Организационные документы: устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации  из числа наиболее квалифицированных  работников в количестве не менее  трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя  архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих  работников организации, курирующий вопросы  делопроизводства и архива.

По результатам  ЭЦД составляется описи для постоянного  и долговременного хранения, в  т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной  архивной службой формам.

Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении типовых  сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных  действующими перечнями, акты о выделении  документов к уничтожению. Номенклатуры дел утверждаются руководителем  организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной  архивной службы.

Организации, в процессе деятельности которых  не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к  уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу  за соответствующий период и их утверждения  руководителем организации.

Дела  и документы, предназначенные для  уничтожения сдаются в конторы  вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной  накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после  внесения изменений в учетные  документы делопроизводной службы и ведомственного архива.

Подшивка  вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения.

Решения экспертной комиссии и требования о  необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и  документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации.

Цели  и задачи

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Внедрение единого порядка работы с документами (их подготовка и обработка);

Контроль  исполнения и подготовки документов к передаче в государственный  архив в соответствии с действующими нормативами;

Сокращение  документооборота, количества форм документов;

Разработка  и внедрение нормативных и  методических документов по совершенствованию  ДОУ организации;

Участие в разработке и внедрении прогрессивных  технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной  техники, персональных компьютеров.

Основными задачами являются: организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры

Экспертиза  ценности документов - это изучение документов на основании критериев  их ценности в целях определения сроков хранения документов