Организационные документы: устав, должностная  инструкция, положение, штатное расписание

Деятельность  учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное  расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных  документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию  его работы, права, обязанности и  ответственность руководства и  специалистов предприятия.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов.

Основные  разделы текста устава: общие положения; организационное единство; регламент деятельности; финансово - материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных  предприятий утверждаются вышестоящими органами.

Основные реквизиты, входящие в формуляр устава: наименование министерства или ведомства; название организации; название вида документа; дата, номер; место издания; гриф утверждения; текст; подпись руководителя.

В комплексе  организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании  должностной инструкции разрабатывается  трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных  ситуаций между работодателем и  работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с  юристом и утверждается директором предприятия.

Основные  разделы текста должностной  инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

В первом разделе указываются область  деятельности специалиста; порядок  его назначения на должность и  освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе  перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем  разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для  выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность  специалист.

Реквизиты формуляра должностной  инструкции: наименование министерства или ведомства; наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок в именительном падеже; гриф утверждения; текст; подпись автора; визы.

Деятельность  каждого учреждения, организации  или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей  предприятия, по инициативе руководителей  структурных подразделений. Исполнитель  составляет проект положения. Положение  подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект  положения согласовывается с  юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном  листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей  организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в  тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Структура  и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения: общие положения; основные задачи; функции; права; организация работы.

Формуляр - образец положения  состоит из реквизитов: наименование ведомства, название организации, наименование структурного подразделения, гриф утверждения, наименование вида документа - положение, дата, номер, место издания (город), заголовок, текст, подписи, гриф согласования, визы.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с  главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения  в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается  его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура  и штатная численность - организационный  документ, в котором указываются  все структурные подразделения  предприятия, вводимые на предприятии  должности и количество штатных  единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с  главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения  в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового  распорядка - организационный  документ, в котором  отражаются следующие  вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются  путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и  утверждаются руководителем предприятия.

Экспертиза  ценности документов

     Порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и  критериев из ценности в целях  определения средств хранения и  отбора части из них для длительного  хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными  документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной  архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а  также длительность хранения остальных  документов определяется Типовыми перечнями  документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми  архивной службой минимальные сроки  хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и  не должны быть нарушены.

В целях  расширения состава документов и  увеличения сроков хранения некоторых  категорий на основе Типового перечня  могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли  после их утверждения совместно  с архивной службой.

Экспертиза  ценности проводится обязательно в  следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению в архиве; в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются  постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются  центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются  рассмотрением и согласованием  результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная  комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после  их утверждения руководителем организации  или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как  правило, секретарь организации  или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются  протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием  сроков хранения с полистным рассмотрением  дел постоянного хранения и дел  с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная  комиссия архивного органа) для дел  временного хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных  подразделениях осуществляется отбор  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение  к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются  качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения  сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем  полистного просмотра дел. Не допускается  отбор документов для хранения и  уничтожения только на основании  заголовков дел.

Дела  с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью  определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному  хранению.

Дела  с отметкой "ЭПК", содержащие документы  постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием  сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка  вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка  электронных документов к передаче в архив  организации состоит  из следующих этапов: проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная  документация ЭД должна быть достаточной  для обеспечения их сохранности  и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный  формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей). 

     Организация проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза  ценности документов в организации  проводится:

• в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
• в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.