Оперативное хранение и систематизация документов

До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т. е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться неперезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CDR), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.

Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А вот в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронных копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

 

4.2.2 Размещение  документов в хранилищах

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание наилучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования всех документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению. Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и нежидкостные, например песок и брезент).

Архивы должны иметь:

• специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;
• ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;
• ширину основных проходов до 120 см;
• расстояние между полками по высоте 35-40 см
• расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;
• расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах –до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.

 

4.2.3 Проверка наличия  и состояния документов

Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хранения - раз в 5 лет, для конфиденциальных документов - ежегодно следует проводить проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения). Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Архивной службой утверждаемыми руководителем организации. При проверке контролируются не только практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

Состав учетных документов, ведущихся в самом архиве, также установлен Росархивом в Правилах работы государственных и ведомственных архивов с различными видами документов и является обязательным для организаций - источников комплектования Архивной службы РФ, включает в себя, кроме описей и внутренних учетных документов дел (единиц хранения):

• книгу учета поступления и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;
• лист фонда для фиксации изменений в названии организации -фондообразователя, составе и степени обработанности дел;
• топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;
• формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, утвержденные Госкомстатом России;
• формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итоговых периодических проверок наличия и состояния;
• дело фонда, в котором концентрируются акты, акты, копии форм статистической отчетности, другие материалы.

Для небольших организаций нет необходимости вести книги учета поступлений и топографические указатели в полном объеме, но в целом все учетные формы нужны, так как в комплексе обеспечивают не только перекрестный учет, но и любые изменения в составе документов во время их хранения. Смена должностных лиц, ответственных за сохранность архивных документов, оформляется актами приема-передачи.

 

4.3 Формы использования  документов из архивного фонда  организации

 

Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивной информации социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно, т. е. бесплатно, независимо от затраченного для поиска информации времени.

По российскому законодательству правильно и полностью оформленные архивные и их содержание, копии хранящихся в ведомственных и государственных архивах документов и выписки из них можно оспорить только в судебном порядке.

 

 

4.3.1 Архивные справки

Все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и сообщение (подтверждение) об имеющихся в архивах документах, сведениях, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных (№ описи, № дела, № листов).

Архивные справки составляются на офисных бланках с обозначением названия «Архивная справка».

Архивные справки составляются только на основе подлинников или заверенных копий документов. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива, и оговариваются в справке: «Так в тексте». Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами «Так в документе». Допускается приводить в справке выдержки (выписки) из документов, заключая их в кавычки.

Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справки словами «Незаверенная копия». Вторичные информационные документы, такие, как листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, не могут служить основанием для выдачи архивной справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в офисе служебных печатных материалов, например ведомственного телефонного справочника.

Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью (при наличии - гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.

При отсутствии в офисе необходимых сведений составляется на бланке для писем ответ с указанием причин отсутствия документов. В таком ответе следует объяснить причины отсутствия документов, дать рекомендации, куда целесообразно обратиться за интересующими сведениями. Такие ответы оформляются как информационные письма. Но при необходимости письмо со сведениями об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты может быть также заверено печатью организации.

 

4.3.2 Архивные выписки  и копии

В тех случаях, когда связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документа не должны нарушаться работниками, ответственными за хранение документов оформляются архивные выписки. Архивная выписка представляет собой полные копии оформляющей и заверяющей частей документа и дословные копии его содержательной части (текста). Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе, но только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в там рядке, как и архивные справки.

На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисков данные проставляются на обороте каждого листа, подпись и печать - на обороте последнего листа документа.

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов: трудовых, наградных книжек, дипломов и т.д., за исключением: паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копай а выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

документ архивный

4.3.3 Порядок выдачи  архивных справок и других  документов