Организация работы с конфиденциальными документами

    - структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне  её, распределение обязанностей  и их содержание;

    - кадровый состав и его формирование;

    - сведения из деловой переписки.

 

1.3 Защита документов, содержащих коммерческую тайну

 

       Основная цель защиты конфиденциальной  информации, в том числе коммерческой  тайны, состоит в том, чтобы,  как говорят профессионалы, предотвратить  её утечку или разглашение. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско – правовому договору.

 

    В ряде случаев требуется защита и  «чужих» коммерческих секретов, которые  могут быть доверены предприятию  другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие  выгодных партнёров, клиентов.

 

    Меры  по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:

    - определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

    - ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну,  путём установления порядка обращения  с этой информацией и контроля  за соблюдением такого порядка;

    - учёт лиц, получивших доступ  к информации, составляющей коммерческую  тайну, и (или) лиц, которым  такая информация была предоставлена  или передана;

    - регулирование отношений по использованию  информации, составляющей коммерческую  тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров;

    - нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну,  грифа «Коммерческая тайна».

 

    Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

    - разработку инструкций по соблюдению  режима конфиденциальности для  лиц, допущенных к коммерческой  тайне;

    - ограничение доступа к носителям  информации, содержащей коммерческую  тайну;

    - ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;

    - использование организационных,  технических и иных средств  защиты коммерческой тайны;

    - осуществление контроля за соблюдением  установленного режима охраны  коммерческой тайны.

 

    Допуск  работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать  на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

 

    Допуск  работника к коммерческой тайне  предусматривает:

    - ознакомление работника с законодательством  РФ о коммерческой тайне, предусматривающим  ответственность за нарушение  режима коммерческой тайны;

    - принятие работником обязательств  по соблюдению установленного режима коммерческой тайны;

    - ознакомление работника с перечнем  сведений, составляющих коммерческую  тайну предприятия, к которым  работник будет иметь доступ;

    - установление оплаты труда работника  с учётом компенсации за взятые  им на себя обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны. Размер такой компенсации устанавливается соглашением между работником и предприятием;

    - создание работнику необходимых  условий для соблюдения им  установленного работодателем режима  коммерческой тайны.

    Все сотрудники предприятия должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

    - не разглашать сведения, составляющие  коммерческую тайну, которые будут доверены или станут, известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором;

    - соблюдать доведённые до сведения  работника требования по защите  коммерческой тайны;

    - не использовать сведения, составляющие  коммерческую тайну, без согласия  её владельца;

    - не иметь никаких обязательств  перед другими лицами и предприятиями.

 

    Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника не менее пяти лет после его увольнения. Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

 

    1.4 Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

 

        Работники предприятия, допущенные  к конфиденциальным сведениям  и документам, прежде чем получить  доступ к ним, должны пройти  инструктаж и ознакомиться с  памяткой о сохранении коммерческой  тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия.

 

    Ведение делопроизводства, обеспечивающего  учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

 

    Приказом  руководителя предприятия назначается  должностное лицо, ответственное  за учёт, хранение и использование  документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь – референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них.

 

    Все документы, содержащие коммерческую тайну  или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации.

 

    При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке.

 

    В тексте документа также может  быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отражена в договоре.

 

    В случае отсутствия грифа «Коммерческая  тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной работы с документом.

 

    Печатание документов с грифом «Коммерческая  тайна» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

 

    Отпечатанные  и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.

 

    Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

 

    Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество.

 

    Все поступающие документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются  и вскрываются специально назначенным  должностным лицом или секретарём – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

 

    Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

 

    Движение  документов с грифом «Коммерческая  тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

 

    При выдаче документа секретарём – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить  номер полученного документа  с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

 

    Выданные  документы с грифом «Коммерческая  тайна» подлежат возврату секретарю  – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия  отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя

    .

    При возврате документа с грифом «Коммерческая  тайна», секретарь – референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

 

    Передача  документов и дел между работниками  предприятия, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале.

    Запрещается изъятие из дел или перемещение  документов с грифом «Коммерческая  тайна» из одного дела в другое без  разрешения руководства и отметок  в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна».

 

    Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается  выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его  заместители могут разрешить  сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

 

    На  предприятии должен быть принят строгий  порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они  должны копироваться с разрешения руководства  предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.