.1 Работа с конфиденциальными документами

 

    Конфиденциальная  информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в  виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники  информации могут являться объектами  неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.

 

    Все документы в фирме делятся  на три категории: входящие, исходящие  и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

 

    Порядок работы с документами, составляющими  коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: "Общие положения" – на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; "Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну" – определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; "Организация работы с документами" – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

 

    Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

 

    1. Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

 

    2. Хранение документа. Все документы,  содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально  отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или  ящиках. Документы же составляющие  коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

 

    3. Использование документа. Система  доступа сотрудников, не имеющих  соответствующих прав по должности,  к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

 

    4. Уничтожение документа. Конфиденциальные  документы, утратившие практическое  значение и не имеющие какой-либо  правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

 

    5. Контроль за соблюдением правил  хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

 

1.2 Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

 

       Сведения коммерческой тайны  предприятия можно условно разделить  на два крупных блока:

1. Научно – техническая (технологическая) информация;
2. Деловая информация.

    Научно  – техническая информация включает:

    - сведения о конструкциях машин  и оборудования; чертежи; схемы;

    - используемые материалы;

    - рецептуры;

    - методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых  изделиях);

    - новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

    - программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа  к информации;

    - организация системы безопасности  предприятия.

 

    Деловая информация включает:

    - сведения о финансовой стороне  деятельности предприятия;

    - сведения о наиболее выгодных  формах использования денежных  средств, ценных бумаг, акций;

    - сведения о размере прибыли,  себестоимости произведённой продукции;

    - планы развития предприятия;

    - планы и объёмы реализации продукции;

    - анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность импорта и экспорта, предполагаемое время выхода на рынок;

    - планы рекламной деятельности;

    - списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов,  сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объёмах, условиях действующих и заключаемых контрактов;