Организация работы с конфиденциальными документами

 

    При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия:

    - запрещается делать выписки из  документов, имеющих гриф ограничения  доступа, без письменного разрешения  руководителя;

    - запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия;

      ограниченного доступа, в открытых  докладах, сообщениях, переписке, рекламных  изданиях;

    - запрещается предоставлять свой  компьютер для работы другим  сотрудникам предприятия и работать на их ПК;

    - запрещается бесконтрольно оставлять  конфиденциальные документы на  рабочем столе и работающий  компьютер с конфиденциальной  информацией.

 

    Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в  номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, могут применяться условные заголовки дел или составляться отдельная номенклатура только на эти дела.

 

    По  окончании года специально созданная  комиссия  предприятия выполняет  следующие работы:

    - проверяет наличие всех документов  с грифом «Коммерческая тайна»;

    - отбирает документы с грифом  «Коммерческая тайна» для архивного  хранения;

    - отбирает документы с грифом  «Коммерческая тайна» для уничтожения.

 

    Проверка  наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании полугодия.

 

    В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.

 

    На  утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных  результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

 

    При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая  тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

 

    При прекращении трудовых отношений  с предприятием, на котором сотрудник  был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.

    При передаче дел в архив на документы  с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

 

    Архивное  хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный  доступ.

    На  документы с грифом «Коммерческая  тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем  предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

 

    Руководитель  предприятия по согласованию со службой  безопасности может устанавливать  дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

 

    Для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения конфиденциальных сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые неоправдывали бы риск и затраченные на это усилия. На мой взгляд, данное условие сильно бы сократило несанкционированные утечки конфиденциальных сведений организации, что, конечно, и дорогостояще, но в наше время бы сильно помогло предприятиям конкурировать на рынке.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  литературы:

 

1. Охотников – «Документоведение и дело производство»

 

2. Стенюков  М.В. – «Документы. Делопроизводство.»

 

3. http://www.iz-news.ru/docs/1381/

 

4. http://www.bre.ru/security/10345.html

 

5. http://www.belarustoday.info/?pid=6495